Presupuesto vs. real compara lo que planeaste que costaría un trabajo con lo que realmente costó, línea por línea. Para un contratista, el estimado es el presupuesto: las horas de mano de obra, los materiales, los subcontratistas y los demás costos con los que le pusiste precio al trabajo. La comparación muestra qué línea se pasó, por cuánto y por qué, para que corrijas la causa en lugar de solo notar que el trabajo dejó menos de lo que debía.
Esta lección te muestra cómo convertir un estimado en el presupuesto del trabajo, registrar los costos reales en las mismas líneas, leer la variación, revisarla mientras el trabajo sigue en curso y llevar lo que aprendes al siguiente estimado. Si todavía no tienes configurado el costeo de trabajos, empieza con costeo de trabajos en construcción; esta lección parte de ahí.
Por qué los totales no bastan
“El trabajo costó $1,800 más de lo que pensábamos” no te dice qué cambiar. ¿El estimado estaba mal? ¿La cuadrilla fue lenta? ¿El cliente recibió extras que nadie cobró? ¿Subió un precio? Cada una tiene una solución distinta, y un total puede esconder las cuatro a la vez.
En una empresa que está creciendo hay una segunda razón. Cuando ya no estás en cada trabajo, el estimado es el único plan que tiene el jefe de cuadrilla. Si puede ver el presupuesto en horas para su parte del trabajo, puede manejarse con él. Si el único número es el precio del contrato, no puede.
Paso 1: Convierte el estimado en el presupuesto del trabajo
Usa las mismas líneas de costo con las que hiciste el estimado. Si el estimado dice “mano de obra de azulejo, 60 horas”, el presupuesto dice “mano de obra de azulejo, 60 horas”, no “mano de obra, $2,700”.
- Mano de obra por fase, en horas. Demolición, instalaciones preliminares, estructura, acabados, las fases que use tu oficio. Las horas son lo que un jefe de cuadrilla puede controlar; los dólares salen de ellas.
- Materiales, agrupados como los compras.
- Subcontratistas, una línea cada uno.
- Equipo, rentas y desechos.
- Otros costos directos: permisos, cargos de entrega y cualquier otra cosa que pertenezca a este trabajo.
Lleva tres columnas de presupuesto: el presupuesto original, los cambios aprobados (de órdenes de cambio firmadas) y el presupuesto revisado. Los cambios aprobados suman tanto al precio como al costo. Sin esa columna, cada orden de cambio parece un sobrecosto.
Paso 2: Registra los costos reales en las mismas líneas
La comparación solo es tan buena como los costos reales:
- Mano de obra: hojas de horas en el trabajo, idealmente por fase, a tu costo por hora con cargas (salario más impuestos de nómina, seguros y prestaciones).
- Materiales: cada recibo y factura de proveedor asignados al trabajo, incluidas las vueltas rápidas a la tienda de materiales.
- Subcontratistas: sus facturas, en su línea.
- Rentas y otros costos: en el trabajo, no en gastos generales.
Dos reglas hacen que esto funcione: los costos se cargan al trabajo el mismo día en que ocurren, y cada costo tiene una línea. Un recibo que se queda tres semanas en la camioneta, o mano de obra cargada a “tiempo de taller” porque nadie sabía de qué trabajo era, hacen que la comparación salga mal.
Paso 3: Lee la variación
Para cada línea:
- Variación ($) = real − presupuesto revisado. Un número positivo significa que te pasaste del presupuesto.
- Variación (%) = variación ÷ presupuesto revisado.
Luego escribe una oración sobre el porqué de cada línea que se pasó de forma importante. Decide de antemano qué significa “importante” para ti, por ejemplo más de 10% o más de $300 en una línea. Por debajo de eso, no le dediques tiempo.
Ejemplo: remodelación de un baño
Todos los números son inventados para mostrar el método. La mano de obra está a un costo supuesto con cargas de $45 por hora. El contrato era de $29,000. Una orden de cambio firmada agregó un circuito para piso radiante: $600 al precio y $250 al costo del electricista.
| Línea de costo | Presupuesto original | Cambios aprobados | Presupuesto revisado | Real | Variación | Por qué |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mano de obra de demolición | 24 h, $1,080 | $1,080 | 22 h, $990 | −$90 | ||
| Mano de obra de estructura y tablaroca | 30 h, $1,350 | $1,350 | 38 h, $1,710 | +$360 | Daño por agua detrás del mueble de baño, reparado sin orden de cambio | |
| Mano de obra de azulejo | 60 h, $2,700 | $2,700 | 78 h, $3,510 | +$810 | Piso en espiga estimado como colocación recta | |
| Plomería (subcontratista) | $3,200 | $3,200 | $3,200 | $0 | ||
| Electricidad (subcontratista) | $1,600 | +$250 | $1,850 | $1,850 | $0 | |
| Materiales | $8,400 | $8,400 | $9,120 | +$720 | Azulejo extra para los cortes en espiga | |
| Contenedor de basura y rentas | $650 | $650 | $650 | $0 | ||
| Costo total | $18,980 | +$250 | $19,230 | $21,030 | +$1,800 |
| Planeado | Real | |
|---|---|---|
| Precio | $29,600 | $29,600 |
| Utilidad bruta | $10,370 | $8,570 |
| Margen bruto | 35.0% | 29.0% |
Se perdieron seis puntos de margen. La vista línea por línea muestra dónde:
- $1,530 de los $1,800 tienen una sola causa: al patrón en espiga se le puso precio como a una colocación recta, así que tanto la mano de obra como el material de azulejo se pasaron. Ese es un problema de estimación. La solución es una regla de estimación para azulejo con patrón, no una plática con la cuadrilla.
