Llevar la contabilidad es registrar cada dólar que entra y sale del negocio, por categorías, para saber si estás ganando dinero y para que tu contador pueda presentar tus impuestos. Al terminar esta lección tendrás una lista de categorías para un negocio de oficio, una rutina semanal de 30 minutos, una lista para el cierre de mes, la costumbre de apartar dinero para impuestos y una lista de qué preguntarle y mandarle a tu contador.
Esta lección es una introducción, no asesoría fiscal. Cubre lo que debes tener en cuenta como negocio nuevo. Tu contador decide cómo deben organizarse tu contabilidad y tus impuestos, según la estructura de tu negocio y tu estado.
Antes de empezar: la preparación
- Una cuenta bancaria y una tarjeta solo para el negocio. Separar las finanzas personales y del negocio explica cómo.
- Un programa de contabilidad, conectado a esa cuenta, para que los movimientos entren solos. Pregúntale a tu contador con qué programa trabaja; les ahorra tiempo a los dos.
- Una sola forma de capturar recibos el día que los recibes (mira cómo organizar los documentos de tu negocio).
- Pregúntale a tu contador qué método contable usar. Con el método de caja, los ingresos cuentan cuando te pagan y los gastos cuando pagas; con el de devengo, cuando facturas y cuando te facturan. Tu contador elige el que te conviene.
Categorías para un negocio de oficio
Tu contador puede ajustarlas, pero una lista sencilla separa los costos del trabajo de los gastos generales, que es lo que te dice si tus precios funcionan (costos fijos y variables).
| Grupo | Categorías |
|---|---|
| Ingresos | Ingresos por trabajos · Visitas de servicio · Planes de mantenimiento |
| Costos del trabajo (cambian con cada trabajo) | Materiales · Subcontratistas · Renta de equipo · Permisos · Desecho y cuotas de basurero |
| Gastos generales (se pagan trabajes o no) | Seguros · Pagos del vehículo · Combustible · Reparaciones del vehículo · Teléfono · Software · Contabilidad y asuntos legales · Licencias y cuotas · Marketing · Herramientas por debajo del límite que tu contador use para deducirlas de una vez · Oficina y almacén · Comisiones bancarias y de tarjeta |
| No son gastos | Tu pago o retiros como dueño · Transferencias entre tus propias cuentas · El capital de un préstamo · El impuesto sobre ventas cobrado (si tu estado grava tu trabajo) · Depósitos de clientes por trabajo aún no hecho (pregúntale a tu contador cómo registrarlos) |
Mantén la lista corta. Veinte categorías bien usadas valen más que sesenta adivinadas.
La rutina semanal de 30 minutos
El mismo día cada semana:
- Categoriza cada movimiento nuevo en tu programa de contabilidad.
- Cuadra los recibos con los movimientos de la tarjeta y el banco. Un movimiento sin recibo lleva una nota: qué fue y para qué trabajo.
- Asigna los costos al trabajo al que pertenecen, para ver la ganancia de cada trabajo.
- Revisa las facturas abiertas: quién te debe y quién va atrasado. Manda recordatorios.
- Registra los pagos recibidos en efectivo o con cheque, y deposítalos.
El cierre de mes
En la primera semana de cada mes, para el mes anterior:
- Concilia cada cuenta: el saldo en tu programa coincide con los estados de cuenta del banco y la tarjeta.
- Revisa el estado de resultados: ingresos, costos del trabajo, gastos generales, ganancia.
- Revisa la ganancia de cada trabajo terminado: lo que cotizaste contra lo que realmente costó.
- Aparta el dinero de impuestos en una cuenta de ahorro separada (siguiente sección).
- Guarda los estados de cuenta en la carpeta Dinero del año.
- Anota una pregunta para tu contador, en lugar de adivinar.
Aparta dinero para impuestos
Nadie te retiene impuestos de los ingresos de tus trabajos, así que te toca a ti. Dos datos del IRS que debes conocer como propietario único:
- Declaras los ingresos o pérdidas del negocio en el Anexo C, que se usa para declarar los ingresos o pérdidas de un negocio que operaste como propietario único.
- Además del impuesto sobre la renta, el IRS dice que la tasa del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es del 15.3% (IRS, en inglés), y aplica si tus ganancias netas por cuenta propia fueron de $400 o más.
También puede que tengas que pagar impuestos estimados durante el año, en general si esperas deber $1,000 o más de impuestos al presentar tu declaración. Las fechas están en impuestos, plazos y renovaciones.
