El organigrama de una empresa constructora es un dibujo de quién es responsable de qué: los puestos, quién le reporta a quién y el nombre en cada casilla. En un negocio de contratista que está creciendo tiene una función más. Dibujado con nombres reales, muestra dónde aparece el nombre del dueño tres, cuatro o cinco veces, y ahí es donde va la siguiente contratación. Muchos dueños contratan el puesto que se siente más urgente en un mal día. El organigrama muestra el puesto que le falta al negocio.
Esta lección te muestra el organigrama de un contratista típico de 10 a 50 personas, cómo dibujar el tuyo con honestidad, cómo decidir qué casilla llenar primero y cómo escribir una tarjeta de puntuación del puesto para que la persona contratada haga el trabajo que necesitas y no el trabajo que sugiere el título.
El organigrama de un contratista en crecimiento
Los títulos cambian según el oficio y la región. Los puestos no. Un contratista con dos a cinco cuadrillas normalmente necesita estas casillas llenas, ya sea con una persona en cada una o con una persona que lleva varios sombreros:
| Puesto | De qué es responsable | Línea de reporte típica |
|---|---|---|
| Dueño | Rumbo, política de precios, decisiones de contratación, clientes grandes, efectivo | |
| Coordinadora de oficina o gerente de oficina | Teléfonos y prospectos, programación, actualizaciones a clientes, permisos y papeleo, facturación | Dueño |
| Estimador o vendedor | Visitas de obra, estimados, propuestas, seguimiento | Dueño |
| Responsable de operaciones o gerente de proyectos | Trabajos activos: preparación, materiales, cuadrillas, el cliente en la obra, órdenes de cambio, cierre | Dueño |
| Jefes de cuadrilla | El día de una cuadrilla: preparación, calidad, tiempo, fotos, decisiones en la obra dentro de sus límites | Responsable de operaciones (o el dueño) |
| Miembros de la cuadrilla | El trabajo | Jefe de cuadrilla |
| Contador (a menudo de medio tiempo o externo) | Contabilidad, nómina, cuentas por pagar, preparación de impuestos con el contador público | Dueño |
En una empresa de diez personas, el dueño puede ser el estimador, el responsable de operaciones y la mitad de la oficina. Eso es normal a ese tamaño. El problema empieza cuando la empresa llega a veinte personas y el dueño sigue con esas mismas casillas, ahora con el doble de volumen.
Dibuja el tuyo con nombres, no con títulos
Toma la tabla de arriba y escribe el nombre de la persona que de verdad hace cada cosa hoy, no de quien se supone que la hace. Reglas:
- Una casilla por resultado, aunque la misma persona llene varias. El nombre del dueño puede aparecer seis veces. De eso se trata el ejercicio.
- Divide una casilla cuando dos personas la comparten sin una línea clara. “Programación: Dana y Mike” casi siempre significa que ninguno es responsable y los dos la arreglan cuando falla.
- Escribe “nadie” donde sea cierto. Las cobranzas, las llamadas de garantía y el seguimiento de permisos a menudo no tienen responsable. Esas casillas son el trabajo oculto que el dueño hace de noche.
- Cuenta las casillas del dueño. Después marca cada una: se queda (necesita el criterio del dueño, como la política de precios o la contratación) o se puede transferir (trabajo repetible que otra persona podría hacer con un estándar por escrito).
Si hiciste el primer curso, tu registro de interrupciones ya muestra qué casillas generan más llamadas. Es la misma información vista desde el otro lado.
Qué casilla llenar primero
El puesto que necesitas es el que libera más horas del dueño y tiene el estándar más claro para entregar. Rara vez es el puesto que más ruido hace.
