Separar las finanzas personales y las del negocio significa que el negocio tiene su propia cuenta bancaria, su propia tarjeta y sus propios registros, y que cada dólar que se mueve entre tú y el negocio queda anotado como lo que es. Si lo organizas antes del primer trabajo, la temporada de impuestos es ordenar, no adivinar. Esta lección te da la organización en cinco pasos y una rutina semanal que la mantiene funcionando.
Esto es información general para organizar tu dinero, no asesoría fiscal ni contable. Cómo pagan impuestos tu negocio y tu pago depende de tu estructura y tu situación. Lleva las preguntas del final de esta lección a un contador.
Paso 1: Abre una cuenta bancaria del negocio
La SBA lo dice claramente: vas a necesitar una cuenta bancaria del negocio sin importar qué formas de pago elijas. Su guía para lanzar tu negocio dice que la abras en cuanto empieces a recibir o gastar dinero como negocio.
Antes de elegir un banco, haz estas preguntas:
| Pregúntale al banco | Por qué |
|---|---|
| ¿Cuánto cobran al mes, y cómo evito ese cargo? | Los cargos en una cuenta pequeña se acumulan |
| ¿Cuántas transacciones o depósitos son gratis al mes? | Algunas cuentas cobran por transacción |
| ¿Puedo depositar cheques desde el celular? | Te ahorra ir a la sucursal después de cada trabajo |
| ¿Me pueden dar una tarjeta de débito solo para compras del negocio? | Una sola tarjeta hace que funcione el paso 2 |
| ¿Puedo exportar las transacciones a un programa de contabilidad? | Te ahorra escribir cada línea después |
| ¿Qué documentos necesitan para mi estructura de negocio? | Varía según el banco y la estructura; la ruta para poner en marcha el negocio indica lo que los bancos suelen pedir, y tus papeles de licencia y registro pueden estar en la lista |
Paso 2: Una tarjeta, una regla
Usa la tarjeta del negocio solo para compras del negocio, y tu tarjeta personal solo para compras personales. Si te equivocas, que pasa, corrígelo la misma semana:
- Compra del negocio con tarjeta personal: guarda el recibo y págate desde la cuenta del negocio la misma semana. Escribe “reembolso” y la fecha del recibo en la transferencia.
- Compra personal con la tarjeta del negocio: devuélvele el dinero al negocio desde tu cuenta personal la misma semana.
Pregúntale a tu contador cómo quiere que se anoten en tus libros, para que siempre se haga igual.
La regla no es por ser ordenado. Cada transacción mezclada es una que vas a tener que explicar después.
Paso 3: Una rutina para los recibos
El IRS dice que puedes elegir cualquier sistema de registros que se adapte a tu negocio y que muestre claramente tus ingresos y gastos. Indica los documentos de respaldo que debes guardar, incluidos los registros de ingresos brutos, compras, gastos, viajes y transporte, bienes e impuestos sobre la nómina. Para los gastos, sus ejemplos incluyen comprobantes de pago, recibos de caja, estados de cuenta, recibos y estados de cuenta de tarjetas de crédito, y facturas.
Una rutina que funciona desde la camioneta:
- Toma foto de cada recibo el día que lo pagas, antes de que se borre o se vuele.
- Escribe el nombre del trabajo en el recibo, o en la nota de la foto, si el costo es de un trabajo.
- Guarda las fotos en un solo lugar: una carpeta, una app, no el carrete de tu celular.
- Guarda las facturas que mandas en el mismo sistema, numeradas en orden.
- Ponle una categoría a cada recibo. Una lista para empezar: materiales, herramientas y equipo, vehículo y combustible, seguro, licencias y permisos, subcontratistas, teléfono y software, marketing. Tu contador puede querer otras categorías; pónganse de acuerdo una vez.
