5 consejos para sacar el máximo provecho de tu equipo (asignación de tareas, habilidades, seguimiento del tiempo y más)

Dirigir un negocio de contratación significa administrar múltiples partes móviles: proyectos, clientes y, lo que es más importante, su equipo. Sin las herramientas y la estructura adecuadas, es fácil que los trabajos se retrasen, que se produzcan problemas de comunicación o que la calidad disminuya.

¿La buena noticia? Con los sistemas correctos, como la asignación eficiente de tareas, el seguimiento de las habilidades, el seguimiento del tiempo y las notas, puede mejorar drásticamente su productividad y responsabilidad.

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Aquí están 5 formas prácticas de optimizar el rendimiento de tu equipo y aproveche al máximo el activo más importante que tiene: sus empleados.

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1. Asigne las tareas con claridad para evitar confusiones y retrasos

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Una de las principales razones de la ineficiencia en los sitios de trabajo es la falta de claridad. Cuando los miembros del equipo no saben exactamente lo que se espera de ellos, el trabajo se ralentiza, las tareas quedan incompletas y pierdes tiempo persiguiendo a la gente en busca de actualizaciones. Muchos contratistas siguen confiando en las instrucciones verbales, lo que puede provocar errores y olvidar detalles.

Un sistema estructurado de asignación de tareas garantiza que cada miembro del equipo conozca sus responsabilidades desde el principio. También ayuda a distribuir el trabajo de manera justa, evitando el agotamiento o la infrautilización. De esta forma, incluso si gestionas varias cuadrillas de forma remota, puedes asegurarte de que todos se mantengan al día.

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Por ejemplo, si tu equipo llega a un lugar de trabajo y no sabe quién es el responsable de la preparación, demolición e instalación del material, es posible que se queden esperando instrucciones. La asignación de tareas específicas garantiza que el trabajo avance sin problemas.

Un sistema como este es especialmente útil cuando se trata de subcontratistas o equipos rotativos. Puede ajustar rápidamente las asignaciones en función de quién esté disponible, lo que reduce el tiempo de inactividad y mantiene los proyectos según lo programado.

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2. Haga coincidir las habilidades adecuadas con el trabajo correcto

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No todos los trabajadores son aptos para todos los trabajos. La asignación de tareas sin tener en cuenta los niveles de habilidad puede provocar una mala mano de obra, quejas de los clientes y volver a trabajar, lo que cuesta tiempo y dinero. Al hacer un seguimiento de las habilidades, las certificaciones y el desempeño pasado de sus empleados, puede asegurarse de que cada tarea sea manejada por la persona más adecuada.

Más allá de las tareas diarias, las habilidades de seguimiento también ayuda con la planificación a largo plazo. Si observas que solo unos pocos empleados pueden realizar un tipo específico de trabajo, podrías invertir en capacitar a más miembros del equipo para crear una fuerza laboral más sólida

Por ejemplo, en un negocio de pintura, un acabado experimentado debería encargarse de los trabajos detallados de acabado, mientras que un empleado más nuevo podría centrarse en los revestimientos básicos de las paredes. La asignación de tareas en función de la experiencia mejora la calidad del trabajo y ayuda a tu equipo a crecer al ofrecerles los desafíos adecuados.

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3. Realice un seguimiento preciso del tiempo para reducir los costos y mejorar la eficiencia

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Uno de los problemas más comunes en la contratación de empresas es seguimiento inexacto del tiempo. Sin registros de tiempo adecuados, podría estar pagando de más a los empleados, facturando menos a los clientes o perdiendo oportunidades para mejorar la eficiencia. El seguimiento digital del tiempo garantiza que los empleados ingresen y salgan in situ, lo que reduce el robo de tiempo y las disputas de nómina.

El seguimiento preciso del tiempo no se basa solo en la nómina:también se trata de rentabilidad. Si un trabajo se estimó en 40 horas de trabajo, pero en realidad llevó 55, puede analizar los datos para ajustar las estimaciones futuras, refinar los precios e identificar las ineficiencias.

Por ejemplo, si se supone que un equipo trabaja un turno de 8 horas, pero solo registra 6 horas debido a los descansos prolongados, detectarás el problema de inmediato y tomarás medidas correctivas. Por otro lado, si los empleados necesitan constantemente más tiempo para terminar una tarea, esto podría indicar una programación poco realista.

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4. Mantenga notas y fotos detalladas para una mejor comunicación

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Las actualizaciones verbales a menudo se pierden, lo que provoca malentendidos, reelaboraciones e incluso disputas. Mantener notas y fotos detalladas en los sitios de trabajo garantiza que tenga un registro claro del progreso, los problemas y el trabajo completado. Esto es especialmente útil cuando se gestionan varios equipos o cuando se trata de clientes que desean recibir actualizaciones frecuentes.

Más allá de la comunicación interna, la documentación del lugar de trabajo protege su empresa en caso de disputas. Si un cliente afirma que una determinada tarea no se completó, tener fotos y notas con fecha y hora puede servir como prueba. Esto es particularmente útil en sectores como la construcción de techos, la remodelación o el paisajismo, donde es posible que los clientes no vean todos los detalles del trabajo que se está realizando.

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5. Utilice un sistema centralizado para mantener todo en un solo lugar

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Muchos contratistas aún dependen de hojas de cálculo dispersas, mensajes de texto y notas en papel para administrar sus negocios. Esto conduce a la pérdida de información, a demoras en las respuestas y a ineficiencias. Un sistema centralizado que integra las asignaciones de tareas, el seguimiento de las habilidades, los registros de tiempo y las notas de trabajo simplifica la administración y mantiene a todos informados.

Cuando todo está en un solo lugar, tu equipo puede acceder a sus tareas, comprobar los detalles del trabajo, actualizar el progreso y comunicarse, todo ello sin tener que cambiar de una plataforma a otra. Esto facilita las operaciones y garantiza que no se pierda ningún detalle importante.

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Un sistema bien organizado también mejora la rendición de cuentas. Cuando los empleados saben que se está realizando un seguimiento de su trabajo, es más probable que cumplan con el cronograma y completen las tareas correctamente la primera vez. Además, con una forma sencilla de revisar el trabajo y el desempeño anteriores, puedes recompensar a los mejores y abordar los problemas recurrentes de forma proactiva.

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Por qué MotionOps es la mejor solución para los contratistas

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La gestión de una empresa de contratación conlleva muchos desafíos, pero el software adecuado marca una gran diferencia. MotionOps ofrece todas las funciones que necesita: asignación de tareas, seguimiento de habilidades, registros de tiempo, notas y fotos, todo en una sola plataforma. Está diseñado específicamente para contratistas, lo que facilita la mejora de la eficiencia, la reducción de los errores y la ampliación de su negocio sin el dolor de cabeza de tener que hacer malabares con varias herramientas.

Si está buscando una manera de llevar el desempeño de su equipo al siguiente nivel, MotionOps puede ayudarlo a administrar todo, desde las asignaciones de trabajo hasta la nómina, para que pueda concentrarse en hacer crecer su negocio.

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