Un proceso de ventas en construcción es el camino que sigue cada prospecto desde el primer contacto hasta un trabajo firmado, con un responsable, un plazo y una meta clara para cada etapa. Cuando el dueño vende cada trabajo, el proceso es lo que el dueño se acuerde de hacer. En cuanto entran una coordinadora de oficina, estimadores o un vendedor, el proceso tiene que estar por escrito, o los prospectos se quedan detenidos en las entregas entre ellos y las propuestas salen sin que nadie les dé seguimiento.
Esta lección te muestra las etapas con responsables y plazos, las entregas donde se pierden más tratos, cómo darle un solo responsable a cada propuesta abierta, los números que muestran dónde tiene fugas tu embudo de ventas y una revisión semanal del embudo de 30 minutos.
Dónde pierde tratos un embudo que lleva el equipo
Los tratos se pierden por precio, y también se pierden en los huecos:
- un prospecto que llegó el viernes y no recibió respuesta hasta el martes
- una visita de obra sin fecha para la propuesta, así que tardó dos semanas
- una propuesta que se mandó por correo y nunca se platicó con el cliente
- un seguimiento que cada persona creía que estaba haciendo otra
- un trabajo firmado que se quedó parado una semana porque operaciones no sabía que se había vendido
Cada uno es un problema de entrega, del mismo tipo que el curso de flujo de trabajo arregla del lado de la ejecución. El arreglo también es el mismo: un responsable por etapa, una meta clara y un plazo.
Las etapas, con responsables y plazos
Puestos y plazos de ejemplo; define los tuyos:
| Etapa | Responsable | Terminada cuando | Plazo |
|---|---|---|---|
| 1. Prospecto nuevo | Coordinadora de oficina | Alguien ya habló con el cliente | El mismo día hábil |
| 2. Calificado | Coordinadora de oficina | Calificado como sí, tal vez o no; visita agendada o prospecto cerrado | En la primera llamada |
| 3. Visita de obra | Estimador | Resumen de la visita escrito, revisión de la propuesta agendada | Visita en 5 días hábiles; resumen en 24 horas |
| 4. Propuesta | Estimador | Propuesta enviada y revisada con quienes deciden | En 3 días hábiles después de la visita |
| 5. Seguimiento | Responsable de la propuesta (estimador o vendedor) | Firmada, rechazada o cerrada como perdida | Secuencia de abajo; cerrada 30 días después del envío si no hay respuesta |
| 6. Ganado | Coordinadora de oficina | Anticipo recibido, trabajo entregado a operaciones | En 2 días hábiles después de la firma |
| 7. Perdido | Responsable de la propuesta | Motivo registrado | El mismo día |
Dos reglas lo mantienen unido:
- Cada prospecto y cada propuesta abierta tiene exactamente un responsable, una persona, no “ventas” ni “la oficina”.
- Cada prospecto tiene un siguiente paso con fecha. Un prospecto sin siguiente paso es un prospecto que nadie está trabajando.
El embudo de ventas del remodelador muestra las mismas etapas comprimidas en un calendario de 7 días.
Las entregas: lo que necesita cada persona
| Entrega | De → a | Lo que debe estar en el registro del prospecto |
|---|---|---|
| Calificado → visita | Oficina → estimador | Notas de la llamada, calificación del prospecto, rango de presupuesto que se habló, quién decide, fotos que mandó el cliente |
| Visita → propuesta | Estimador → quien pone el precio (a menudo la misma persona) | Resumen de la visita: objetivos, lo indispensable, medidas, fotos, riesgos |
| Propuesta → seguimiento | Estimador → responsable de la propuesta (si es otra persona) | Lo que se habló en la revisión de la propuesta, objeciones, fecha de decisión |
| Ganado → operaciones | Ventas → coordinadora de oficina / gerente de proyecto | Propuesta firmada, anticipo, todo lo que se le prometió al cliente, ventana de inicio preferida |
La última entrega puede causar problemas después de la venta: una promesa hecha en ventas (“vamos a proteger la duela del pasillo”) que nunca llega a la cuadrilla. La lista de verificación para la entrega del trabajo la cubre a detalle.
Dale al seguimiento un responsable y una secuencia
En un embudo que lleva el equipo, el seguimiento se pierde fácil, porque es fácil que cada quien suponga que otro lo está haciendo. Dale a cada propuesta enviada un responsable y una secuencia fija:
| Cuándo | Qué |
|---|---|
| Día 0 | Revisa la propuesta con quienes deciden, en persona o por video. Acuerden una fecha de decisión |
| Día 2 | Mensaje corto: “¿Te quedó alguna pregunta después de revisarla?” |
| Día 5–7 | Llamada. Pregunta qué falta por decidir; ajusta las opciones si hace falta |
| Fecha de decisión | Llamada: “Me comentaste que ibas a decidir esta semana. ¿Cómo vas?” |
| Día 21 | Mensaje: “¿La mantengo abierta o cambiaron tus planes?” |
| Día 30 | Ciérrala como perdida si no hay respuesta, y registra el motivo como “sin respuesta” |
Tiempos de ejemplo; ajústalos a tu ciclo de ventas. Los trabajos más grandes con trabajo de diseño tardan más; los trabajos pequeños avanzan más rápido. Para plantillas de llamada, mensaje de texto y correo, mira la secuencia de seguimiento de estimados.