Compara los puestos candidatos con cuatro preguntas:
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿Cuántas horas del dueño a la semana se lleva esta casilla? | Cuéntalas en el calendario de una semana o en tu registro de interrupciones, no de memoria. |
| ¿Qué tanto de ese trabajo es repetible? | La programación, las actualizaciones a clientes y la facturación siguen reglas. La política de precios y la contratación no. |
| ¿El estándar está por escrito? | Un puesto con un proceso escrito se puede entregar en un mes. Un puesto que vive en tu cabeza tarda un año. |
| ¿Qué le pasa a los ingresos si esta casilla se queda contigo? | Los estimados lentos pierden trabajos. La facturación lenta retrasa el efectivo. Si nadie programa, las cuadrillas se quedan paradas. |
Ejemplo resuelto, con números inventados. El dueño de una empresa de remodelación de 14 personas siente que necesita un segundo estimador: está agendando visitas de obra con dos semanas de espera y pierde algunas. El registro de tiempo de una semana se ve así:
| Casilla del dueño | Horas por semana | ¿Repetible? | ¿Estándar escrito? |
|---|---|---|---|
| Programar cuadrillas y reaccionar a cambios | 9 | En su mayoría | No |
| Llamadas y mensajes de estatus a clientes | 6 | En su mayoría | No |
| Visitas de obra y estimados | 12 | En parte | Sí (estándar de estimados) |
| Pedir materiales y darles seguimiento | 4 | En su mayoría | No |
| Facturación y cobranzas | 3 | Sí | En parte |
| Decisiones de precios, contratación, clientes grandes | 5 | No |
La casilla del estimador es la más grande, pero es la que el dueño hace mejor y la que ya tiene un estándar escrito, porque el curso de ventas lo cubrió. Las casillas de programación, actualizaciones a clientes, materiales y facturación juntas se llevan 22 horas a la semana, son en su mayoría repetibles y no tienen más responsable que el dueño. Una coordinadora de oficina que tome esas cuatro casillas devuelve unas 22 horas. Si el dueño pone la mitad de eso en visitas de obra, el rezago de estimados se reduce sin un segundo estimador, y la nueva contratación cuesta menos que uno.
Ese es el patrón general: contrata apoyo para la programación y la coordinación con clientes antes que un segundo estimador o un gerente de proyectos, a menos que ya lo hayas hecho. La casilla de coordinadora de oficina es la que muchos dueños llenan demasiado tarde.
Coordinadora de oficina, gerente de oficina, gerente de proyectos: ¿cuál?
Los títulos se confunden en los anuncios de empleo, y la confusión cuesta contrataciones. Una forma rápida de distinguirlos:
| Título | Qué lleva | Decide sin consultar | Contrata cuando |
|---|---|---|---|
| Coordinadora de oficina | El flujo diario: llamadas, prospectos al estimador, la programación, actualizaciones a clientes, facturas enviadas | Reprogramar dentro de las reglas, qué prospecto va con quién, respuestas de rutina a clientes | El teléfono y el calendario interrumpen el día del dueño |
| Gerente de oficina | Todo lo que lleva la coordinadora, más el contador, los datos de nómina, permisos, papeleo de seguros, cuentas con proveedores | Condiciones con proveedores dentro de sus límites, cambios en los procesos de oficina | Hay una oficina de dos o más personas, o el trabajo administrativo no tiene responsable |
| Gerente de proyectos / responsable de operaciones | Los trabajos activos desde la entrega hasta el cierre: materiales, cuadrillas entre trabajos, decisiones en la obra, órdenes de cambio | Mover cuadrillas entre trabajos, sustituir materiales dentro de sus límites, cuándo escalar un problema de alcance | Los jefes de cuadrilla escalan a diario con el dueño, o hay trabajos en paralelo en varias obras |
Si escribes “gerente de oficina” pero necesitas el trabajo de la coordinadora, vas a entrevistar a personas que esperan administrar personal y procesos que todavía no tienes. Si escribes “gerente de proyectos” pero necesitas un jefe de cuadrilla, vas a pagar un puesto que tus trabajos no pueden llenar.
Escribe la tarjeta de puntuación del puesto antes del anuncio de empleo
Una tarjeta de puntuación del puesto es una página que dice para qué existe el puesto y cómo vas a saber que está funcionando. Escríbela antes del anuncio de empleo, porque el anuncio es un resumen de ella, y las preguntas de entrevista de la siguiente lección salen de ahí.
