QuickBooks es software de contabilidad, así que los remodeladores deberían llevar el dinero ahí y los trabajos en otro lado. Lleva en QuickBooks los libros, las cuentas por pagar, la nómina, los impuestos y los reportes financieros; lleva los presupuestos, la programación, las órdenes de cambio, el tiempo de la cuadrilla en la obra, las fotos y el avance de cada trabajo en una app de campo hecha para contratistas, y pasa a QuickBooks solo los registros financieros ya terminados.
La mayoría de los archivos de QuickBooks desordenados vienen de querer que haga las dos cosas. Esta guía muestra qué va en cada lado, por qué los tenedores de libros temen los archivos de los contratistas, qué dejar fuera de QuickBooks por completo y una configuración limpia que hace que el costeo de trabajos funcione.
Qué versión de QuickBooks usan los contratistas en 2026
Para la mayoría de los remodeladores, la respuesta es QuickBooks Online Plus, porque es el plan más bajo que mide la rentabilidad por proyecto. Desktop ya no es una opción para quien compra por primera vez, a menos que se vaya a Enterprise.
| Versión | Precio (de lista, EE. UU.) | Para un remodelador |
|---|---|---|
| QuickBooks Online Simple Start | $38/mes, 1 usuario | Facturación y contabilidad básica; sin rentabilidad por proyecto |
| QuickBooks Online Essentials | $85/mes, 3 usuarios | Agrega cuentas por pagar y registro de tiempo; todavía sin rentabilidad por proyecto |
| QuickBooks Online Plus | $140/mes, 5 usuarios | Projects y rentabilidad por proyecto; la opción habitual |
| QuickBooks Online Advanced | $340/mes | Para equipos más grandes que necesitan más usuarios y reportes |
| QuickBooks Desktop Enterprise | Suscripción anual | La única edición de Desktop que todavía se vende a clientes nuevos en EE. UU.; tiene una edición para contratistas |
Son precios de lista después del aumento de Intuit de agosto de 2026, según la página de productos de Intuit y Tech.co; Intuit suele hacer descuento en los primeros tres meses.
¿Qué pasó con “QuickBooks Contractor Edition”?
La Contractor Edition que recuerdan la mayoría de los contratistas era parte de QuickBooks Desktop Premier. Intuit dejó de vender suscripciones nuevas en EE. UU. de Desktop Pro Plus, Premier Plus y Mac Plus el 30 de septiembre de 2024, y las versiones 2023 se quedaron sin soporte el 31 de mayo de 2026. Quienes ya están suscritos todavía pueden renovar con la versión 2024, que tiene soporte hasta el 30 de septiembre de 2027, según una respuesta del soporte de Intuit y el resumen de Method. Quien compra por primera vez y quiere Desktop tiene que comprar Enterprise.
Qué llevar en QuickBooks y qué en tu app de campo
La regla práctica: si pasa en el trabajo, empieza en la app de campo; si tu contador lo necesita para los impuestos o los estados financieros, termina en QuickBooks.
| Tarea | App de campo | QuickBooks |
|---|---|---|
| Prospectos, presupuestos y propuestas | Sí | No |
| Contratos firmados y órdenes de cambio | Sí | Solo los montos aprobados, mediante facturas |
| Programación de cuadrillas y subcontratistas | Sí | No |
| Registro de entrada y salida, por trabajo | Sí | Totales de nómina por trabajo |
| Fotos, notas, listas de verificación y punch lists del trabajo | Sí | No |
| Actualizaciones y portal del cliente | Sí | No |
| Facturas de avance | Se crean desde el trabajo | Se registran, con los pagos |
| Pagos de clientes | Se cobran | Se registran y se concilian |
| Facturas y recibos de proveedores | Se capturan en la obra, etiquetados al trabajo | Se registran como cuentas por pagar o gastos, etiquetados al proyecto |
| Nómina e impuestos de nómina | No | Sí |
| Conciliación bancaria | No | Sí |
| Impuesto sobre ventas, formularios 1099, estados financieros | No | Sí |
| Rentabilidad del trabajo | Durante el trabajo, para tomar decisiones | Después del trabajo, para los libros |
Cuando cada sistema hace su propio trabajo, el equipo de campo nunca tiene que aprender contabilidad y tu tenedor de libros nunca tiene que perseguir a un jefe de cuadrilla para que le dé un recibo.
