La regla 80/20 de la productividad del equipo: dónde deben centrarse los contratistas para lograr el máximo impacto

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Como propietario de un negocio, usted sabe que el tiempo es dinero. Sin embargo, no todas las tareas tienen el mismo valor: algunas impulsan el crecimiento real de la empresa, mientras que otras consumen tiempo sin obtener grandes beneficios.

Ahí es donde la regla 80/20 (Principio de Pareto) viene en: El 80% de tus resultados provienen del 20% de tus esfuerzos.

La clave es identificar qué tareas pertenecen a ese 20% y duplicarlas.

En este blog, analizaremos cómo puedes aplicar la regla 80/20 a la productividad de tu equipo, dónde centrar tus esfuerzos y qué ineficiencias debes eliminar para que puedas hacer más con menos esfuerzo.

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1. Priorizar las tareas de alto valor: ¿qué es lo que realmente mueve la aguja?

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No todo el trabajo contribuye por igual a sus ganancias. Si analizas tus proyectos, es probable que descubras que unos pocos servicios o clientes generan la mayoría de tus ingresos. En lugar de aceptar todos los trabajos que se te presenten, centrarse en el trabajo con altos márgenes y en los clientes habituales que aportan ingresos estables.

Una buena forma de hacerlo es seguimiento de la rentabilidad del trabajo. ¿Los trabajos pequeños y puntuales llevan demasiado tiempo en comparación con los grandes proyectos? ¿Ciertos clientes siempre provocan retrasos? A veces, decir «no» significa que se libera tiempo para los trabajos de alto valor que generan beneficios reales.

Esto no significa que debas rechazar cualquier trabajo que no sea de gran valor, sino simplemente programarlo cuando tengas tiempo libre para otros proyectos más importantes.

Otra cosa a tener en cuenta a la hora de priorizar es que los miembros de su equipo más capacitados deben centrarse en el trabajo que solo ellos pueden hacer, no en tareas que podrían ser realizadas por personal subalterno o subcontratadas.

Por ejemplo, si eres un contratista de remodelación, tu mejor carpintero no debería encargarse del papeleo ni de la recogida de materiales. En su lugar, automatiza, delega o agiliza las tareas poco cualificadas para que tus mejores empleados puedan trabajar en lo que realmente aporta valor.

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2. Eliminar las tareas que hacen perder tiempo y agotan la productividad

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Muchos contratistas pierden horas cada semana simplemente programando trabajos, coordinándose con los equipos y lidiando con cambios de última hora. Si utilizas llamadas telefónicas y mensajes de texto para organizar tus equipos, es probable que estés desperdiciando demasiado tiempo.

Cambiar a sistema de programación centralizado garantiza que todos sepan dónde deben estar sin una comunicación constante de ida y vuelta. También reduce la falta de comunicación, lo que provoca costosas demoras.

Es fácil caer en la trampa de la microgestión de tu equipo: controlarte constantemente, responder a pequeñas preguntas y resolver todos los problemas tú mismo. Pero esto lo ralentiza todo. En vez de eso, establecer procedimientos operativos estándar (SOP) para las tareas recurrentes para que su equipo sepa exactamente qué hacer sin su supervisión constante.

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3. Mejorar la comunicación: cómo reducir los errores y las demoras

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Si haces malabares con llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y notas escritas a mano, es probable que las cosas pasen desapercibidas. La falta de detalles puede provocar que se pidan materiales incorrectos, que los equipos lleguen tarde o que los clientes se sientan ignorados.

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En lugar de ello, pasar a un centro de comunicación central donde los detalles del trabajo, las actualizaciones y las solicitudes de los clientes se registran en tiempo real. Esto reduce la confusión y mantiene a todos en sintonía sin interminables idas y venidas.

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Por ejemplo, si tu equipo comienza a las 8 a.m., registrarse por la mañana donde revisan los detalles del trabajo y luego trabajan ininterrumpidamente hasta una actualización del mediodía. Al final del trabajo, deben registrar lo que se ha hecho para que no tengas que perseguirlos para obtener informes de progreso.

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4. Seguimiento del rendimiento: descubra lo que realmente funciona

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Muchos contratistas asumen que saben a dónde va su tiempo, pero cuando realmente lo controlan, se sorprenden. Usa herramientas de seguimiento del tiempo o informes de trabajo para averiguarlo:

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- ¿Qué trabajos tardan más de lo esperado?

- ¿Qué miembros de la tripulación son los más eficientes?

- ¿Dónde suelen producirse los retrasos?

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Al analizar estas tendencias, puede identificar las ineficiencias y corregirlas, ya sea ajustando los flujos de trabajo, mejorando la capacitación o reemplazando a los proveedores poco confiables.

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Otra cosa que siempre vale la pena considerar es implementar pequeños incentivos para las cuadrillas que completan los trabajos antes de lo previsto sin sacrificar la calidad. Incluso algo tan simple como una pequeña bonificación o un descanso adicional para el equipo más productivo puede aumentar la motivación y el rendimiento laboral.

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5. Automatizar y digitalizar para ahorrar tiempo

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Si sigues gestionando las estimaciones, la facturación y el seguimiento de los trabajos de forma manual, estás desperdiciando valiosas horas cada semana. En cambio, utilizar un software de gestión empresarial para automatizar estas tareas para que los trabajos se ejecuten sin problemas y con menos trabajo administrativo.

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¿Por qué dedicar la mayor parte de tu tiempo a revisar hojas de cálculo y documentos cuando puedes concentrarte en hacer crecer tu negocio, crear más conexiones y conseguir nuevos clientes?

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Cómo ayuda MotionOps a los contratistas a aplicar la regla 80/20

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Motion Ops está diseñado para ayudar a los contratistas a eliminar el trabajo pesado, comunicarse con mayor claridad y centrarse en las partes más valiosas de su negocio. Con funciones como la programación, el seguimiento de trabajos y la facturación, garantiza que tu equipo trabaje de manera eficiente y, al mismo tiempo, reduce las tareas administrativas innecesarias.

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En lugar de quedar atrapado en un trabajo manual que consume mucho tiempo, MotionOps lo ayuda a aplicar la regla 80/20 de manera efectiva, para que pueda hacer crecer su negocio sin agotarse.

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