Cuando una aseguradora te pide tu licencia, un cliente discute un cambio o tu contador necesita los recibos del año pasado, necesitas el documento en dos minutos, no en dos horas. Al terminar esta lección tendrás una sola estructura de carpetas para todo, una regla para nombrar archivos, una lista de qué guardar y por cuánto tiempo, una rutina semanal de 15 minutos para archivar y un plan de respaldo.
Esta lección es una introducción, no asesoría legal ni fiscal. El IRS fija las reglas para los registros de impuestos, y tu estado, tu aseguradora y tu prestamista pueden tener las suyas. Pregúntale a tu contador cuánto tiempo guardar cada tipo de registro en tu situación.
Una sola estructura de carpetas para todo
Usa la misma estructura en tu computadora o en la nube y, si guardas papel, en una caja de archivo. Cinco carpetas principales:
| Carpeta | Qué va dentro | Ejemplos |
|---|---|---|
| 1 Empresa | Documentos que prueban que el negocio existe y puede operar | Documentos de constitución, confirmación del EIN, licencias de negocio, licencia de contratista, pólizas y certificados de seguro, fianzas, contratos de la cuenta bancaria |
| 2 Dinero | Todo lo que tu contador va a pedir, una subcarpeta por año | Estados de cuenta del banco y la tarjeta, recibos, facturas enviadas, declaraciones de impuesto sobre ventas, declaraciones de impuestos, formularios 1099 que enviaste o recibiste |
| 3 Trabajos | Una subcarpeta por trabajo | Presupuesto, contrato firmado, órdenes de cambio, permisos, fotos, renuncias de gravamen, factura final, garantía |
| 4 Personas | Quien trabaja para ti o contigo | Contratos con subcontratistas, sus certificados de seguro y W-9; expedientes de empleados si contratas |
| 5 Vehículos y equipo | Lo que tienes y mantienes | Títulos, registros, recibos de compra, documentos del préstamo, servicios, garantías, manuales, y un registro de millaje de los viajes de trabajo (pregúntale a tu contador qué debe mostrar) |
Dentro de 2 Dinero, una carpeta por año (2026, 2027…), y dentro de cada año: Estados de cuenta · Recibos · Facturas enviadas · Impuestos.
Dentro de 3 Trabajos, una carpeta por trabajo, nombrada siempre igual (siguiente sección).
Una regla para nombrar archivos que sí vas a seguir
Fecha, luego quién, luego qué: AAAA-MM-DD Cliente o proveedor - Documento
2026-11-03 Garcia - Presupuesto 1042.pdf2026-11-10 Garcia - Contrato firmado.pdf2026-11-14 Home supply - Recibo tablaroca.jpg2026-11 Banco - Estado de cuenta.pdf
Poner la fecha primero hace que cada carpeta se ordene sola. Las carpetas de trabajos siguen la misma idea: 2026-11 Garcia - Pintura de cocina.
Qué guardar y por cuánto tiempo
El IRS dice que tus comprobantes de gastos deben identificar a quién se le pagó, el monto, el comprobante de pago y la fecha, y menciona entre ellos los estados de cuenta, los recibos y estados de cuenta de tarjetas de crédito y las facturas (IRS: qué registros guardar, en inglés). Para los ingresos, guarda documentos que muestren los montos y el origen de tus ingresos brutos, como depósitos, facturas y formularios 1099.