- Lleva un registro de millas si usas el mismo vehículo para el trabajo y para lo personal: la fecha, el punto de salida y de llegada o las millas, y el motivo de negocio de cada viaje. El IRS incluye los gastos de viaje y transporte entre los registros que hay que guardar; pregúntale a tu contador cómo se va a manejar el uso de tu vehículo.
Cuánto tiempo guardarlos: la regla general del IRS es 3 años, con plazos más largos en algunas situaciones. Dos importan para los contratistas: los registros de impuestos sobre la nómina, al menos 4 años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, la que sea posterior, cuando tengas empleados; y para bienes como una camioneta, herramientas y equipo, el IRS dice que en general guardes los registros relacionados con esos bienes hasta que venza el plazo de prescripción del año en que te deshagas de ellos. En la práctica: guarda los recibos del equipo mientras lo tengas, y un tiempo después. Pregúntale a tu contador qué plazos se aplican a ti.
Paso 4: Anota el dinero que pones y el que sacas
Dos tipos de dinero se mueven entre tú y tu negocio, y ninguno es una venta ni un gasto normal:
- El dinero que pones (muchas veces llamado aportación del dueño): por ejemplo, tus ahorros que pasas a la cuenta del negocio para comprar equipo.
- El dinero que sacas: lo que pasas a tu cuenta personal para vivir. Según tu estructura, puede ser un retiro del dueño o un salario por nómina.
Anota cada uno como lo que es, con la fecha y el monto. Cómo se trata para efectos de impuestos depende de tu estructura de negocio, así que pregúntale a tu contador cómo anotarlos en tu caso.
Ejemplo: un negocio de limpieza compra equipo con los ahorros del dueño
El dueño pasa $1,200 de sus ahorros a la cuenta del negocio, y el negocio compra una aspiradora comercial y materiales por $1,200.
Son dos registros, no uno: aportación del dueño $1,200 y compra de equipo y materiales $1,200.
Si se anota como una sola compra sin la aportación, los libros muestran dinero que salió de la nada.
Los números son un ejemplo. La guía del presupuesto de arranque muestra cómo planear compras como esta antes de hacerlas.
Tres hábitos que lo mantienen simple:
- Págate con un calendario fijo, por ejemplo una cantidad fija cada dos semanas, en vez de sacar dinero cada vez que la cuenta parece llena. Tu contador te puede decir cómo funciona esto para tu estructura.
- Aparta dinero para impuestos antes de pagarte, en una cuenta de ahorros aparte. El IRS dice que las personas, incluidos los dueños de empresas individuales, los socios y los accionistas de corporaciones S, generalmente deben hacer pagos de impuesto estimado si esperan deber $1,000 o más al presentar su declaración, y que el impuesto estimado también cubre el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Pregúntale a tu contador qué parte de cada pago apartar y cuándo pagar.
- Trata el anticipo para materiales como el dinero de los materiales. Si un cliente te paga un anticipo para materiales, compra los materiales antes de que ese dinero se vaya a otra cosa.
Paso 5: Decide quién lleva la contabilidad
La SBA dice que consideres contratar a un contador público certificado (CPA), a un tenedor de libros o un servicio en línea, y señala que un tenedor de libros puede encargarse de las tareas básicas del día a día a un costo más bajo. Al empezar, una división común es:
| Quién | Qué hace |
|---|---|
| Tú | Recibos, facturas y la hora semanal del dinero de abajo |
| Un programa de contabilidad o un tenedor de libros | Clasificar las transacciones y cuadrarlas con el banco |
| Un contador | Preguntas de organización, impuestos, cierre del año |
Lo haga quien lo haga, los libros deben estar al día por lo menos una vez al mes. Si tienes un tenedor de libros, entrégale las mismas tres cosas cada mes: los estados de cuenta del banco y de la tarjeta, la carpeta de recibos y la lista de facturas enviadas y cobradas.
