El seguimiento del origen de prospectos consiste en registrar de dónde vino cada prospecto y luego seguirlo hasta el final: si se convirtió en una visita de obra, en una propuesta, en un trabajo firmado y por cuántos ingresos. Contar prospectos por origen no basta. El origen que manda más llamadas no siempre es el que consigue más trabajo, y un contratista en crecimiento gasta dinero real y horas de estimador en cada origen.
Esta lección te muestra cómo armar una lista de orígenes que todo tu equipo use igual, las columnas que necesita una hoja de cálculo de seguimiento de prospectos, cómo leer un reporte por origen y cómo subir o bajar el marketing según lo que tus cuadrillas realmente pueden entregar.
Por qué “¿cuántos prospectos conseguimos?” es la pregunta equivocada
Un prospecto cuesta dinero conseguirlo y tiempo trabajarlo: la primera llamada, la visita de obra, la propuesta, el seguimiento. Un origen que manda 60 prospectos y 3 trabajos puede costar más, en dinero y en horas de estimador, que un origen que manda 12 prospectos y 5 trabajos.
Para comparar orígenes de forma justa, tienes que seguir cada prospecto más allá de la primera llamada. Eso solo funciona si el origen se registra desde el inicio, y de la misma forma por todos.
Paso 1: Define una sola lista de orígenes
Elige de 8 a 12 orígenes que cubran de dónde vienen realmente tus prospectos. Lista de ejemplo:
- Perfil de Empresa de Google
- Sitio web (te encontró en una búsqueda)
- Google Ads
- Servicio de prospectos (una línea por cada servicio que pagas)
- Referido: cliente anterior
- Referido: negocio socio (diseñador, agente inmobiliario, proveedor, otro oficio)
- Cliente recurrente
- Letrero en obra o camioneta
- Redes sociales
- Feria del hogar o evento
- Otro (con una nota)
Reglas que la mantienen limpia:
- Un origen por prospecto: dónde supo de ti por primera vez. Si un referido después te buscó en Google, es un referido.
- Se registra en el primer contacto, quien atienda la llamada o lea el formulario. Un campo obligatorio, no opcional.
- Pregunta y luego verifica. “¿Cómo supo de nosotros?” en cada llamada. Si el prospecto llegó por un formulario, un anuncio o un servicio de prospectos, el origen ya se conoce.
- Ningún origen nuevo sin una decisión. Doce formas de escribir “Google” vuelven inútil el reporte.
Paso 2: Sigue cada prospecto hasta el final
Una fila por prospecto. Si usas una hoja de cálculo, estas son las columnas:
| Columna | Ejemplo |
|---|---|
| Fecha de recepción | 3 de oct. |
| Cliente | J. Rivera |
| Origen | Referido: cliente anterior |
| Tipo de trabajo | Baño |
| Calificado (sí / tal vez / no) | Sí |
| Fecha de la visita de obra | 7 de oct. |
| Monto de la propuesta | $34,500 |
| Resultado | Ganado / perdido / abierto |
| Monto ganado | $34,500 |
| Motivo de pérdida | (de tu lista fija) |
| Responsable | Nombre del estimador |
El origen sale del Paso 1; las columnas de calificación y resultado salen de las lecciones anteriores de este curso. El seguimiento de prospectos las pone en una sola fila, para poder contarlas por origen.
Paso 3: Lee el reporte por origen
Una vez al mes, o una vez por trimestre si tu volumen es bajo, suma las filas por origen. Las cifras de un trimestre, inventadas para mostrar el método:
| Origen | Prospectos | Propuestas | Ganados | Ingresos | Gasto | Tasa de cierre | Costo por trabajo ganado |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Servicio de prospectos | 60 | 14 | 3 | $96,000 | $4,200 | 21% | $1,400 |
| Google Ads | 30 | 12 | 4 | $132,000 | $3,600 | 33% | $900 |
| Perfil de Empresa de Google | 22 | 10 | 4 | $118,000 | solo tiempo | 40% | n/a |
| Referido: cliente anterior | 12 | 9 | 5 | $176,000 | $500 (regalos de agradecimiento) | 56% | $100 |
| Referido: socio | 8 | 6 | 3 | $141,000 | solo tiempo | 50% | n/a |
| Cliente recurrente | 6 | 5 | 4 | $58,000 | nada | 80% | n/a |
| Total | 138 | 56 | 23 | $721,000 | $8,300 | 41% |
Aquí la tasa de cierre es ganados ÷ propuestas.
