Un pronóstico de flujo de caja de 13 semanas lista, semana a semana durante el próximo trimestre, el efectivo que esperas que entre, el efectivo que esperas que salga y el saldo en el banco al final de cada semana. Lo actualizas cada semana. Para un contratista responde la pregunta que tu estado de resultados no puede responder: ¿habrá suficiente dinero en la cuenta el viernes que toca pagar la nómina?
Crecer hace esa pregunta más difícil. Una cuadrilla nueva, un trabajo más grande o una camioneta nueva cuestan efectivo semanas antes de traer algo de vuelta. Esta lección te muestra cómo armar el pronóstico, un ejemplo resuelto de sumar una cuadrilla y cómo usarlo para decidir cuándo y cómo crecer.
Por qué la utilidad no es efectivo
Un trabajo puede dejar utilidad y aun así dejarte corto de efectivo durante semanas. Le pagas a la cuadrilla cada semana, compras materiales antes de que empiece el trabajo y les pagas a los proveedores según sus plazos. El cliente paga por etapas, al final o 30 días después de la factura.
Un negocio rentable puede quedarse sin efectivo en ese hueco. Cómo dejar de financiar las remodelaciones de tus clientes explica cómo hacer ese hueco más chico con anticipos, calendarios de pago y plazos con proveedores, además de una revisión rápida del efectivo cada semana. El pronóstico de 13 semanas es el siguiente paso: te muestra el hueco antes de que pase, para que puedas planear alrededor de él.
Por qué 13 semanas
Trece semanas son un trimestre. Es tiempo suficiente para ver lo que hunde un mes: un pago trimestral de impuestos, una temporada baja, los materiales de un trabajo grande, las semanas antes del primer pago que trae una cuadrilla nueva. Y es lo bastante corto para pronosticar por semana con información real: trabajos firmados, trabajo agendado, cuentas conocidas. Más allá de tres meses, un pronóstico semana a semana se vuelve adivinanza.
Qué va en el pronóstico
Una fila por concepto, una columna por semana:
| Concepto | Qué va ahí |
|---|---|
| Saldo inicial | El efectivo en el banco al inicio de la semana (semana 1: tu saldo real de hoy) |
| Entradas: anticipos | Anticipos de trabajos firmados, en la semana en que esperas recibirlos |
| Entradas: pagos parciales y finales | Los pagos de cada trabajo, según su calendario y según cuándo paga de verdad ese cliente |
| Entradas: otras | Contratos de servicio, trabajo recurrente, cualquier otra entrada |
| Salidas: nómina | Sueldos e impuestos de nómina, en tus fechas de pago |
| Salidas: materiales y proveedores | Según cuándo los necesita cada trabajo y cuándo le pagas al proveedor |
| Salidas: subcontratistas | Según los plazos que acordaste con cada uno |
| Salidas: costos fijos | Renta, seguros, vehículos, software, teléfonos, pagos de préstamos |
| Salidas: impuestos y retiros del dueño | Pagos estimados de impuestos, impuesto sobre ventas, lo que el dueño saca |
| Flujo de caja neto | Entradas − salidas |
| Saldo final | Saldo inicial + flujo de caja neto; se vuelve el saldo inicial de la semana siguiente |
| Saldo mínimo | El saldo más bajo con el que estás dispuesto a operar |
Cómo armarlo
- Empieza con el saldo de hoy en el banco. No lo que crees que tienes. El número real.
- Agrega entradas solo de trabajo firmado. Toma el calendario de pagos de cada trabajo firmado y pon cada pago en la semana en que esperas el dinero, no en la semana en que vas a facturar. Si un cliente suele pagar diez días después de la factura, ponlo diez días después. Las propuestas que todavía no están firmadas se quedan fuera del pronóstico, o van en una fila aparte de “probables” que no se suma al saldo.
- Agrega la nómina en tus fechas de pago, con los impuestos de nómina incluidos.
- Agrega los costos de cada trabajo donde los pone la agenda. Los materiales antes de que empiece el trabajo, los subcontratistas según sus plazos. Tu agenda y tu pronóstico de efectivo deben contar la misma historia.
- Agrega los costos fijos, los impuestos y los retiros del dueño en sus fechas de vencimiento. Marca los grandes: impuestos trimestrales, renovaciones de seguros, pagos anuales de software o de equipo.
- Define tu saldo mínimo. No hay un número estándar. Elige el colchón que te deje dormir tranquilo, por ejemplo dos nóminas más un mes de costos fijos, y mira qué semanas quedan por debajo.
- Actualízalo cada viernes. Cambia la semana pasada por lo que pasó de verdad, agrega una nueva semana 13 y mira qué se movió.
El paso 7 es el que hace útil el pronóstico. Después de unas semanas, las diferencias te dicen qué clientes pagan tarde, qué trabajos empiezan más tarde de lo planeado y qué costos se te siguen olvidando.