La hora semanal del dinero
Elige el mismo momento cada semana, por ejemplo el viernes en la tarde, y revisa esta lista. Es la línea de “llevar los registros” de tu plan de negocios puesta en práctica:
- Cuadra los recibos de esta semana con las transacciones del banco y de la tarjeta
- Manda las facturas de cada trabajo terminado esta semana
- Da seguimiento a cada factura vencida
- Revisa el saldo contra las cuentas de las próximas cuatro semanas
- Pasa el dinero apartado para impuestos a su cuenta de ahorros
- Págate, si es semana de pago
Una vista sencilla del efectivo de cuatro semanas hace que el cuarto punto tome dos minutos. Decide primero el mínimo que quieres tener siempre en la cuenta; en este ejemplo son $1,500:
| Semana | Efectivo al inicio | Lo que entra (facturas por cobrar) | Lo que sale (cuentas, pago del dueño, impuestos apartados) | Efectivo al final |
|---|---|---|---|---|
| 1 | $3,000 | $2,400 | $1,800 | $3,600 |
| 2 | $3,600 | $0 | $2,500 | $1,100 |
| 3 | $1,100 | $3,200 | $900 | $3,400 |
| 4 | $3,400 | $1,500 | $2,600 | $2,300 |
Números de ejemplo. La semana 2 es la que hay que vigilar: no entra nada y el saldo termina en $1,100, por debajo del mínimo de $1,500. Verlo al inicio de la semana 1 te da una semana para cobrar una factura que vence, pedir un anticipo en el siguiente trabajo o pasar una compra a la semana 3.
Preguntas para tu contador
- Con mi estructura de negocio, ¿cómo debo anotar el dinero que pongo y el que saco?
- ¿Qué parte de cada pago debo apartar para impuestos, y cuándo vencen los pagos?
- ¿Qué registros quieres que te dé, cada cuánto y en qué formato?
- ¿De qué compras debo guardar comprobantes adicionales, como herramientas, equipo y el uso del vehículo?
- ¿Con qué programa de contabilidad trabajas?
- ¿Qué debo tener listo antes de nuestra reunión de fin de año?
Tu siguiente paso
Esta semana:
- Hazles a dos bancos las preguntas del paso 1 y abre la cuenta del negocio.
- Define un solo lugar para las fotos de los recibos y toma foto de cada recibo del negocio de aquí en adelante.
- Anota como aportación del dueño el dinero que ya hayas puesto en el negocio.
- Pon la hora semanal del dinero en tu calendario, el mismo día y a la misma hora cada semana.
- Agenda una primera reunión con un contador y lleva las preguntas de arriba.
Preguntas frecuentes
¿Necesito una cuenta bancaria aparte si tengo una empresa individual?
La SBA dice que vas a necesitar una cuenta bancaria del negocio sin importar qué formas de pago elijas, y que la abras en cuanto empieces a recibir o gastar dinero como negocio. Una cuenta aparte también mantiene limpios los registros del negocio, sea cual sea tu estructura.
¿Qué es un retiro del dueño?
El dinero que sacas del negocio para ti. Si se llama retiro o salario, y cómo paga impuestos, depende de tu estructura de negocio. Anota cada transferencia con la fecha y el monto, y pregúntale a tu contador cómo tratarla.
¿Cuánto debo apartar para impuestos?
Depende de tus ingresos, tu estructura y tu estado. El IRS dice que las personas, incluidos los dueños de empresas individuales, los socios y los accionistas de corporaciones S, generalmente deben hacer pagos de impuesto estimado si esperan deber $1,000 o más al presentar su declaración. Pídele a tu contador un porcentaje para apartar de cada pago, y pásalo a una cuenta aparte cada semana.
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Contractor Starter Hub: Inicia tu negocio de contratista, lección 4 de 5
- Lección anterior: Requisitos de licencia para contratistas: licencias, permisos, seguros y fianzas, explicados
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- Las cinco lecciones: Inicia tu negocio de contratista