Registra por qué ganas y por qué pierdes
Cada propuesta cerrada recibe un motivo de una lista fija:
- Ganada: precio, confianza/recomendación, rapidez, opciones, diseño, disponibilidad
- Perdida: precio, tiempos, eligió a otro contratista (y por qué, si se sabe), proyecto cancelado, sin respuesta, al final no era buen candidato
Una lista fija importa. El texto libre (“el cliente se fue con otro”) no se puede contar. Después de unos meses, la lista muestra patrones: pérdidas por precio contra un competidor en un tipo de trabajo, o ganancias sobre todo donde sacaste la propuesta rápido.
Encuentra dónde tiene fugas el embudo
Cuenta cada etapa del último mes o trimestre. Números de ejemplo, inventados:
| Etapa | Cantidad | Conversión |
|---|---|---|
| Prospectos | 80 | |
| Calificados como sí | 44 | 55% de los prospectos |
| Visitas de obra hechas | 40 | 91% de los prospectos calificados como sí |
| Propuestas enviadas | 28 | 70% de las visitas |
| Firmadas | 9 | 32% de las propuestas |
La tasa de cierre es el número más bajo en este ejemplo, pero la primera fuga que hay que revisar es de visitas a propuestas: 12 visitas nunca se convirtieron en propuesta, y cada una ya le costó tiempo a un estimador. Revisar esas 12 puede mostrar estimadores demasiado ocupados para escribirlas, visitas a trabajos que no se calificaron bien o clientes que dejaron de responder después de la visita porque no se agendó nada. Cada caso se arregla de forma distinta.
Mide también cuánto tiempo tarda cada etapa. Los días de la visita a la propuesta son un número que tu propio equipo controla.
Haz una revisión semanal del embudo de 30 minutos
El mismo día cada semana, con todos los que son responsables de prospectos o propuestas:
- Prospectos nuevos (5 minutos): cuántos, de dónde, cuántos se calificaron como sí.
- Pendientes atorados (10 minutos): cada prospecto o propuesta que pasó su plazo o no tiene siguiente paso. Cada uno recibe un siguiente paso, un responsable y una fecha.
- Propuestas grandes abiertas (10 minutos): las más grandes. ¿Cuál es la fecha de decisión? ¿Qué le falta todavía al cliente?
- Ganadas, perdidas y capacidad (5 minutos): qué se cerró y por qué, y si el trabajo firmado cabe en el calendario de las cuadrillas. Si la cartera de trabajos firmados está llena para los próximos dos meses, ventas tiene que saberlo antes de prometer fechas de inicio.
Apégate a la lista. La estrategia a detalle de cada trato va después, entre las personas involucradas.
Tu siguiente acción
- Escribe tus etapas con un responsable, un “terminada cuando” y un plazo para cada una.
- Revisa cada propuesta abierta y dale un responsable y un siguiente paso con fecha.
- Empieza la revisión semanal del embudo esta semana.
- Agrega una lista fija de motivos de ganar o perder y úsala en cada propuesta cerrada.
Plantilla gratis: una secuencia de tres correos para dar seguimiento a un presupuesto está en la biblioteca de plantillas para contratistas.
Qué revisar cada semana:
- Prospectos y propuestas que pasaron su plazo
- Días de la visita de obra a la propuesta
- Tasa de cierre, y los principales motivos de ganar o perder de este mes
Siguiente lección: conecta el marketing, las ventas y la capacidad de ejecución, empezando por medir de dónde vienen tus prospectos.
Dónde ayuda MotionOps
En MotionOps, el prospecto, la visita y la propuesta comparten un solo registro:
- Smart Search y Client Profile: una sola base de datos de prospectos y clientes, con propuestas activas, órdenes de trabajo y contactos a la vista.
- On Site Assessment: agenda y da seguimiento a las visitas de obra, y luego convierte las visitas terminadas en propuestas.
- Online & In-person Approvals: manda propuestas para aprobación a distancia, o recibe una aprobación firmada en persona.
- Customer Text Messaging (SMS): manda propuestas y recordatorios por correo o por mensaje de texto.
- Salesperson Tracking: registra al vendedor de cada trabajo.
- Team Reports: tablas de posiciones para gerentes de cuenta, gerentes de proyecto y técnicos.
Mira los planes y precios, o agenda una demo de MotionOps.
Contractor Scaler Hub: Un proceso de ventas que tu equipo pueda llevar, lección 4 de 5
- Lección anterior: Proceso de estimación en construcción: usa el historial de tus trabajos para que cada estimador llegue al mismo número
- Siguiente lección: Seguimiento del origen de prospectos para contratistas: qué marketing realmente consigue trabajos
- Descarga de esta lección: Guía de seguimiento de propuestas (PDF)
- Las cinco lecciones: Un proceso de ventas que tu equipo pueda llevar
