Estás listo para contratar a tu primer empleado cuando tienes trabajo constante agendado con varias semanas de anticipación, estás rechazando trabajos o terminando tarde porque eres el único que hace el trabajo, y tus precios cubren el costo total de un empleado, no solo su salario. Después, la contratación en sí se reduce a una lista corta: registrarte como empleador, tener el seguro en orden, completar los trámites del nuevo empleado y configurar la nómina antes del primer día.
Esta guía cubre las señales de que estás listo, lo que de verdad cuesta un primer empleado y los trámites, paso a paso.
Señales de que estás listo para contratar
- Tu calendario está lleno con varias semanas de anticipación, la mayor parte del año, no solo en temporada alta.
- Estás dejando dinero sobre la mesa: rechazas trabajos, dejas que los clientes potenciales se enfríen o alargas los trabajos porque estás solo en la obra.
- Estás haciendo tareas que otra persona podría hacer por menos de lo que vale tu tiempo, como demolición, limpieza o ir por materiales.
- Tus precios pueden absorber el costo. Si hubieras incluido la mano de obra extra en tus últimos diez trabajos, ¿seguirían siendo rentables?
- Tienes tres meses de nómina en reserva, para que un mes flojo no te deje atrasado.
Si solo se cumple la primera señal, un subcontratista confiable o un ayudante de temporada podría ser un mejor primer paso.
Lo que de verdad cuesta tu primer empleado
Un empleado cuesta más que su salario. Los impuestos sobre la nómina, el seguro de compensación al trabajador, otros seguros, el tiempo libre pagado y las horas que no se le pueden cobrar a ningún trabajo se van sumando. Nuestra guía sobre la carga laboral muestra el caso de un carpintero de $30 la hora que cuesta unos $42 por cada hora trabajada y unos $50 por cada hora que puedes cobrar. Haz tus propios números antes de publicar la vacante.
¿Empleado o subcontratista?
No es algo que decidas tú según cómo lo llames. Las pruebas federales y estatales analizan quién controla cómo, cuándo y dónde se hace el trabajo, quién pone las herramientas y si la persona tiene su propio negocio. Alguien que trabaja solo para ti, en tu horario y con tus herramientas, probablemente es un empleado. Clasificar mal a un trabajador como contratista independiente puede traer impuestos atrasados y multas, así que revisa las reglas del IRS y de tu estado si tienes dudas.
La lista de trámites
- Obtén un Número de Identificación del Empleador (EIN) del IRS, si todavía no tienes uno.
- Regístrate en tu estado para la retención de impuestos estatales sobre la nómina (si tu estado tiene impuesto sobre la renta) y para el seguro estatal de desempleo.
- Contrata un seguro de compensación al trabajador. La mayoría de los estados lo exigen en cuanto tienes empleados; pregúntale a tu agente por el código de clasificación correcto.
- Haz que el empleado complete el Formulario I-9 para verificar que puede trabajar en EE. UU. El empleado llena su sección a más tardar el primer día de trabajo, y tú completas la tuya dentro de los tres días hábiles siguientes. Algunos estados también exigen E-Verify.
- Haz que el empleado complete el Formulario W-4 para la retención de impuestos federales, y el formulario de retención de tu estado si existe.
- Reporta al nuevo empleado en el registro de nuevas contrataciones de tu estado, normalmente dentro de los 20 días posteriores a la contratación.
- Configura la nómina, ya sea con un servicio de nómina o con tu software de contabilidad, para que los impuestos se retengan y se depositen a tiempo.
- Coloca los avisos obligatorios de la ley laboral donde los empleados puedan verlos.
- Pon por escrito lo básico: tarifa de pago, horario, reglas de horas extra, expectativas de seguridad y a quién le reporta.
Prepara a tu primer empleado para que le vaya bien
- Empieza con un puesto claro. “Ayúdame con todo” genera confusión; “ayudante del carpintero principal en remodelaciones” no.
- Registra sus horas por trabajo desde el primer día, para ver si la contratación se paga sola.
- Trabaja junto a él las primeras semanas, y después dale sus propias tareas.
- Haz una evaluación a los 90 días: calidad del trabajo, confiabilidad y si los trabajos se están terminando más rápido.
Contratar también cambia tu auditoría del seguro de compensación al trabajador y tus registros de nómina. Nuestra guía sobre auditorías de compensación al trabajador para contratistas explica qué debes guardar. Este artículo es información general, no asesoría legal ni fiscal; consulta con tu contador y con el departamento de trabajo de tu estado.
Dónde encaja MotionOps
MotionOps ayuda a que tu primer empleado empiece con el pie derecho, para contratistas cuyos trabajos duran días o semanas:
- Programación para que tu nuevo empleado sepa dónde tiene que estar cada día
- Registro de horas por trabajo, con GPS, desde su teléfono
- Aprobación de hojas de horas y preparación de la nómina a partir de las mismas horas
- Gestión de documentos de recursos humanos para los expedientes de los empleados
- Rentabilidad por trabajo, para que veas si la contratación está dando resultado
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