Una auditoría del seguro de compensación al trabajador es la revisión que hace tu aseguradora, cuando termina el año de la póliza, de lo que de verdad pagaste en nómina y del tipo de trabajo al que correspondió. Tu prima se cobró por adelantado con base en una estimación; la auditoría reemplaza esa estimación con números reales, así que recibes un reembolso o una factura.
Los contratistas reciben facturas sorpresa de auditoría por un puñado de razones predecibles: subcontratistas sin su propio seguro, nómina asignada al código de clasificación equivocado y falta de registros para repartir las horas de un trabajador entre códigos. Esta guía explica cómo se calculan las primas, qué pasa durante la auditoría, qué debes tener listo y cómo mantener el número final cerca de lo que presupuestaste.
Cómo se calculan las primas de compensación al trabajador para contratistas
La base de la prima es la nómina, desglosada por código de clasificación, multiplicada por la tasa de cada código por cada $100 de nómina y por tu modificador de experiencia:
Prima = (Nómina de cada clase ÷ 100) × Tasa de la clase × Modificador de experiencia
Encima se suman créditos, descuentos, cargos y contribuciones estatales, pero la nómina y los códigos de clasificación son los que mueven la mayor parte del número. Por eso la auditoría se concentra en ellos.
Ejemplo resuelto: estimación frente a auditoría
Un remodelador compra una póliza basada en la nómina estimada. Las tasas de abajo son ejemplos; las tuyas te las dan tu estado y tu aseguradora.
| Partida | Estimado al inicio | Lo que encontró la auditoría |
|---|---|---|
| Nómina de carpintería en campo (tasa de ejemplo: $9.00 por cada $100) | $350,000 = $31,500 | $400,000 = $36,000 |
| Nómina administrativa de oficina (tasa de ejemplo: $0.20 por cada $100) | $60,000 = $120 | $60,000 = $120 |
| Pagos a un subcontratista sin certificado de seguro, contados como tu nómina | $0 | $80,000 = $7,200 |
| Prima (modificador de experiencia 1.00) | $31,620 | $43,320 |
| A pagar tras la auditoría | $11,700 |
La nómina de campo adicional vino de un negocio en crecimiento, y eso está bien. Los $7,200 del subcontratista sin seguro se podían evitar con un solo certificado de seguro.
Códigos de clasificación que suelen usar los remodeladores
La nómina de cada empleado va en un código de clasificación que describe el trabajo, y cada código tiene su propia tasa. La mayoría de los estados usa el sistema de clasificación del NCCI (National Council on Compensation Insurance). Estos son los códigos que más aparecen entre los remodeladores:
| Código | Descripción | Qué debes saber |
|---|---|---|
| 5645 | Carpintería: construcción de viviendas residenciales de no más de tres pisos | Común para cuadrillas de carpintería residencial y de remodelación |
| 5403 | Carpintería no clasificada en otra parte | Otra carpintería, a menudo comercial |
| 5437 | Carpintería: instalación de gabinetes o molduras interiores | Solo si el trabajo de verdad se limita a gabinetes y molduras |
| 5606 | Contratista: gerente de proyecto, ejecutivo de construcción, gerente de construcción | Necesita un nivel de supervisión entre esta persona y la cuadrilla que hace el trabajo |
| 5183 / 5190 / 5474 | Plomería / cableado eléctrico / pintura | Para empleados que trabajan en ese oficio |
| 8810 | Empleados administrativos de oficina | Solo para personal que hace trabajo de oficina y nada más |
| 8742 | Vendedores externos | Solo para personal cuyo trabajo es vender, no trabajar en campo |
Las descripciones de los códigos vienen de la lista de Tennessee de códigos del NCCI para contratistas; las notas sobre 5437, 5606, 8810 y 8742 siguen la guía de Missouri Employers Mutual. Las tasas varían según el estado y la aseguradora.
