Una fecha olvidada es una de las formas más fáciles de pagar una multa o perder trabajo sin necesidad: un pago de impuestos estimados que no hiciste, una licencia vencida, un 1099 enviado tarde. Al terminar esta lección tendrás un solo calendario con las fechas federales de impuestos, tus propias fechas de renovación, recordatorios antes de cada una y una lista de cierre de año para tu contador.
Esta lección es una introducción, no asesoría fiscal ni legal. Las fechas federales de abajo son del IRS y aplican a personas físicas, incluidos los propietarios únicos. Tu estado, tu ciudad, la estructura de tu negocio y tu oficio agregan sus propias fechas. Confirma tu lista completa con tu contador y tu junta de licencias.
Las fechas federales para un propietario único
| Fecha | Qué | Fuente |
|---|---|---|
| 15 de enero | Pago de impuestos estimados del 1 de septiembre al 31 de diciembre del año anterior | IRS (en inglés) |
| 31 de enero | Formulario 1099-NEC a cada persona a la que le pagaste por servicios, y presentado ante el IRS (mira abajo) | Instrucciones del IRS (en inglés) |
| 15 de abril | Tu declaración de impuestos personal, con el Anexo C del negocio, y el pago de impuestos estimados del 1 de enero al 31 de marzo | IRS |
| 15 de junio | Pago de impuestos estimados del 1 de abril al 31 de mayo | IRS |
| 15 de septiembre | Pago de impuestos estimados del 1 de junio al 31 de agosto | IRS |
Según el IRS, si la fecha de un pago de impuestos estimados cae en sábado, domingo o día festivo oficial, el pago llega a tiempo si lo haces el siguiente día que no sea sábado, domingo ni festivo.
Quién paga impuestos estimados: en general, las personas físicas, incluidos los propietarios únicos, que esperan deber $1,000 o más de impuestos al presentar su declaración (IRS, en inglés). Tu contador te dirá si te toca y cuánto. Págalo de la cuenta de ahorro para impuestos que se explica en contabilidad para contratistas.
Cómo pagar: según el IRS, puedes pagar desde tu cuenta en línea, con Direct Pay desde tu cuenta bancaria, por teléfono o desde tu celular con la app del IRS. Su página de pagos (en inglés) muestra todas las opciones. Guarda el comprobante de cada pago en tu carpeta Dinero.
Muchos estados también tienen su propio impuesto estimado sobre la renta, con sus propias fechas; pregúntale a tu contador si el tuyo aplica.
Si tu negocio es una sociedad, una corporación S o una corporación, o tienes empleados, hay otros formularios y fechas. Pídele a tu contador esa lista.
Los 1099 para las personas a las que pagas
Si le pagas a un subcontratista o a otro negocio por servicios, puede que tengas que mandarle un formulario 1099-NEC. El IRS indica usar el formulario 1099-NEC para declarar la compensación a no empleados (IRS, en inglés). Para los pagos hechos en 2026, las instrucciones del IRS indican declarar la compensación a no empleados de $2,000 o más (el límite era menor en años anteriores), y que debes entregar el formulario al beneficiario y presentarlo ante el IRS a más tardar el 31 de enero.
Lo que hace fácil el mes de enero:
- Pide un formulario W-9 a cada subcontratista antes de pagarle la primera vez. Te da su nombre legal y su número de identificación fiscal.
- Págales desde la cuenta del negocio, nunca en efectivo sin un registro.
- Lleva un total por persona durante el año.
- A principios de enero, manda los totales y los W-9 a tu contador, o preséntalos tú si ya te enseñaron cómo.
Algunos pagos, como los que haces a la mayoría de las corporaciones o con tarjeta, quizás no necesiten un 1099 de tu parte. Tu contador sabrá cuáles.