Ejemplo: sumar una tercera cuadrilla
Un contratista con dos cuadrillas planea sumar una tercera. La cuadrilla nueva empieza en la semana 3, con el enganche de una camioneta y las herramientas en la semana 2. Su primer trabajo paga un pago parcial en la semana 7. Todos los números son inventados para mostrar el método. El saldo mínimo es de $40,000.
| Semana | Entradas | Salidas | Neto | Saldo final | Notas |
|---|---|---|---|---|---|
| Inicial | $62,000 | ||||
| 1 | $31,000 | $29,000 | +$2,000 | $64,000 | |
| 2 | $24,000 | $41,000 | −$17,000 | $47,000 | Enganche de la camioneta $8,000, herramientas $3,000 |
| 3 | $28,000 | $35,500 | −$7,500 | $39,500 | Empieza la nómina de la cuadrilla nueva: por debajo del mínimo |
| 4 | $22,000 | $36,000 | −$14,000 | $25,500 | Materiales para el primer trabajo de la cuadrilla nueva |
| 5 | $30,000 | $34,000 | −$4,000 | $21,500 | |
| 6 | $26,000 | $37,500 | −$11,500 | $10,000 | Pago trimestral de impuestos estimados: el punto más bajo |
| 7 | $41,000 | $34,000 | +$7,000 | $17,000 | Primer pago parcial de la cuadrilla nueva |
| 8 | $38,000 | $33,000 | +$5,000 | $22,000 | |
| 9 | $44,000 | $35,000 | +$9,000 | $31,000 | |
| 10 | $39,000 | $34,000 | +$5,000 | $36,000 | |
| 11 | $46,000 | $36,000 | +$10,000 | $46,000 | De nuevo por encima del mínimo |
| 12 | $40,000 | $34,000 | +$6,000 | $52,000 | |
| 13 | $43,000 | $35,000 | +$8,000 | $60,000 |
Para la semana 13 el saldo casi volvió a donde empezó, y va subiendo. Pero durante ocho semanas está por debajo del mínimo, y en la semana 6 baja a $10,000, menos de un tercio de los costos de una semana normal. Basta con que un cliente pague dos semanas tarde en ese tramo para que la nómina esté en riesgo.
El pronóstico le permite al dueño cambiar el plan antes de que empiece la cuadrilla, no en la semana 6:
- Repartir el costo de la camioneta. Financiar o arrendar la camioneta en lugar de dar un enganche de $8,000, con un supuesto de $900 al mes.
- Cobrar un anticipo en el primer trabajo de la cuadrilla nueva. Un anticipo de $9,000 en la semana 3, donde las reglas de tu estado lo permitan. Consulta las leyes de anticipos para contratistas por estado.
Juntas, esas dos medidas suben el punto más bajo de la semana 6 de $10,000 a unos $26,000 (un pago del arrendamiento cae antes de la semana 6, y el anticipo se descuenta del pago final del trabajo, después de la semana 13). Eso sigue por debajo del mínimo de $40,000, así que el dueño también habla con su banco sobre una línea de crédito ahora, mientras los números se ven bien, y no a mitad de la caída. Otra opción sería empezar con la cuadrilla dos semanas más tarde, después de que entren dos pagos finales grandes.
Cuándo usar el pronóstico
Llévalo cada semana, y revísalo con más cuidado antes de cualquier decisión que gaste efectivo antes de generarlo:
- sumar una cuadrilla o una contratación con sueldo fijo
- comprar un vehículo o equipo
- tomar un trabajo grande con plazos de pago largos o muchos materiales por adelantado
- entrar a tu temporada baja
- un pago grande de impuestos o una renovación de seguro
La pregunta siempre es la misma: ¿qué le hace esto al saldo más bajo de las próximas 13 semanas?
Errores comunes
- Usar las fechas de factura en lugar de las fechas de pago. El efectivo llega cuando los clientes pagan, no cuando facturas.
- Contar las propuestas como efectivo. Solo entra el trabajo firmado.
- Olvidar los costos irregulares: impuestos trimestrales, seguros, renovaciones anuales, reparaciones de equipo.
- Armarlo una sola vez. Un pronóstico que no se actualiza cada semana ya está desactualizado en la semana 2.
- Dejar fuera los retiros del dueño. Si el dueño saca dinero, es una salida.
Tu siguiente acción
- Arma el pronóstico de las próximas 13 semanas: el saldo de hoy, el trabajo firmado por semana de pago esperada, la nómina, los costos de los trabajos, los costos fijos, los impuestos y los retiros.
- Define tu saldo mínimo y marca cada semana que quede por debajo.
- Actualízalo este viernes y cada viernes después.
- Antes de tu próxima decisión de crecimiento, agrégala al pronóstico y mira el punto más bajo.
Herramienta gratis: la Plantilla de flujo de caja de 13 semanas pasa el efectivo de cierre de cada semana a la siguiente y muestra tu punto más bajo.
Qué revisar cada semana:
- El saldo más bajo de las próximas 13 semanas, y la semana en que ocurre
- El pronóstico de la semana pasada vs. lo que pasó de verdad
- Los clientes cuyos pagos llegaron más tarde de lo pronosticado
Siguiente lección: arma un tablero de KPI mensual para elegir mejor trabajo y revisar resultados.
Dónde ayuda MotionOps
MotionOps no arma el pronóstico por ti, pero te da los números que van en él y te ayuda a cobrar antes:
- Deposit Payments: cobra anticipos antes de empezar el trabajo; se aplican automáticamente a la factura final.
- Partial Payments y Recurring Work Order & Invoices: deja que los clientes paguen una factura en partes, y define calendarios de pago recurrentes (semanales, mensuales, trimestrales o personalizados).
- Billing Metrics: ve cuántas facturas están pendientes.
- Advanced Reporting: compara los ingresos registrados y cobrados en el periodo que elijas.
- QuickBooks Online: los clientes, las facturas y los pagos se sincronizan automáticamente.
Mira los planes y precios, o agenda una demo de MotionOps.
Contractor Scaler Hub: Haz crecer la ganancia, no solo los ingresos, lección 4 de 5
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