Pregúntale a casi cualquier contratista cuál de sus trabajos fue el más rentable el año pasado y vas a recibir una respuesta basada en el precio del contrato. El de 48 000 dólares. La cocina grande.
Pregúntale cuánto costó entregarlo y la respuesta se vuelve vaga: los materiales andaban por ahí, la cuadrilla estuvo como tanto tiempo, y hubo un par de viajes extra que nadie anotó.
Ese hueco es por donde se va el dinero. El costeo por trabajo es cómo se cierra.
Qué es el costeo por trabajo
El costeo por trabajo es medir todos los costos de un trabajo (mano de obra, materiales, subcontratistas y todo lo demás) contra lo que ese trabajo generó, para ver la ganancia real que produjo.
No la ganancia del mes. No la ganancia del negocio. La ganancia de ese trabajo.
En construcción esto importa más que en casi cualquier otro negocio, porque cada trabajo es distinto. Un restaurante vende la misma hamburguesa mil veces y puede promediar. Tú construyes una terraza, después un baño, después un recubrimiento de entrada, cada uno cotizado por separado, cada uno con su cuadrilla, su clima y sus sorpresas. Los promedios esconden todo.
El punto del costeo no es la contabilidad. Es cotizar. Cada trabajo que cierras bien vuelve más exacta tu siguiente estimación.
El ingreso por trabajo casi no te dice nada
Aquí está la trampa. Dos trabajos: una remodelación de cocina de 48 000 dólares y una terraza de 12 000.
La cocina es de la que hablas. Es la de Instagram. Pero si duró seis semanas con dos personas, con una orden de cambio que nunca facturaste y una semana de retrabajo, y la terraza salió en nueve días limpios con una cuadrilla, puede muy bien que la terraza te haya dejado más dinero por hora de capacidad de tu negocio.
Eso solo lo descubres si costeas las dos.
Los cuatro cubos de costo
Cada dólar que te cuesta un trabajo cae en uno de cuatro cubos. Mide estos y estás haciendo costeo por trabajo.
1. Mano de obra directa. Las horas que tu gente dedicó a ese trabajo específico, no su sueldo del mes, las horas en ese trabajo. Aquí es donde vive o muere la exactitud, porque es el costo más grande en casi todo el trabajo de mejoras del hogar y el más fácil de perder de vista. Si tu cuadrilla llena hojas de tiempo de memoria el viernes por la tarde, tus números de mano de obra son ficción.
2. Materiales. Todo lo que compraste para ese trabajo: madera, accesorios, recubrimiento, fijadores y los cuatro viajes a la ferretería que nadie registró. Los recibos tienen que adjuntarse al trabajo cuando se compran, no clasificarse en una caja de zapatos en enero. El desperdicio cuenta: si pediste 12 % de más y lo usaste todo, ese es un costo real y tu siguiente estimación debería saberlo.
3. Subcontratistas. Todo lo que le pagaste a otro oficio por ese trabajo. Directo, siempre que la factura se codifique al trabajo correcto.
4. Otros costos directos. El cubo que arruina márgenes en silencio: permisos, contenedores, renta de equipo, combustible, disposición de residuos, sanitario portátil, estacionamiento, cargos de entrega y la herramienta especial que compraste para un trabajo y usaste una vez.
Qué NO va aquí: la renta de tu oficina, el pago de tu camioneta, tu software, el sueldo de tu administrativo. Eso es gasto general, y se cubre con la ganancia bruta que producen tus trabajos; no se asigna a ninguno en particular. Mezclar gastos generales en el costo del trabajo es la forma más rápida de que todo trabajo se vea no rentable y de no aprender nada.
Carga laboral: el número que casi todos se saltan
Si estás costeando la mano de obra al salario por hora que pagas, tus costos están mal por como un tercio.
La carga laboral es todo lo que te cuesta una hora de trabajo por encima del salario: impuestos de nómina, compensación al trabajador, seguro de desempleo, prestaciones, vacaciones, capacitación, teléfono, uniformes.