Cuánto tiempo, según el IRS (en inglés):
| Registro | Cuánto tiempo dice el IRS que lo guardes |
|---|---|
| Registros de impuestos, en general | 3 años, si no aplica ninguno de los plazos más largos de abajo |
| Si pides un crédito o un reembolso después de presentar tu declaración | 3 años desde que la presentaste o 2 años desde que pagaste el impuesto, lo que sea más tarde |
| Si no declaras ingresos que debías declarar y son más del 25% del ingreso bruto de tu declaración | 6 años |
| Una deducción por deuda incobrable o una pérdida por valores sin valor | 7 años |
| Registros de impuestos sobre la nómina, si tienes empleados | Al menos 4 años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, lo que ocurra después |
| Registros de bienes (vehículos, equipo) | Hasta que venza el plazo de prescripción del año en que vendes o te deshaces del bien |
| Si no presentas una declaración, o presentas una fraudulenta | Indefinidamente |
Otros documentos no son de impuestos y siguen otras reglas. Guárdalos mientras estén vigentes, y pregúntale a tu contador, abogado o aseguradora cuánto tiempo después:
- Empresa: documentos de constitución, carta del EIN, licencias: mientras exista el negocio.
- Seguros: todas las pólizas que has tenido, incluso las viejas; un reclamo puede llegar años después del trabajo.
- Trabajos: contratos, órdenes de cambio, permisos, renuncias de gravamen y garantías: al menos mientras dure la garantía y el plazo para presentar un reclamo en tu estado.
Si prefieres no separar los registros por tipo, pregúntale a tu contador si te sirve guardar todo siete años.
Papel, escaneos o ambos
- Toma foto o escanea cada recibo el día que lo recibes. Los recibos térmicos se borran.
- Nómbralo con la regla y guárdalo en la carpeta de Recibos del año, o usa una app que lo haga por ti.
- Pregúntale a tu contador si te bastan los escaneos o si debes guardar algunos originales.
- Guarda los originales de todo lo que tenga una firma o un sello que puedas necesitar mostrar: títulos, documentos de constitución, contratos firmados si tu abogado lo recomienda.
La rutina semanal de 15 minutos para archivar
El mismo día cada semana, por ejemplo el viernes a las 4:
- Vacía la camioneta: recibos del tablero y los bolsillos, fotografiados y nombrados.
- Vacía tu bandeja de entrada: facturas, estados de cuenta y documentos de clientes y proveedores guardados en su carpeta.
- Cierra los trabajos terminados: factura final, fotos y garantía en la carpeta del trabajo.
- Revisa las fechas de vencimiento: licencia, seguro, registros. Todo lo que venza en los próximos 60 días va a tu calendario.
Si te toma más de 15 minutos, es que pasó más de una semana.
Haz un respaldo
Un teléfono en un charco no debería llevarse tus registros.
- Una carpeta en la nube como copia de trabajo, para tenerla en el teléfono y en la computadora.
- Una segunda copia en otro lugar: un disco externo o una segunda cuenta en la nube, actualizada cada mes.
- Verificación en dos pasos en las cuentas que guardan tus registros.
- Dile a una persona de confianza dónde están los registros y cómo llegar a ellos, por si algo te pasa.
Tu siguiente paso
Esta semana:
- Crea las cinco carpetas y las subcarpetas de Dinero de este año.
- Mueve ahí lo que ya tienes, con la regla para nombrar archivos. Empieza por la carpeta Empresa.
- Pon la rutina semanal de 15 minutos en tu calendario, el mismo día cada semana.
- Prepara la segunda copia de respaldo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debe guardar un contratista los registros del negocio?
Para los registros de impuestos, la regla general del IRS es de 3 años, con plazos más largos en casos específicos: 6 años si no declaras ingresos por más del 25%, 7 años por deducciones de deudas incobrables, al menos 4 años para los registros de impuestos sobre la nómina, y los registros de bienes hasta que termine el plazo de prescripción del año en que te deshaces del bien. Los contratos, seguros y garantías siguen otras reglas; pregúntale a tu contador y a tu abogado.
¿Tengo que guardar los recibos en papel?
Pregúntale a tu contador si en tu situación bastan los recibos escaneados o fotografiados. En cualquier caso, captura cada recibo el día que lo recibes, porque el papel térmico se borra.
¿Qué carpeta conviene armar primero?
La carpeta Empresa. Licencias, seguros y documentos de constitución son lo que más piden aseguradoras, clientes, bancos y oficinas de permisos, y lo más difícil de reponer.
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