Lo que dice:
- El servicio de prospectos manda más prospectos y tiene la tasa de cierre más baja (21%): 20 prospectos por cada trabajo ganado. También es el que más tiempo de estimador consume: 14 propuestas para 3 trabajos ganados. Suponiendo 3 horas por visita y propuesta, son unas 42 horas de estimación por $96,000 de trabajo.
- Los referidos mandan una fracción de los prospectos y una buena parte de los ingresos, con una tasa de cierre más alta y trabajos más grandes.
- Google Ads cuesta menos por trabajo ganado que el servicio de prospectos en este ejemplo.
La decisión no es automáticamente “deja el servicio de prospectos”. Puede ser el único origen que llena un mes flojo. Pero ya no es una suposición: puedes ponerle un tope, cambiar los tipos de trabajo que aceptas de él o poner ese dinero en pedirle un referido a cada cliente contento.
Agrega la utilidad bruta por origen una vez que tengas el costeo de trabajos en marcha. Un origen que trae trabajos grandes con márgenes delgados vale menos de lo que sugieren sus ingresos.
Paso 4: Ajusta el marketing a la capacidad de tus cuadrillas
El marketing, las ventas y la ejecución tienen que moverse juntos. Los prospectos que no puedes programar en tres meses pueden convertirse en propuestas perdidas y clientes frustrados. Una agenda vacía el próximo mes es un costo que puedes ver venir en la cartera de trabajos firmados.
Usa tu cartera de trabajos firmados, el trabajo firmado que aún no se hace, medido en semanas-cuadrilla, para fijar reglas simples. Reglas de ejemplo; fija las tuyas:
| Cartera de trabajos firmados | Qué hacer con el marketing |
|---|---|
| Más de 10 semanas-cuadrilla | Pausa o recorta los orígenes pagados para los tipos de trabajo que están llenos. Da fechas de inicio realistas en cada propuesta |
| De 6 a 10 semanas-cuadrilla | Mantén el gasto estable. Empuja los tipos de trabajo con la mejor utilidad bruta por hora de cuadrilla |
| Menos de 6 semanas-cuadrilla | Sube el origen pagado con el menor costo por trabajo ganado. Da seguimiento a cada propuesta abierta. Contacta a clientes anteriores |
Revisa la cartera de trabajos firmados en la revisión semanal del embudo de ventas, y el reporte completo por origen en el tablero mensual de KPIs. Así el gasto en marketing sigue tu capacidad y no la costumbre.
Tu siguiente acción
- Escribe tu lista de orígenes y haz del origen un campo obligatorio en todo lugar donde se registren prospectos.
- Pregunta “¿Cómo supo de nosotros?” en cada primera llamada a partir de hoy.
- Llena el origen de los trabajos ganados de los últimos tres meses, hasta donde puedas.
- Corre el primer reporte por origen a fin de mes y fija tus reglas de capacidad.
Herramienta gratis: la Hoja de seguimiento del origen de prospectos arma el reporte de origen a partir de tu lista de prospectos.
Qué revisar:
- Trabajos ganados, ingresos y costo por trabajo ganado por origen
- Prospectos sin origen registrado (ese número debería estar cerca de cero)
- Cartera de trabajos firmados en semanas-cuadrilla frente a tus reglas de marketing
Siguiente curso: forma un equipo que pueda hacerse responsable: contratación, incorporación y jefes de cuadrilla.
El kit del curso
Llegaste al final de Un proceso de ventas que tu equipo pueda llevar. El kit del curso (PDF) tiene una hoja de trabajo para cada una de sus cinco lecciones en un solo archivo, en el orden de las lecciones, lista para imprimir o llenar en el teléfono. Viene con una hoja de cálculo: la Hoja de seguimiento del origen de prospectos.
Dónde ayuda MotionOps
En MotionOps, el origen se queda con el prospecto, así que puedes ver los ingresos por origen:
- Lead Source Tracking: crea y administra tus propios orígenes de prospectos y sigue de dónde vienen.
- Lead Source Breakdown: analíticas sobre tus distintos orígenes de prospectos.
- Revenue by Lead Source: ve cuántos ingresos trae cada origen.
- Connect with 7000+ apps: sincroniza y automatiza el seguimiento de prospectos con Zapier.
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Contractor Scaler Hub: Un proceso de ventas que tu equipo pueda llevar, lección 5 de 5
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