No todos los estados usan los códigos del NCCI. California, Nueva York, Nueva Jersey, Pensilvania y Delaware tienen sus propios sistemas de clasificación, y Ohio, Washington, Dakota del Norte y Wyoming aseguran a través de fondos estatales. Pregúntale a tu agente qué sistema te corresponde.
Qué pasa en una auditoría de compensación al trabajador
Toda póliza de compensación al trabajador se audita, normalmente poco después de que termina el año de la póliza. El proceso es de rutina y sigue los mismos pasos con la mayoría de las aseguradoras:
- Recibes un aviso. La aseguradora te dice qué tipo de auditoría te toca y qué registros debes enviar.
- La auditoría se hace de una de tres formas. Una auditoría por correo o en línea, en la que llenas un formulario y subes tus registros; una auditoría telefónica, en la que un auditor revisa tus registros contigo; o una auditoría física, en la que un auditor te visita o se reúne contigo de forma virtual. Las pólizas más grandes y complejas suelen recibir las auditorías más detalladas.
- El auditor revisa tus registros. Revisa la nómina total, en qué código de clasificación va cada empleado, los pagos a subcontratistas y trabajadores 1099, y si cada subcontratista tenía su propio seguro de compensación al trabajador.
- El auditor calcula la prima real. La nómina real, por clase, reemplaza la estimación en la que se basó tu prima.
- Recibes el resultado. Tú y tu agente reciben un informe de la auditoría, seguido de una factura de prima adicional, un crédito o ningún cambio.
La auditoría en sí no es una acusación. Es la segunda mitad de cómo se le pone precio a la compensación al trabajador: primero la estimación, después los números reales. Fuentes: Nationwide, Harford Mutual.
Documentos que debes tener listos para el auditor
Reúne estos documentos antes de la fecha de la auditoría. Cuando falta un registro, por lo general el auditor tiene que usar el supuesto más caro.
- Registro de nómina del periodo de la póliza, por empleado, con el pago bruto, el tiempo extra por separado y el puesto
- Declaraciones federales trimestrales de nómina (Formulario 941) y reportes estatales de desempleo, para confirmar los totales
- Horas por tipo de trabajo de cualquier persona que trabaje en más de un código de clasificación
- Lista de todos los subcontratistas y trabajadores 1099 con el total que se le pagó a cada uno
- Certificados de seguro que demuestren que la cobertura de compensación al trabajador de cada subcontratista estaba vigente mientras trabajaba para ti
- Facturas de los subcontratistas, sobre todo de cualquier subcontratista sin certificado
- Libro mayor o estado de resultados del periodo de la póliza
- Descripciones de puesto del personal de oficina, de ventas y de supervisión que quieres que quede en códigos con tasas más bajas
- Datos de los dueños y directivos, incluido si la cobertura los incluye o los excluye
El kit de auditoría de Builders Mutual agrega dos consejos prácticos: no se aceptan certificados escritos a mano, y los certificados se deben volver a pedir cada trimestre para detectar pólizas que se vencieron.
Cinco cosas que inflan la factura de auditoría de los contratistas
1. Subcontratistas sin su propio seguro de compensación al trabajador
Si no puedes mostrar un certificado que pruebe que un subcontratista tenía compensación al trabajador mientras trabajaba para ti, por lo general las aseguradoras tratan lo que le pagaste como tu nómina y te cobran prima sobre eso, en el código de clasificación del trabajo del subcontratista. La mayoría de las leyes estatales también te hacen responsable si un trabajador de un subcontratista sin seguro se lastima en tu obra. Pide el certificado antes del primer día de trabajo.
2. El código de clasificación equivocado
Los desajustes más comunes: un gerente de oficina clasificado como administrativo (8810) que también visita las obras, un instalador de gabinetes clasificado como 5437 en una cuadrilla que también arma la estructura, o un superintendente clasificado como 5606 sin un nivel de supervisión entre esa persona y la cuadrilla. El auditor va a pasar esa nómina al código que corresponde al trabajo real, muchas veces con una tasa más alta.