La costumbre: cada vez que un cliente te pague, pasa un porcentaje fijo a una cuenta de ahorro solo para impuestos. Pregúntale a tu contador qué porcentaje usar; depende de tus ingresos, tu estado y tus deducciones. No adivines bajo.
Ejemplo
Tu contador te sugiere 25% para tu situación. Un cliente paga una factura de $1,755.
$1,755 × 0.25 = $438.75 pasan a la cuenta de impuestos ese mismo día.
Tasa solo de ejemplo: la tuya puede ser mayor o menor.
Si tu negocio es una LLC que tributa de otra forma, o una corporación S, los formularios y las reglas cambian. Tu contador te dirá cuáles aplican.
Cómo trabajar con un contador
Quién hace qué:
| Rol | Qué hace |
|---|---|
| Tú, o un tenedor de libros | Registra y categoriza los movimientos, cuadra recibos, manda facturas |
| Contador (muchas veces un CPA o un agente inscrito) | Organiza tu contabilidad, te asesora sobre estructura e impuestos, prepara y presenta declaraciones, te ayuda con los pagos estimados |
Preguntas antes de contratar a uno:
- ¿Trabaja con otros contratistas de oficios o pequeños negocios de construcción?
- ¿Qué hace usted y qué espera que haga yo?
- ¿Qué programa de contabilidad prefiere, y puede entrar directamente al mío?
- ¿Cómo cobra: por declaración, por mes o por hora?
- ¿Me va a decir cuánto apartar para impuestos y cuándo pagar los impuestos estimados?
- ¿Qué tan rápido responde preguntas durante el año?
Qué mandarle:
- Acceso a tu programa de contabilidad, o los reportes que te pida
- Estados de cuenta del banco y la tarjeta de cada cuenta del negocio
- Los formularios 1099 que recibiste, y los W-9 y pagos de quienes te prestaron servicios
- Registros de millaje o gastos del vehículo, y recibos de compras grandes
- Los pagos de impuestos estimados que hiciste, con fechas
- Tu lista de preguntas
Tu siguiente paso
Esta semana:
- Pregúntale a tu contador (o busca uno con las seis preguntas) qué programa y qué método contable usar.
- Arma tus categorías con la tabla de arriba.
- Pon la rutina semanal y el cierre de mes en tu calendario.
- Abre una cuenta de ahorro solo para impuestos y decide tu porcentaje con tu contador.
Preguntas frecuentes
¿Puedo llevar mi propia contabilidad como contratista?
Sí, con un programa de contabilidad y una rutina semanal, y un contador para la preparación inicial, la asesoría fiscal y las declaraciones. Si la rutina semanal se te sigue atrasando, un tenedor de libros puede costarte menos que los errores.
¿Cuánto debo apartar para impuestos?
Depende de tus ingresos, tu estado, la estructura de tu negocio y tus deducciones, así que pídele a tu contador un porcentaje. Recuerda que como propietario único pagas el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia (una tasa del 15.3%, según el IRS, sobre tus ganancias netas por cuenta propia) además del impuesto sobre la renta, y nadie te retiene ninguno de los dos. Tu contador calcula los montos exactos.
¿Cuál es la diferencia entre costos del trabajo y gastos generales?
Los costos del trabajo cambian con cada trabajo: materiales, subcontratistas, renta de equipo, permisos. Los gastos generales los pagas trabajes o no: seguro, vehículo, teléfono, software. Separarlos te muestra si cada trabajo deja ganancia y si tus precios cubren tus gastos generales.
Facilita la contabilidad con MotionOps
MotionOps es un software de servicio de campo para contratistas. Facturación y pagos lleva el control de quién ya pagó, el Registro de gastos en campo anota cada compra en su trabajo, y MotionOps funciona con QuickBooks Online, para que tu contabilidad empiece con menos huecos.
Mira todas las funciones o compara los planes. Cuando estés listo para tus primeros trabajos, agenda una demo de MotionOps.
Contractor Starter Hub: Lo esencial de la administración, lección 2 de 5
- Lección anterior: Cómo organizar los documentos de tu negocio de contratista: carpetas, nombres y qué guardar
- Siguiente lección: Cobra más rápido y mantén tus proyectos en ruta + plantilla gratuita
- Descarga de esta lección: Lista para la reunión con tu contador (PDF)
- Las cinco lecciones: Lo esencial de la administración