| Sección | Qué escribir | Ejemplo (coordinadora de oficina) |
|---|---|---|
| Propósito | Una oración: por qué existe este puesto | Mantener cada trabajo programado, cada cliente informado y cada factura enviada, para que el dueño pueda dedicar el día a estimados y trabajos. |
| Resultados | De tres a cinco resultados, cada uno medible | Hablar con cada prospecto nuevo el mismo día hábil. Programación de la siguiente semana lista el jueves al mediodía. Factura enviada en los dos días hábiles siguientes al término del trabajo. |
| Responsabilidades | El trabajo recurrente, como lista | Contestar llamadas y mensajes; calificar prospectos con el guion; agendar visitas de obra; armar y ajustar la programación; mandar actualizaciones a clientes en los puntos acordados; pedir materiales estándar; enviar facturas y recordatorios de pago. |
| Autoridad | Qué decide sin preguntar | Reprogramar dentro de la semana con el acuerdo del cliente; pedir materiales estándar hasta un límite que tú fijas; responder preguntas de rutina de clientes. Escalar cambios de alcance, descuentos y quejas. |
| Capacidades | Qué debe saber hacer ya | Claridad por teléfono y por escrito; soltura con software de programación; calma cuando cambia el plan; organización suficiente para seguir una lista de verificación cada día. Conocer el oficio ayuda, pero no es requisito. |
| Reporte y apoyo | A quién le reporta, cada cuánto se reúnen, qué recibe de ti | Le reporta al dueño. Conversación diaria de 10 minutos el primer mes, después semanal. Reglas de programación por escrito, el guion de prospectos y los puntos de actualización a clientes, antes del primer día. |
| Supuestos de capacidad | Qué le quita el puesto a los demás, y qué cuesta | Se lleva unas 22 horas del dueño a la semana: programación, actualizaciones a clientes, materiales y facturación. El tiempo del dueño regresa a los estimados. |
Dos cosas que la tarjeta te obliga a hacer antes de contratar:
- Escribe los estándares. Si las “reglas de programación” no existen en papel, la nueva coordinadora va a programar como lo hacía en su trabajo anterior, y vas a pasar meses corrigiéndola. La entrega de oficina a campo del curso de flujo de trabajo es un buen primer estándar para escribir.
- Decide la autoridad. Una coordinadora que tiene que preguntar antes de cada reprogramación no cambia nada en tu día. Los límites pueden ser estrechos al principio y ampliarse conforme crece la confianza, pero tienen que existir.
¿Puedes pagar el puesto?
Calcula el costo del puesto como calculas el de un trabajo: salario más cargas laborales, contra las horas que devuelve. La calculadora de cargas laborales muestra cómo pasar de un salario al costo real por hora. Después pregúntate qué producen las horas que libera el dueño. En el ejemplo de arriba, 22 horas a la semana que regresan a estimados y trabajos son un negocio distinto de 22 horas en el teléfono y la programación. Si la respuesta honesta es que las horas liberadas no se convertirían en estimados, trabajos o cobranzas, el puesto todavía no es la limitación, y hay que volver a leer el organigrama.
Lo que esta lección no cubre: la clasificación laboral, las reglas de pago y las leyes de contratación cambian según el estado y el oficio. Revísalas con tu contador o con un abogado laboral antes de publicar el anuncio.
Tu siguiente acción
- Dibuja el organigrama con nombres reales. Cuenta las casillas del dueño y marca cada una como se queda o se puede transferir.
- Registra una semana de horas del dueño contra esas casillas.
- Elige la casilla, o el conjunto de casillas, con más horas repetibles y el estándar más claro.
- Escribe la tarjeta de puntuación del puesto. Escribe los estándares que faltan y de los que depende.
Qué revisar:
- Resultados en el organigrama sin responsable, o con dos
- Tareas que el nuevo puesto debería haber tomado y que un mes después siguen cayendo en el dueño
- Horas del dueño a la semana en las casillas marcadas como se puede transferir
Siguiente lección: contrata según la tarjeta de puntuación: dónde encontrar gente, qué preguntar y cómo comparar candidatos con justicia.
Dónde ayuda MotionOps
MotionOps le da al nuevo puesto un lugar desde donde trabajar desde el primer día:
- Customizable Roles & Permissions: cada miembro del equipo recibe un rol, y puedes cambiarlo en cualquier momento desde su perfil.
- Scalable Team Scheduler y Unassigned Events: la programación de todo el equipo en una sola vista, con el trabajo sin asignar en una lista para que la coordinadora lo empate con la gente disponible.
- Team Member Scheduling: los gerentes de campo pueden revisar la disponibilidad y programar a miembros del equipo desde la app móvil.
- Documents & Licences: mantén organizados en un solo lugar los documentos, identificaciones, certificados, licencias y acuerdos de trabajo de los empleados.
- Team Skills & Grades: un registro del nivel de cada persona, para planear la programación y la capacitación alrededor de sus fortalezas.
Mira los planes y precios, o agenda una demo de MotionOps.
Contractor Scaler Hub: Contrata, incorpora y forma jefes de cuadrilla, lección 1 de 5
- Siguiente lección: Cómo contratar trabajadores de construcción que lleguen y se queden (con preguntas de entrevista)
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