Lista de preparación del trabajo: planea el trabajo antes de llegar

La hora más cara de un trabajo es la que pasas manejando de regreso a la tienda de materiales, o parado en la entrada sin el código de la reja. Al terminar esta lección tendrás una hoja del trabajo de una página, una lista de materiales y herramientas armada desde tu presupuesto, una revisión de permisos y acceso, el mensaje para el cliente y una revisión de 10 minutos el día anterior.

Todo lo que necesitas para planear ya está en tres lugares: el presupuesto firmado, tus notas y fotos de la visita, y cualquier orden de cambio. Antes de planear, revisa que coincidan:

• ¿El alcance que vas a hacer es el que firmó el cliente?
• ¿Todas las elecciones del cliente (colores, accesorios, modelos) están confirmadas por escrito?
• ¿Cambió algo desde el presupuesto? Si sí, ¿hay una orden de cambio firmada?

Si falta algo, consíguelo ahora, no la mañana del trabajo. La lista de entrega del trabajo tiene la lista completa para dejar un trabajo listo para empezar.

Una página por trabajo, en tu teléfono o impresa. Si te enfermas y otra persona tiene que hacer el trabajo, esta página debería ser todo lo que necesita.

Toma cada línea del presupuesto y conviértela en lo que tienes que comprar o llevar:

Filas de ejemplo de la pintura de una recámara.

• Incluye el desperdicio y un extra. Pide las cantidades del presupuesto, incluido el desperdicio que cotizaste, para que no te falte material en el último muro.
• Pide temprano lo especial. Pregunta al proveedor el tiempo de entrega cuando hagas el pedido, y planea la fecha de inicio según eso.
• Revisa las entregas el día que llegan: el producto correcto, el color o modelo correcto, la cantidad correcta, nada dañado.
• Sabe lo que llevas en la camioneta. Ten una lista corta del inventario que siempre cargas y repónlo cada semana.

• Herramientas para cada tarea del alcance, incluidas las que solo usas en este tipo de trabajo.
• Rentas: reservadas, con horas de recogida y devolución en la hoja del trabajo.
• Protección: lonas, protección de pisos, plástico, cubrezapatos, para que la casa del cliente quede como si nunca hubieras estado ahí.
• Equipo de seguridad para el trabajo: protección para ojos y oídos, guantes, respirador, escalera en buen estado, y lo que exija tu oficio.
• Limpieza: aspiradora, bolsas de basura y un plan para desechar los escombros si los hay.

• Permiso: si el trabajo lo requiere, está emitido antes de empezar, y a la vista en el sitio si tu jurisdicción lo exige.
• Inspecciones: fechas agendadas, y sabes qué tiene que estar visible en cada una.
• Trabajo seguro con plomo: si la casa se construyó antes de 1978 y vas a alterar superficies pintadas, aplica la regla de renovación de la EPA (en inglés). Lleva los materiales de trabajo seguro con plomo que exige, y trabaja solo si tu empresa está certificada.
• Servicios: si vas a cortar el agua, la luz o el gas, el cliente sabe cuándo y por cuánto tiempo.
• Excavación: cualquier excavación necesita que primero se marquen los servicios enterrados. Contacta al 811 unos días hábiles antes de empezar a excavar (811, en inglés).

Mándalo dos o tres días antes de empezar:

“Hola, [Nombre], te recuerdo que empiezo [la pintura de tu recámara] el [miércoles] y espero terminar el [jueves]. Llego entre las 8:00 y las 8:30. Antes de que llegue, por favor quita los objetos pequeños del cuarto y mantén a las mascotas fuera. Voy a necesitar acceso a [el agua / un contacto / la cochera]. Si algo cambia de tu lado, solo responde aquí.”

Cómo fijar expectativas para todo el trabajo está en agenda y expectativas del cliente.

1. Hoja del trabajo completa, nada marcado “por confirmar”.
2. Cada material en la camioneta o con entrega confirmada.
3. Herramientas, rentas y equipo de seguridad cargados.
4. Recordatorio enviado al cliente, y ninguna respuesta que cambie el plan.
5. Ruta y primera parada planeadas, incluida la tienda de materiales si la necesitas.
6. Clima revisado, si el trabajo es afuera.

Si algo falla, arréglalo esa noche o llama al cliente ahora para una nueva hora de inicio.

Esta semana:

1. Haz una plantilla de hoja del trabajo con la tabla de arriba.
2. Llénala para tu próximo trabajo, empezando por el presupuesto firmado.
3. Escribe la lista del inventario que siempre cargas, y revisa la camioneta contra ella.
4. Guarda en tu teléfono el texto del recordatorio para el cliente.

El alcance y las elecciones del cliente, confirmados contra el presupuesto firmado; una lista de materiales con de dónde viene cada uno; herramientas, rentas y protección; permisos, inspecciones y servicios; el recordatorio al cliente; y una revisión el día anterior de que todo está listo.

En cuanto el cliente firme y sus elecciones estén confirmadas. Pregunta al proveedor el tiempo de entrega cuando hagas el pedido, y no fijes una fecha de inicio hasta que los pedidos especiales tengan fecha de entrega.

No empieces. Pide la elección por escrito con una fecha, y mueve el inicio si hace falta. Empezar sin ella te arriesga a comprar el material equivocado o a rehacer trabajo.

MotionOps es un software de servicio de campo para contratistas. Las Instrucciones del trabajo ponen el código de la reja, las herramientas necesarias o el perro en el patio en el trabajo dentro de la app móvil, las Listas de verificación del trabajo aseguran que no se salte ningún paso, y las Fotos y videos del trabajo guardan las fotos de la visita con el trabajo, así que buena parte de la hoja del trabajo ya está en un solo lugar.

Mira todas las funciones o compara los planes. Cuando estés listo para tus primeros trabajos, agenda una demo de MotionOps.

Contractor Starter Hub: Dirige tus primeros trabajos, lección 1 de 5

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