Estás financiando las remodelaciones de tus clientes cada vez que pagas mano de obra, materiales y subcontratistas antes de que el propietario te pague por ese trabajo. La solución es alinear tu calendario de pagos con tus costos, para que cada pago llegue antes o justo después de que sale el dinero, no semanas más tarde.
La mayoría de los remodeladores lo vive como un negocio que en papel se ve rentable pero que siempre anda corto de efectivo. Esta guía muestra de dónde sale la brecha de efectivo, seis formas de cerrarla y una revisión semanal de 15 minutos que te avisa antes de que tengas que cubrir la nómina con tu propia cuenta.
Señales de que estás financiando los trabajos de tus clientes
Si dos o más de estas te suenan conocidas, tu efectivo está trabajando para tus clientes en lugar de para ti:
- Pagas gabinetes, ventanas o azulejo con tu tarjeta de crédito y esperas semanas el pago correspondiente.
- El día de nómina te pone nervioso incluso en un mes con mucho trabajo.
- Tu pago más grande llega al final del trabajo, cuando ya salió la mayor parte del dinero.
- Las órdenes de cambio se cobran con la factura final.
- Mandas las facturas días después de un hito, no el mismo día.
- Haces el pedido de materiales del siguiente trabajo con el dinero del pago final del anterior.
- Tienes más trabajo que nunca y menos efectivo que nunca.
Esa última es la señal más clara. Crecer agranda la brecha de efectivo, porque cada trabajo nuevo necesita dinero por adelantado antes de devolvértelo.
La brecha de efectivo: a dónde se va tu dinero antes de que llegue el de ellos
Toma una cocina de $60,000 con $45,000 en costos. La gráfica sigue tu posición de efectivo en el trabajo cada semana con dos calendarios de pago: uno cargado al final (10% de anticipo, 40% a la mitad y 50% al terminar) y el calendario por hitos de nuestra guía de facturación por avance.
Mismo trabajo, mismos costos, mismo precio total. La única diferencia es el momento de los pagos. Con el calendario cargado al final, sostienes el trabajo con tu propio efectivo durante las semanas de gabinetes y cubiertas; con la facturación por hitos, los pagos llegan cerca de los costos que cubren. Este ejemplo asume un estado sin el tope de anticipo de $1,000 de California.
Seis formas de dejar de financiar las remodelaciones de tus clientes
1. Arma el calendario de pagos alrededor de tus costos
Haz una lista de los costos grandes del trabajo por semana y luego fija hitos para que entre un pago antes o justo después de cada uno. Los gabinetes, las ventanas y el azulejo son los culpables de siempre. Nuestra guía de facturación por avance muestra cómo estructurar el calendario y a qué ligar cada pago.
2. Cobra las órdenes de cambio cuando se firman
Cobra una parte o el total de una orden de cambio cuando el propietario la firma, sobre todo si incluye materiales sobre pedido. A más tardar, factúrala con el siguiente hito. Nunca dejes que las órdenes de cambio esperen a la factura final.
3. Ajusta tus condiciones de pago
- Pago dentro de un número fijo de días después de cada hito, por ejemplo 5 días hábiles
- Pagos en línea con tarjeta y por transferencia bancaria, para que pagar tome un minuto
- Una cláusula que te permita pausar el trabajo si un pago llega tarde, después de un aviso por escrito
- Recargos por pago tardío donde tu estado los permita
4. Usa el crédito de tus proveedores en lugar de tu efectivo
Abre cuentas de crédito con tus proveedores principales. Plazos de pago a 30 días (net 30) te permiten pagar los materiales después de que llega el pago correspondiente del propietario. Pide los materiales para que lleguen cerca de cuando se instalan, no semanas antes.
5. Deja que los propietarios compren directamente algunas piezas caras
Con los electrodomésticos, y a veces con los accesorios de plomería, puede tener sentido que el propietario los compre directamente y los mande a la obra. Renuncias a cualquier margen de ganancia sobre costo en esos artículos, así que úsalo con artículos que solo pasan por tus manos, no con los que te dejan ganancia.