3. Sin registros para repartir la nómina de un trabajador
A un trabajador que hace trabajos de dos códigos de clasificación muchas veces se le puede repartir la nómina entre ambos, pero solo si tus registros muestran las horas en cada uno. Sin esos registros, por lo general el auditor pone toda la nómina de ese trabajador en el código con la tasa más alta que aplique.
4. El pago adicional por tiempo extra no aparece por separado
En los estados que usan el NCCI, normalmente se puede dejar fuera de la nómina de compensación al trabajador la mitad adicional del pago de tiempo y medio, pero solo si tus registros de nómina la muestran por separado para cada empleado. Si no, cuenta el pago completo del tiempo extra.
5. Dueños y directivos
Las reglas sobre si los dueños, los socios y los directivos corporativos están cubiertos, y sobre cómo se cuenta su pago, varían según el estado y el tipo de negocio. Defínelo con tu agente cuando se emita la póliza, no en la auditoría.
Cómo el registro de tiempo facilita la auditoría
Tres de los cinco problemas de arriba son problemas de registros, y se resuelven durante el año, no la semana antes de la auditoría.
- Horas por tipo de trabajo. Si un trabajador registra su entrada en un trabajo y en el tipo de trabajo que está haciendo (carpintería, molduras, supervisión), tienes los registros para repartir su nómina entre códigos de clasificación.
- Tiempo extra por separado. Con registros de tiempo que alimentan la nómina cada semana, es fácil mostrar el tiempo normal y el pago adicional por tiempo extra como montos separados.
- Horas aprobadas, no reconstruidas. Las horas que el jefe de cuadrilla aprueba cada día coinciden con la nómina, y la nómina coincide con tus declaraciones trimestrales, que es lo primero que revisa un auditor.
- Registros de subcontratistas guardados con el trabajo. Cuando el certificado y las facturas de cada subcontratista se guardan con los trabajos en los que participó, sacar la lista del año toma minutos.
Nuestra guía de registro de tiempo para cuadrillas de construcción explica cómo configurar el registro de entrada por trabajo y la rutina de aprobación diaria.
Qué hacer si no estás de acuerdo con la auditoría
Los resultados de una auditoría se pueden corregir cuando los registros respaldan un cambio. Actúa rápido; las aseguradoras y los estados fijan plazos.
- Lee el informe de la auditoría línea por línea. Compara la nómina por código de clasificación con tus propios registros y busca subcontratistas cobrados como si no tuvieran seguro.
- Pide las hojas de trabajo del auditor. Pregunta cómo se llegó a cada número, sobre todo a cualquier cambio de código de clasificación.
- Envía lo que faltaba. Un certificado de seguro, una descripción de puesto o registros que muestren cómo se reparte la nómina pueden cambiar el resultado. Pregunta si se pueden tomar en cuenta documentos entregados tarde.
- Involucra a tu agente. Un buen agente conoce las reglas de clasificación y el proceso de revisión de la aseguradora.
- Pide una revisión formal. La mayoría de las aseguradoras tiene un proceso de disputa o de nueva auditoría. Si eso no funciona, muchos estados te permiten apelar ante el departamento de seguros del estado o la organización de tarificación.
Paga a tiempo cualquier monto que no estés disputando. Una factura de auditoría sin pagar puede llevar a la cancelación de la póliza, y trabajar sin cobertura es un problema mucho más grande que una factura en disputa.
Dónde encaja MotionOps
Una auditoría limpia empieza con registros diarios limpios. MotionOps los lleva para contratistas cuyos trabajos duran días o semanas:
- Registro de tiempo en campo con GPS, por trabajo, desde el teléfono de cada trabajador
- Flujos de aprobación para que las horas se revisen antes de la nómina
- Hojas de tiempo y preparación de nómina a partir de las mismas horas aprobadas
- Gastos y recibos por trabajo, incluido lo que les pagaste a los subcontratistas
- Gestión de documentos de recursos humanos para los expedientes de los empleados
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