¿Cómo evitar perder dinero en proyectos y trabajos?

KPI a nivel de proyecto para contratistas de servicios‍

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A veces, los proyectos que parecen muy prósperos generan pérdidas. Por lo general, los contratistas detectan la pérdida después del proyecto. Examinemos las principales razones y los principales factores de pérdida:

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1. Costo de material y aumento del alcance del proyecto

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• Las fluctuaciones en los costos de los materiales pueden afectar en gran medida a la rentabilidad, especialmente para los contratistas que realizan trabajos que requieren muchos materiales, como el paisajismo o las instalaciones de HVAC.

• El aumento de los costos de materias primas, equipos o suministros significa mayores costos de trabajo, especialmente cuando los precios no se pueden repercutir inmediatamente en los clientes.

• Asegure las compras al por mayor o establezca relaciones con varios proveedores para obtener mejores tarifas. Para proyectos más grandes, considere establecer cláusulas contractuales que aborden los ajustes de precios en función de los cambios en los costos de los materiales.

• El aumento del alcance se produce cuando un trabajo se amplía más allá del acuerdo original, lo que lleva a más trabajo sin pago adicional.

• Las tareas no planificadas y los materiales adicionales aumentan los costos del trabajo y reducen la rentabilidad. Los contratistas a menudo se enfrentan a un aumento del alcance, en forma de solicitudes de los clientes o de tareas complejas imprevistas.

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2. Costo laboral

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• La mano de obra es con frecuencia el costo más importante de los servicios a domicilio. El aumento de los salarios, las horas extras o el uso ineficiente del personal pueden reducir rápidamente los márgenes de beneficio.

• Cuando los costos laborales aumentan sin un aumento correspondiente en los precios del trabajo, la rentabilidad cae. La mano de obra calificada, si bien es necesaria para trabajos complejos, puede resultar cara y, si no se gestiona bien, puede generar gastos excesivos en tareas rutinarias.

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3. ¿Un seguimiento inadecuado del trabajo?

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• Sin un seguimiento de los trabajos en tiempo real, es difícil saber si un trabajo supera el presupuesto o si tarda más de lo previsto.

• La falta de visibilidad de los costos y el progreso del trabajo puede generar gastos descontrolados, lo que dificulta la identificación temprana de los problemas que agotan las ganancias.

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4. Mala propuesta

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• Subestimar los costos de mano de obra, materiales o tiempo necesarios para un trabajo puede llevar a aceptar trabajos a precios que no cubren los gastos reales.

• Las estimaciones inexactas significan que los contratistas podrían absorber costos adicionales, lo que llevaría a una menor rentabilidad o, en algunos casos, a pérdidas en el trabajo.

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¿Cómo evitar la pérdida?

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Buen software permitiría al contratista tener los precios más recientes dentro del libro de precios, por lo que cada artículo estimado es simplemente arrastrarlo y soltarlo del libro de precios. No hay ningún error. Sin pérdida. Varios proveedores de software ofrecen herramientas de propuestas de última generación con costos de materiales detallados, llamadas de mano de obra, opciones combinadas, etc., que permiten a sus equipos y representantes de ventas enviar propuestas óptimas con los precios más recientes.

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Lo mismo es válido para los costos laborales. ¿Con habilidades y calificaciones, siempre puedes saber quién es la persona adecuada para el trabajo, sin pagar de más ni de menos. Un buen software rastreará y automatizará todo el flujo de trabajo, permitiendo la aprobación, la firma y las etapas de control de calidad en cada etapa del proyecto o trabajo.

Incluso si no tiene un buen software, eso proporciona una amplia panel de informes de proyectos/trabajos, debería encontrar una manera de extraer y seguir los indicadores clave del negocio del trabajo/proyecto, que lo ayudarán a detectar cualquier problema relacionado con la salud financiera del proyecto, de manera oportuna

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Indicadores clave

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Esta es nuestra lista de indicadores clave de proyectos/trabajos que debes monitorear y las razones por las que deberías hacerlo:

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1. Rentabilidad laboral: su balance final por trabajo

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• Por qué es importante: La rentabilidad laboral le indica la cantidad de ganancias que obtiene en cada trabajo. Considéralo una comprobación rápida para asegurarte de que estás cobrando lo suficiente y de que el proyecto merece la pena.

• Perspectiva de la industria: Los trabajos de jardinería suelen tener altos costos de materiales y mano de obra, por lo que vigilar de cerca la rentabilidad del trabajo garantiza que estos costos no afecten sus ganancias. En los servicios eléctricos y de calefacción, ventilación y aire acondicionado, donde el trabajo especializado conlleva tarifas más altas, la rentabilidad del trabajo puede ser sólida incluso si los costos de los materiales son altos.

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2. Costo laboral por trabajo: ¿está aprovechando al máximo a su equipo?

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• Por qué es importante: La mano de obra es uno de los mayores costos de la contratación. El seguimiento de este KPI le ayuda a mantener esos costos bajo control. Si los costos laborales son demasiado altos, las ganancias se reducen rápidamente.