Desglosado para alguien a quien le pagas 28.00 dólares la hora:
- Impuestos de nómina al 7.65 %: suma 2.14
- Compensación al trabajador al 12 %: suma 3.36
- Desempleo al 2 %: suma 0.56
- Salud y prestaciones: suma 2.50
- Vacaciones y días festivos al 4 %: suma 1.12
**Tarifa totalmente cargada: 37.68 dólares la hora.
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Eso es una carga de alrededor de 35 %. Tus tarifas van a diferir (solo la compensación al trabajador varía muchísimo entre techado y trabajo de mantenimiento general), pero la forma es siempre la misma: el costo real de una hora no se parece en nada al salario.
Cotiza a 28 y estás regalando 9.68 dólares la hora. En un trabajo de 240 horas de cuadrilla, son 2 323 dólares que nunca supiste que gastaste.
Calcula tu tarifa cargada una vez, aplícala a cada trabajo y recalcúlala una vez al año.
Estimado contra real: la única comparación que importa
Aquí va un ejemplo con forma real. Una terraza de 28 000 dólares, estimada en tres semanas.
Lo que estimaste:
- Materiales: 9 400 dólares
- Mano de obra: 240 horas a tarifa cargada, 9 043 dólares
- Subcontratistas: 1 800 dólares
- Otros costos directos: 900 dólares
- Costo total: 21 143 dólares. Ganancia bruta: 6 857. Margen: 24.5 %.
Lo que realmente costó:
- Materiales: 10 150 dólares (750 de más)
- Mano de obra: 296 horas, 11 153 dólares (2 110 de más)
- Subcontratistas: 1 800 dólares (en presupuesto)
- Otros costos directos: 1 240 dólares (340 de más)
- Costo total: 24 343 dólares. Ganancia bruta: 3 657. Margen: 13.1 %.
El trabajo dejó dinero. Nadie lo habría llamado un problema. El cliente quedó contento y la factura final se pagó.
Pero entregó 13 % cuando se cotizó al 24.5 %, y dos tercios de los 3 200 que faltaron son mano de obra: 56 horas por encima del estimado. Eso no es un problema de materiales ni de precio. Es un problema de programación, de secuencia o de estimación, y no lo puedes arreglar si nunca lo ves.
Corre esta comparación en doce trabajos y los patrones aparecen rápido. Las terrazas siempre se alargan. Los recubrimientos siempre caen en presupuesto. Una cuadrilla se pasa consistentemente 15 % en horas. Esas son decisiones sobre las que puedes actuar.
Margen por hora de cuadrilla: el número que conviene empezar a usar
Los dólares de ganancia bruta te dicen cómo salió un trabajo. La ganancia bruta por hora de cuadrilla te dice cómo salió en relación con lo que de verdad tienes en cantidad limitada: el tiempo de tu gente.
La terraza de arriba: 3 657 dólares entre 296 horas son 12.35 dólares por hora de cuadrilla.
Ahora un baño de 9 000 dólares que tomó 90 horas y dejó 2 700 de ganancia bruta: 2 700 entre 90 son 30.00 dólares por hora de cuadrilla.
El baño es un tercio del tamaño y más del doble de productivo por hora de capacidad. Si tu calendario está lleno y estás eligiendo qué cotizar, ese es el número que debería decidirlo, no el valor del contrato.
Cómo leer un reporte de costo por trabajo
Un reporte de costo por trabajo debería responder cuatro preguntas en menos de un minuto:
- ¿Cuánto generó este trabajo?
- ¿Cuánto costó, dividido en mano de obra, materiales, subcontratistas y otros?
- ¿Cuál es la ganancia bruta, en dólares y en porcentaje?
- ¿Cómo se compara con lo que estimé?
Si tu reporte no puede responder la cuarta, es un registro contable, no un reporte de costo por trabajo.