- $360 son trabajo sin cobrar: un daño real, reparado sin orden de cambio. Ese es un problema de proceso. La solución es la regla de órdenes de cambio, que el jefe de cuadrilla ya tenía.
- La línea de electricidad muestra por qué importa el presupuesto revisado: comparada con el presupuesto original, parecería pasada por $250 cuando el cliente la pagó.
Paso 4: Revisa mientras el trabajo está en curso
Una comparación después de cerrar el trabajo te enseña algo para el siguiente. Una comparación durante el trabajo todavía puede salvar este.
En trabajos de más de una semana, revisa en puntos fijos, por ejemplo al final de cada fase o cada viernes. La revisión más rápida es horas usadas vs. trabajo hecho en cada fase de mano de obra:
| Fase | Horas presupuestadas | Horas usadas hasta ahora | Trabajo hecho | Señal |
|---|---|---|---|---|
| Azulejo | 60 | 42 | Más o menos la mitad | Va para unas 84 horas. Averigua por qué ahora |
Si el azulejo va a la mitad y ya se fue el 70% de las horas, todavía hay tiempo para actuar: revisa el trazo, pasa a un colocador con más experiencia o, si el alcance de verdad cambió, haz la orden de cambio antes de que el trabajo esté terminado.
Pregúntale al jefe de cuadrilla, no solo a los números. Muchas veces sabe por qué una fase se está alargando mucho antes de que las hojas de horas lo muestren.
Paso 5: Clasifica cada variación en una de cinco causas
| Causa | Cómo se ve | La solución está en |
|---|---|---|
| El estimado estaba mal | La misma línea se pasa en trabajos parecidos | Tus supuestos de estimación y tu lista de precios |
| El alcance cambió sin orden de cambio | Trabajo extra sin precio que le corresponda | El proceso de órdenes de cambio |
| Productividad | Esperas por materiales, inspecciones u otros oficios; retrabajo; una cuadrilla nueva aprendiendo | La programación, la preparación y la capacitación |
| Cambió un precio | Los materiales o los subcontratistas cuestan más que cuando hiciste el estimado | La actualización de precios y cuánto tiempo sigue vigente una cotización |
| Error de registro | Costos en el trabajo o la línea equivocados, recibos que faltan | Cómo y cuándo se registran los costos |
Después de unos meses, cuenta las causas. Si la mayoría de tus sobrecostos vienen del estimado, el problema no es el campo. Si la mayoría son alcance sin cobrar, ninguna mejora en la estimación lo va a arreglar.
Paso 6: Llévalo al siguiente estimado
La comparación solo vale la pena si cambia algo:
- Actualiza el supuesto detrás del error. En el ejemplo: el azulejo con patrón tiene su propia tarifa de mano de obra y un factor de desperdicio más alto.
- Revisa los trabajos cerrados una vez al mes, no uno por uno. Una lista de los trabajos del mes con el margen bruto planeado y el real muestra patrones que ningún trabajo por sí solo puede mostrar: un tipo de trabajo que siempre se alarga, una cuadrilla que siempre cumple el presupuesto.
- Comparte los resultados con el estimador y con los jefes de cuadrilla. El estimador aprende lo que el campo realmente necesita. El jefe de cuadrilla ve que el presupuesto es un número real, no una suposición de la oficina.
Tu siguiente acción
- Elige un trabajo que empiece en las próximas dos semanas.
- Convierte su estimado en un presupuesto con la mano de obra en horas por fase, más materiales, subcontratistas y otros costos, y dale al jefe de cuadrilla las horas de mano de obra de sus fases.
- Revisa las horas usadas vs. el trabajo hecho una vez a la semana mientras está en curso.
- Cuando cierre, llena la columna de costos reales, escribe una oración por cada línea que pase tu límite y clasifica cada una por causa.
Herramientas gratis: la hoja de cálculo Hoja de costos del trabajo: presupuesto vs. real tiene las líneas de costo de esta lección y calcula la diferencia y el margen por ti. Para el costo real de una hora de mano de obra, usa la calculadora de cargas laborales.
Qué revisar:
- El margen bruto planeado vs. el real en cada trabajo cerrado
- Qué líneas de costo se pasan con más frecuencia
- Cuántos sobrecostos vienen del estimado, cuántos del campo y cuántos de alcance sin cobrar
Siguiente lección: encuentra por dónde se escapa el margen entre el estimado y la factura, en todos tus trabajos, no solo en uno.
Dónde ayuda MotionOps
En MotionOps, los costos reales llegan al trabajo conforme se hace el trabajo:
- Job Costing: compara los ingresos de cada trabajo con sus costos reales de mano de obra y materiales, y muestra el margen de utilidad.
- GPS Time Tracking y Team Member Timesheets & Approval: las cuadrillas registran su entrada y su salida, con la ubicación en un mapa, y los gerentes de campo revisan y aprueban las hojas de horas desde la app móvil.
- Field Expense Tracking y AI Receipt Capture: las compras, devoluciones, herramientas y rentas se registran en el trabajo, y los recibos se escanean para llenar el costo de forma automática.
- Change Order Requests: las órdenes de cambio se manejan dentro de la orden de trabajo, así que los cambios aprobados forman parte del registro del trabajo.
Relacionado: costeo de trabajos en construcción y márgenes de utilidad en construcción. Mira los planes y precios, o agenda una demo de MotionOps.
Contractor Scaler Hub: Haz crecer la ganancia, no solo los ingresos, lección 2 de 5
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