Dónde se queda corto QuickBooks para los remodeladores
QuickBooks es muy bueno en aquello para lo que está hecho: un libro contable exacto en el que tu contador puede confiar. No está hecho para manejar una remodelación día a día.
- Ve los trabajos a través de las transacciones. Los números de un trabajo aparecen una vez que se registran las cuentas por pagar, la nómina y las facturas. Eso suele ser días o semanas después de que se gastó el dinero, demasiado tarde para corregir un trabajo que se está pasando del presupuesto.
- Tu propia mano de obra es el costo más difícil de registrar bien. Las horas de la cuadrilla se tienen que registrar por trabajo y pasar a la nómina antes de que aparezcan en los costos del trabajo. El registro de tiempo es un producto de pago aparte, QuickBooks Time, que se suma a tu plan.
- No programa cuadrillas ni subcontratistas. No hay un tablero de cuadrillas para proyectos de varias semanas, fases o fechas de inicio de los subcontratistas.
- El equipo de campo no debería estar en tus libros. Cada usuario cuenta para el límite de tu plan (5 en Plus), y darles a los jefes de cuadrilla acceso a las finanzas de la empresa es un riesgo que la mayoría de los dueños evita.
- La comunicación con el dueño de la casa vive en otro lado. Las selecciones, las actualizaciones con fotos, las punch lists y las notas del trabajo no tienen un lugar natural en un archivo contable.
Nada de esto es una falla de QuickBooks. Es una señal de que la gestión de los trabajos necesita su propia herramienta, conectada a QuickBooks en lugar de metida a la fuerza dentro de él.
Por qué tu tenedor de libros odia tu archivo de QuickBooks
A los tenedores de libros rara vez les molesta el trabajo; les molesta limpiar los mismos errores cada mes. Estos son los que más ven en los archivos de los contratistas:
| El desorden | Por qué duele | La solución |
|---|---|---|
| Costos sin etiquetar a un trabajo | Los reportes por trabajo muestran ingresos pero casi ningún costo, así que todos los trabajos parecen rentables | Etiqueta a un proyecto cada cuenta por pagar, cada recibo y cada registro de nómina |
| El mismo cliente registrado de tres formas | “John Smith”, “Cocina Smith” y “J. Smith” dividen el historial de un solo trabajo | Un registro de cliente por cada cliente, un proyecto por cada trabajo |
| Materiales del trabajo en cuentas de gastos generales | El margen bruto se ve bajo y los gastos generales se ven altos | Usa cuentas de costo de lo vendido para los materiales del trabajo, los subcontratistas y la mano de obra directa |
| Anticipos sin una factura que les corresponda | Los pagos sin aplicar se acumulan y nadie sabe cuánto se debe | Factura el anticipo y luego recibe el pago contra esa factura |
| Órdenes de cambio que nunca se facturan por separado | Los totales facturados no coinciden con el contrato firmado | Factura cada orden de cambio aprobada o agrégala como una línea propia |
| Gastos personales y del negocio mezclados | Horas perdidas en separarlos, además de riesgo fiscal | Cuentas y tarjetas separadas para el negocio |
| Recibos que nunca llegan | Los cargos de la tarjeta se quedan sin clasificar durante meses | Captura los recibos en la obra, etiquetados al trabajo, el mismo día del gasto |
| Subcontratistas pagados sin un formulario W-9 archivado | Carreras cada enero para sacar los 1099 | Pide el W-9 antes del primer pago |
Casi todas las filas empiezan en el campo: un recibo que no se capturó, un trabajo que no se etiquetó, una orden de cambio que no se facturó. Por eso la solución es un proceso de campo, no más horas en QuickBooks.