• Perspectiva de la industria: Los contratistas eléctricos suelen pagar salarios superiores a los técnicos calificados, lo que aumenta los costos laborales. Los servicios de jardinería y limpieza, por otro lado, pueden depender más de los trabajadores por hora, lo que brinda una mayor flexibilidad de costos. Sea cual sea la configuración, es crucial mantener los costos laborales en línea con el alcance del trabajo

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3. Costo de los materiales por trabajo: administrar los dólares y los centavos

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• Por qué es importante: Desde piezas de HVAC hasta suministros de jardinería, cada trabajo tiene costos de material. Controlar estos costos de cerca le ayuda a entender exactamente a dónde va su dinero.

• Perspectiva de la industria: En el paisajismo, los materiales como las plantas, la tierra y el mantillo son gastos constantes, mientras que los contratistas de HVAC solo necesitan materiales de vez en cuando (pero son costosos cuando los necesitan). Los limpiadores suelen tener bajos costos de materiales, lo que facilita la fijación de precios de los trabajos.

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4. Es hora de completar un trabajo: la eficiencia lo es todo

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• Por qué es importante: Cada hora extra de trabajo reduce la rentabilidad. El seguimiento del tiempo de finalización le ayuda a gestionar los cronogramas, entregar los trabajos más rápido y mantener satisfechos a los clientes.

• Perspectiva de la industria: Los contratistas eléctricos pueden tener tiempos de trabajo más cortos debido a la rapidez del diagnóstico y la reparación, mientras que el paisajismo puede prolongarse durante días, especialmente en proyectos más grandes. Los servicios de limpieza, con sus cronogramas predecibles, suelen completar los trabajos de manera eficiente y puntual, lo que ayuda a los contratistas a acumular trabajos a lo largo del día.

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5. Tasa de finalización del trabajo: cumplir su promesa

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• Por qué es importante: Este KPI mide el porcentaje de trabajos que completa a tiempo y dentro del presupuesto. Una tasa alta significa que estás entregando constantemente, lo que hace que los clientes regresen.

• Perspectiva de la industria: Para los paisajistas, las tasas de finalización de los trabajos pueden verse afectadas por el clima. Los trabajos de HVAC y electricidad tienden a ser más predecibles, lo que facilita mantener una alta tasa de finalización. Los limpiadores suelen tener la ventaja en este caso, ya que sus proyectos suelen completarse de una sola vez.

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6. Tasa de reparación por primera vez: arréglalo bien, la primera vez

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• Por qué es importante: La tarifa fija por primera vez mide la frecuencia con la que realizas un trabajo sin necesidad de una segunda visita. Es una señal de buen trabajo y clientes satisfechos.

• Perspectiva de la industria: En HVAC y electricidad, donde el diagnóstico es fundamental, la tasa de reparación por primera vez puede ser menor. En el caso del paisajismo y la limpieza, la naturaleza sencilla de las tareas suele significar que los contratistas pueden solucionar los problemas en la primera visita, lo que ayuda a mantener los costos bajos y la satisfacción alta.

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7. Satisfacción del cliente por trabajo (CSAT): convertir a los clientes en fanáticos

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• Por qué es importante: Los puntajes de satisfacción del cliente muestran qué tan satisfechos están los clientes con cada trabajo. Los clientes satisfechos significan negocios repetidos y más referencias.

• Perspectiva de la industria: Los paisajistas y limpiadores, que a menudo prestan servicios a los propietarios de viviendas, pueden confiar en la alta satisfacción para conseguir clientes habituales. Es posible que se recurra a los servicios eléctricos y de climatización con menos frecuencia, pero lo compensan ganándose la confianza de los clientes en cada trabajo.

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Detalles comerciales

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Hay variables en las diferentes operaciones. Separar los KPI por tipo de trabajo y profesión garantiza que las métricas de rentabilidad sean relevantes para cada servicio, lo que permite a los contratistas determinar si los trabajos de mantenimiento requieren ajustes de volumen o si las nuevas construcciones requieren un control de costos más estricto.

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• Servicios eléctricos y de climatización: Los costos laborales son altos debido a las habilidades técnicas requeridas, pero la naturaleza especializada del trabajo también exige tarifas más altas. Los costos de los materiales, como las piezas, suelen ser altos, pero solo son necesarios para algunos trabajos. Con una mayor flexibilidad de precios, estas operaciones suelen lograr una sólida rentabilidad laboral, incluso si los trabajos individuales cuestan más.

• Servicios de jardinería: Los costos de mano de obra y materiales pueden ser significativos, especialmente en trabajos grandes que requieren plantas, tierra y equipos (construcciones nuevas). Estos proyectos suelen ser estacionales, lo que añade desafíos de programación. Los contratistas de paisajismo deben seguir de cerca la rentabilidad de los trabajos para asegurarse de que están cobrando lo suficiente por el mayor desembolso de materiales y mano de obra.

• Servicios de limpieza: Con costos de materiales generalmente más bajos y plazos de trabajo predecibles, los servicios de limpieza pueden mantener estables los costos a nivel de proyecto. Sin embargo, dado que la limpieza depende en gran medida de la mano de obra, es esencial hacer un seguimiento minucioso de los costos laborales y asegurarse de que estén alineados con los ingresos del trabajo

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Puede parecer complicado, pero en realidad no lo es. Piense qué KPI es más importante para usted y configure un «sistema» o un panel de control en el software de su empresa para supervisar y realizar un seguimiento de los KPI que sean relevantes para su empresa.