Tus propias fechas de renovación
Son distintas para cada negocio. Busca cada fecha una vez, anótala y ponla en el calendario:
| Renovación | Dónde encontrar la fecha |
|---|---|
| Licencia de contratista o de oficio | Tu licencia, o la búsqueda de la junta de licencias de tu estado |
| Educación continua para tu licencia, si se requiere | Tu junta de licencias |
| Licencia de negocio local | Tu ciudad o condado |
| Registro estatal del negocio o informe anual (LLC y corporaciones) | La secretaría de estado |
| Seguro de responsabilidad general y otras pólizas | La página de declaraciones de tu póliza |
| Seguro de compensación laboral, si tienes empleados | Tu póliza |
| Fianza de contratista, si se requiere | Los documentos de tu fianza |
| Registro del vehículo y seguro de auto comercial | La tarjeta de registro; tu póliza de auto |
| Declaraciones de impuesto sobre ventas, si tu estado grava tu trabajo | El departamento de impuestos de tu estado |
| Certificaciones del oficio que vencen | La organización que certifica |
| Dominio y hospedaje del sitio web | Tu proveedor de dominio |
Pon recordatorios antes de cada fecha
Una fecha en el calendario solo sirve si la ves a tiempo:
- 60 días antes de cada renovación: pide cotizaciones o documentos, y revisa la educación continua.
- 14 días antes de cada fecha de impuestos: revisa la cuenta de ahorro para impuestos y confirma el monto con tu contador.
- El día anterior: paga o presenta.
Ponlos todos en el calendario que ya usas cada día, no en una app aparte que vas a olvidar.
Lista de cierre de año para tu contador
A principios de enero, mándale a tu contador:
- Los reportes de tu contabilidad del año, o acceso a tu programa, con cada cuenta conciliada al 31 de diciembre
- Los estados de cuenta del banco y la tarjeta de cada cuenta del negocio
- Cada 1099 que recibiste (por ejemplo, de plataformas o de clientes comerciales)
- Los totales y los W-9 de todos a quienes les pagaste por servicios
- Los pagos de impuestos estimados que hiciste, con fechas y montos
- Los registros de millaje o gastos del vehículo, y los recibos de equipo y otras compras grandes
- Tus preguntas, y cualquier cambio del próximo año (contratar, un vehículo nuevo, una nueva estructura)
Las deducciones las decide tu contador; las deducciones fiscales que no debes perderte es una lista para llevar a la conversación.
Tu siguiente paso
Esta semana:
- Pon las cinco fechas federales en tu calendario para los próximos 12 meses, con un recordatorio 14 días antes de cada una.
- Llena la tabla de renovaciones con tus propias fechas, y pon un recordatorio 60 días antes de cada una.
- Pregúntale a tu contador si tienes que pagar impuestos estimados, cuánto, y qué otras fechas aplican para ti.
- Pide un W-9 a cada subcontratista al que le hayas pagado este año.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo vencen los impuestos estimados para contratistas?
Para personas físicas, incluidos los propietarios únicos, el IRS indica el 15 de abril, el 15 de junio, el 15 de septiembre y el 15 de enero del año siguiente. Si una fecha cae en fin de semana o día festivo oficial, el pago llega a tiempo el siguiente día hábil. Tu contador te dirá si te toca pagar y cuánto.
¿Tengo que mandar 1099 a mis subcontratistas?
Si le pagaste a alguien por servicios para tu negocio, puede que tengas que mandarle un formulario 1099-NEC a más tardar el 31 de enero. Para los pagos hechos en 2026, el límite del IRS es de $2,000. Pide un W-9 antes del primer pago y pregúntale a tu contador qué pagos necesitan un 1099.
¿Qué pasa si se vence mi licencia de contratista?
Depende de tu estado. Trabajar sin una licencia vigente donde se requiere puede traer multas, y en algunos estados puede afectar tu derecho a cobrar el trabajo; tu junta de licencias te puede decir las reglas donde trabajas. Revisa tu fecha de renovación y la educación continua con tu junta de licencias, y pon un recordatorio 60 días antes.
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Contractor Starter Hub: Lo esencial de la administración, lección 4 de 5
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