Qué dejar fuera de QuickBooks
Un archivo de QuickBooks limpio guarda registros financieros terminados, no el trabajo en curso. Deja fuera esto:
- Presupuestos y propuestas en borrador que todavía no se firman. Llenan de ruido las listas de clientes y los reportes. Pasa solo los trabajos ganados.
- Cada revisión de una orden de cambio. QuickBooks necesita el monto aprobado, no el ir y venir.
- Programación, asignaciones de cuadrilla y bitácoras diarias. Cambian todos los días y no tienen ningún significado contable.
- Fotos del trabajo, punch lists y mensajes del dueño de la casa. Van con el trabajo, donde la cuadrilla los puede ver.
- Prospectos y clientes potenciales. Un registro de cliente debería significar un cliente.
- Registros de entrada y salida minuto a minuto. La nómina y el costeo de trabajos necesitan las horas aprobadas por trabajo, no cada vez que alguien marca su entrada.
- Accesos para la cuadrilla. El personal de campo entra a la app de campo, no a los libros de la empresa.
La prueba para cualquier cosa nueva: ¿tu contador la va a necesitar para cerrar el mes o declarar impuestos? Si no, va en la app de campo.
Una configuración limpia de QuickBooks para remodeladores
El costeo de trabajos en QuickBooks solo funciona si los costos directos del trabajo y los gastos generales caen en lugares distintos. Un catálogo de cuentas sencillo te lleva casi todo el camino. Pídele a tu contador que lo adapte a tu negocio.
| Sección | Cuentas |
|---|---|
| Ingresos | Ingresos por remodelación; ingresos por servicio y reparación (si haces las dos cosas) |
| Costo de lo vendido (costos del trabajo) | Materiales del trabajo; subcontratistas; mano de obra de campo; impuestos de nómina y seguro de compensación al trabajador del personal de campo; renta de equipo para el trabajo; permisos y desecho de residuos |
| Gastos generales (gastos de operación) | Sueldos de oficina; sueldo del dueño por el trabajo que no es de campo; renta; vehículos y combustible; seguros; marketing; software; contabilidad y servicios legales |
Lista de configuración
- Activa Projects (QuickBooks Online Plus o Advanced)
- Un registro de cliente por cada cliente, y un proyecto por cada trabajo dentro de ese cliente
- Etiqueta a un proyecto cada cuenta por pagar, cada gasto y cada registro de nómina de la mano de obra de campo
- Usa clases solo si manejas divisiones separadas, como remodelación y servicio
- Factura los anticipos, los pagos por avance y las órdenes de cambio; recibe los pagos contra esas facturas
- Captura los recibos cada semana como máximo, etiquetados al trabajo
- Concilia las cuentas bancarias y de tarjeta cada mes
- Revisa el reporte de rentabilidad por proyecto una vez al mes, después de conciliar
Si quieres el paso a paso, lee nuestra guía para medir los costos por trabajo en QuickBooks Online.
Cómo deben conectarse la app de campo y QuickBooks
Los dos sistemas deben compartir registros, no trabajos. Solo cuatro tipos de registros financieros terminados necesitan pasar a QuickBooks:
Si tu app de campo sincroniza estos registros automáticamente, nadie vuelve a capturar facturas ni hojas de tiempo. Si no, define una rutina semanal en la que la oficina pase los registros aprobados de una sola sentada, ya etiquetados al trabajo.
Dónde encaja MotionOps
MotionOps es el lado de campo de esa configuración, hecho para contratistas cuyos trabajos duran días o semanas. Captura el trabajo donde sucede, para que los registros que llegan a tus libros estén completos y etiquetados al trabajo correcto:
- Propuestas, contratos y órdenes de cambio firmados electrónicamente
- Programación según la disponibilidad y las habilidades de la cuadrilla
- Registro de tiempo por trabajo, con GPS, además de la preparación de nómina
- Materiales, gastos y recibos capturados desde el campo y vinculados al trabajo
- Facturas y pagos, con un enlace al portal del cliente para el dueño de la casa
- Rentabilidad por trabajo mientras el trabajo sigue en marcha
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