Flujo de trabajo en construcción: mapea un trabajo desde la solicitud hasta el pago final

Un flujo de trabajo en construcción es el camino que sigue cada trabajo desde la primera llamada hasta el pago final: las etapas, quién es responsable de cada una, qué se registra y cómo sabes que una etapa está terminada. Un trabajo puede perder más tiempo entre etapas que en el trabajo mismo, cuando una persona cree que el siguiente paso le toca a otra.

La forma más rápida de ver tu propio flujo de trabajo es mapear un trabajo real que terminaste hace poco. Esta guía te muestra las etapas que puedes usar, cómo seguir un trabajo con fechas reales, un ejemplo resuelto y los cuatro problemas que debes buscar una vez que lo tengas en papel.

Pregúntales a cinco personas de tu negocio cómo avanza un trabajo desde la solicitud hasta el pago y vas a obtener cinco respuestas un poco distintas. El estimador cree que la oficina programa los trabajos aprobados. La oficina cree que el estimador primero manda la lista de materiales. El jefe de cuadrilla cree que la oficina factura cuando la cuadrilla se va. Cada quien hace su parte, y el trabajo sigue detenido.

Un mapa de un trabajo real cambia opiniones por fechas. Ves exactamente dónde esperó el trabajo, cuánto tiempo y por qué. Eso te dice qué entrega arreglar primero, en lugar de intentar arreglar “la comunicación” en general.

Usa estas nueve etapas como punto de partida. Cámbiales el nombre según tu oficio, pero mantenlas en orden.

Las órdenes de cambio corren en paralelo a la etapa 6 y regresan a pasar por precio y aprobación. Déjalas en el mapa como un circuito aparte, no como una etapa separada.

Mira la columna “Termina cuando”. Cada etapa necesita una. Una etapa sin una meta clara es una etapa en la que nadie sabe cuándo entregar el trabajo.

1. Elige un trabajo que terminaste en los últimos uno o dos meses. Uno típico, no tu peor desastre. Lo que quieres ver es tu flujo de trabajo normal.
2. Junta las fechas. Revisa correos, mensajes de texto, la propuesta, la agenda, las hojas de horas y la factura. Anota cuándo empezó y terminó cada etapa.
3. Anota el responsable de cada etapa. Quién lo hizo de verdad en este trabajo, no a quién le tocaba. Si la respuesta honesta es “yo”, “quien tuviera tiempo” o “nadie, simplemente pasó”, anota eso.
4. Anota dónde estaba la información. La propuesta en el correo, la agenda en un pizarrón, la lista de materiales en la laptop del estimador.
5. Marca cada espera. Cualquier hueco entre el final de una etapa y el inicio de la siguiente. Pregunta qué estaba esperando el trabajo.

Hazlo con las personas involucradas si puedes. Una conversación de 30 minutos con el estimador, la oficina y el jefe de cuadrilla sobre la línea de tiempo de un trabajo muestra más que un mes de suposiciones.

El reemplazo de una terraza de madera para un contratista con tres cuadrillas. Las fechas y los detalles son inventados para mostrar el método.

El trabajo tomó cinco días. El proyecto completo tomó seis semanas y media. Dos de las esperas no tenían responsable:

• Preparación: nadie era responsable. El estimador y la oficina creían cada uno que el otro la estaba moviendo.
• Factura: esperó información del campo que nadie había pedido para una hora fija.

La solución no fue una herramienta nueva ni una contratación nueva. Fueron dos oraciones:

• La coordinadora de oficina es responsable de la preparación. Termina cuando los materiales están pedidos y la fecha de inicio está confirmada con el cliente, dentro de los dos días hábiles siguientes a la firma. El estimador manda la lista de materiales el mismo día en que se firma la propuesta.
• El jefe de cuadrilla es responsable del cierre del trabajo. Termina cuando las hojas de horas, las fotos y cada recibo de materiales están entregados, el último día del trabajo.

Una vez que tengas tu mapa en papel, revísalo etapa por etapa y marca estos:

Cuéntalos. La etapa con más marcas, o con la espera más larga, es donde empiezas. Trabajo aprobado pero sin programar profundiza en el hueco de la preparación.

Convierte lo que aprendiste en un mapa de una página que todos puedan ver. Para cada etapa, escribe seis cosas:

Estas filas son ejemplos. Escribe las tuyas. Empieza con las etapas donde tu mapa mostró un problema; las demás pueden esperar. Pon la página donde la oficina y las cuadrillas la puedan ver, y repásenla en tu próxima reunión de equipo.

• Que quepa en una página. Si una etapa necesita más detalle, eso va en una lista de verificación para esa etapa, como una lista de verificación para la entrega del trabajo para la preparación. El mapa sirve para ver quién es responsable de qué y dónde espera el trabajo.
• Un puesto por etapa, no un departamento y no “todos”: la persona que tiene la información y el tiempo para hacer avanzar el trabajo. Si la respuesta honesta es el dueño en una etapa de rutina, esa es una etapa para delegar. La guía sobre el dueño como cuello de botella explica cómo encontrarlas.

1. Elige un trabajo que terminaste en los últimos uno o dos meses.
2. Síguelo por las nueve etapas con fechas reales, responsables y dónde estaba la información.
3. Marca cada etapa sin responsable, sin meta clara, con información capturada dos veces o con una espera sin fecha.
4. Escribe un responsable y un “Termina cuando” para las dos peores etapas, y compártelos con el equipo.

Plantillas gratis: un estimado, una orden de cambio y una factura para las etapas de tu mapa están en la biblioteca de plantillas para contratistas.

Qué revisar:

• Cuántas etapas no tienen un responsable claro o una meta clara
• Los días entre la firma y el inicio, y entre el trabajo terminado y la factura. Mapea otro trabajo el próximo mes y compara.

Siguiente lección: Arregla las entregas entre la oficina y el campo, donde la información del trabajo tiene que pasar de la oficina a la cuadrilla.

En MotionOps, cada etapa vive en el mismo registro del trabajo, así que nada se captura dos veces:

• Online & In-person Approvals: envía propuestas para que el cliente las apruebe a distancia, o recibe una aprobación firmada en persona.
• Deposit Payments: cobra un anticipo antes de empezar el trabajo; se aplica automáticamente a la factura final.
• Unscheduled Jobs: todos los trabajos abiertos sin una cita futura en una sola vista, para que el trabajo aprobado no se quede detenido.
• Close Work Order: cierra el trabajo cuando de verdad está terminado, después de comprobar que el monto aprobado completo está facturado y que las hojas de horas, los gastos y las aprobaciones están adjuntos.
• Proposal History: el registro completo del trabajo, desde la primera propuesta hasta cada orden de cambio y actualización.

Mira los planes y precios, o agenda una demo de MotionOps.

Contractor Scaler Hub: Un flujo de trabajo de la solicitud al pago, lección 1 de 5

• Siguiente lección: Coordinación entre oficina y campo: un flujo de trabajo práctico para contratistas con varias cuadrillas
• Descarga de esta lección: Mapa del flujo de trabajo, de la solicitud al pago (PDF)
• Las cinco lecciones: Un flujo de trabajo de la solicitud al pago