6. Factura el día que llegas al hito
Manda la factura desde la obra con fotos de la etapa terminada. Un hito facturado una semana tarde es una semana de financiamiento que le regalaste al propietario.
Una revisión semanal de efectivo de 15 minutos
Cada lunes, mira ocho semanas hacia adelante. La mayoría de los apuros de efectivo se ven con un mes de anticipación si anotas los números.
- Empieza con el efectivo que tienes hoy en el banco.
- Anota los pagos que van a entrar según la fecha en que, siendo realista, vas a llegar a cada hito, no la fecha optimista.
- Anota el dinero que va a salir: nómina, pedidos de material, facturas de subcontratistas y gastos generales como seguros, camionetas y renta.
- Encuentra el punto más bajo. Marca la primera semana en la que el efectivo cae por debajo de tu mínimo, por ejemplo dos nóminas más un mes de gastos generales.
- Corrígelo ahora. Factura una orden de cambio abierta, persigue una factura atrasada, mueve un pedido de material o ajusta un hito con el propietario antes de que llegue esa semana.
Copia este formato en una hoja de cálculo. Las filas de ejemplo muestran las cuentas, y la semana 3 es la alerta:
Week of,Cash at start,Payments in,Payroll,Materials,Subs,Overhead,Cash at end
Oct 13,42000,15000,9500,12000,4000,3500,28000
Oct 20,28000,0,9500,6000,0,3500,9000
Oct 27,9000,18200,9500,2000,6500,3500,5700En este ejemplo, el efectivo cae a $5,700 en la tercera semana, por debajo de una sola nómina. Si lo detectas el 13 de octubre, la solución es fácil: factura el siguiente hito a tiempo y recorre una semana un pedido de material.
Dónde ayuda el software
La brecha de efectivo suele esconderse en los retrasos: una orden de cambio que nadie facturó, una factura que salió una semana tarde, un recibo que nunca llegó al trabajo. El software hecho para el trabajo por proyecto elimina esos retrasos.
MotionOps mantiene todo el trabajo en un solo sistema para contratistas cuyos trabajos duran días o semanas:
- Órdenes de cambio firmadas desde un teléfono, para que el trabajo extra quede aprobado y listo para facturar el mismo día
- Facturas, pagos en línea y un enlace al portal del cliente para el propietario
- Recordatorios de pago y seguimientos por correo o mensaje de texto
- Materiales, recibos y gastos registrados por trabajo, para que veas cuánto lleva costado cada trabajo hasta ahora
- Rentabilidad por trabajo de cada proyecto activo
Prueba MotionOps gratis por 14 días y lleva desde ahí la facturación de tu próximo trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Por qué mi negocio de remodelación da ganancias pero siempre se queda sin efectivo?
La ganancia se mide en todo el trabajo. El efectivo se mide semana a semana. Si tus costos vencen semanas antes que los pagos correspondientes, puedes ser rentable y estar corto de efectivo al mismo tiempo, y crecer más rápido agranda la brecha.
¿Qué es el flujo de efectivo en construcción?
El flujo de efectivo en construcción es el momento en que entra el dinero de los clientes y sale hacia la nómina, los proveedores y los subcontratistas en cada trabajo. Un flujo de efectivo positivo significa que los pagos llegan antes o al mismo tiempo que los costos que cubren.
¿Cuánto efectivo debe tener un contratista de reserva?
Elige un mínimo por debajo del cual nunca quieras caer y revísalo cada semana. Un punto de partida común es dos nóminas más un mes de gastos generales; ajústalo al tamaño y la duración de tus trabajos.
¿Debo usar una línea de crédito para cubrir las brechas de efectivo?
Una línea de crédito empresarial puede suavizar desfases cortos, como un hito que tarda en pagarse. No debería ser la forma de financiar cada trabajo. Si la usas en cada proyecto, primero corrige el calendario de pagos.
¿Puedo pedir un anticipo más grande para cubrir los materiales?
Depende de tu estado. California limita los anticipos en mejoras del hogar a $1,000 o al 10% del contrato, lo que sea menor, y prohíbe cobrar materiales antes de que se entreguen. Revisa las reglas de tu estado antes de subir tus anticipos.