Dos cosas que vigilar:
Costos mal codificados. Este es el punto débil de casi todo seguimiento de costos: un recibo de material registrado al trabajo equivocado deja dos trabajos mal a la vez. Es la razón más común por la que los reportes dejan de ser confiables, y una vez que un contratista deja de confiar en el reporte, deja de leerlo.
Trabajos todavía en curso. Un trabajo al 60 % de avance pero con el 90 % de su material entregado se va a ver como un desastre a media obra. Compara lo comparable.
Costeo en proyectos de varias semanas contra llamadas de servicio
Casi todo el software de servicios de campo maneja el costeo como lo necesita un negocio de servicio rápido: una visita, un técnico, una factura, listo.
El trabajo de mejoras del hogar de varias semanas rompe ese modelo de cuatro formas:
- Varias cuadrillas en varios días. Las horas tienen que sumar al trabajo, no al día.
- Órdenes de cambio a media obra. Una orden firmada agrega ingreso y costo. Si el ingreso cae en el trabajo pero las horas extra no, el trabajo se ve más rentable de lo que fue.
- Compras de material por etapas. El material llega a lo largo de semanas desde varios proveedores, y los recibos tienen que encontrar el trabajo correcto cada vez.
- Facturación por avance. El dinero entra por avances, así que ingreso y costo no se alinean en el tiempo.
Si tu sistema no puede mantener un trabajo abierto cinco semanas y seguir acumulando costos contra él, no estás costeando: estás conciliando.
¿Hoja de cálculo, software contable o software de costeo?
Una hoja de cálculo funciona, y es por donde la mayoría de los contratistas debería empezar. Una pestaña por trabajo, cuatro cubos de costo, estimado contra real. Es gratis y te enseña qué mirar. El modo de falla es la captura: solo funciona si alguien de verdad mete las horas y los recibos, cada semana, para siempre.
El software contable solo te lleva ahí si configuras bien las clases o los proyectos, pero los costos llegan después del hecho, del lado del contador. Te enteras del sobrecosto en el cierre de mes, cuando el trabajo ya terminó. (Si ese es tu arreglo, escribimos una guía completa sobre medir costos en QuickBooks Online sin perder la cabeza.)
El software de costeo de construcción se gana su costo cuando la recolección de datos es automática: cuando las horas salen del registro de entrada de la cuadrilla en el trabajo, el recibo se fotografía en la ferretería y se codifica al trabajo ahí mismo, y la orden de cambio firmada en sitio se suma sola al ingreso del trabajo.
Esa es la diferencia real. No el reporte, porque todo sistema reporta. Es si los números se capturan sin que alguien tenga que acordarse de capturarlos.
Cómo empezar en tu próximo trabajo
No necesitas rehacer tus sistemas. Necesitas un trabajo costeado bien.
- Calcula tu tarifa cargada. Una tarde, una vez al año.
- Anota tus costos estimados en los cuatro cubos antes de empezar. Guárdalos.
- Captura horas a diario contra ese trabajo. No a la semana, no de memoria.
- Fotografía cada recibo el día que se compra y etiquétalo al trabajo.
- Al cierre, suma todo y compáralo con tu estimado.
- Anota la diferencia y por qué. Una frase.
Haz eso en diez trabajos y vas a saber más de tu negocio que lo que la mayoría de los contratistas aprende en diez años.
De los trabajos que aprendes son los que cierras bien
El costeo por trabajo no es un ejercicio contable que haces porque alguien te lo dijo. Es el circuito de retroalimentación de tu estimación. Sin él, estás cotizando el trabajo de la próxima primavera con una corazonada sobre el de la primavera pasada.
Costea bien un trabajo este mes. Después el siguiente.
Agenda una demo y mira el costeo en MotionOps: horas de cuadrilla, recibos y órdenes de cambio cayendo solos en el trabajo, con estimado y real lado a lado.
