Inicia tu negocio de contratista

Un plan de negocios de construcción para alguien que empieza solo cabe en una página. Responde qué trabajos harás y cuáles no, para quién, dónde, cuántas horas puedes cobrar de verdad, cuánto tiene que dejar cada hora y cómo vas a conseguir trabajo, cobrar y llevar tus registros. Esta lección te lleva línea por línea, con un ejemplo que puedes copiar.

Esto es información general para ayudarte a planear, no asesoría legal ni fiscal. Cuando una línea tenga que ver con contratos, anticipos o impuestos, confírmala con un abogado o un contador.

En un equipo, alguien más conseguía el trabajo, ponía el precio, cobraba, llevaba los registros y organizaba los trabajos. Cuando trabajas por tu cuenta, esos cinco trabajos son tuyos además del oficio, y nadie te paga directamente por ellos. Tu plan necesita una línea para cada uno:

1. Conseguir trabajo
2. Poner precios
3. Cobrar
4. Llevar los registros
5. Organizar el trabajo

Antes de eso, tres decisiones definen todas las respuestas: qué vas a hacer, para quién y dónde.

Usa el trabajo que ya hiciste. Haz una lista de tus últimos diez trabajos y responde cuatro preguntas para cada uno:

Cuatro respuestas sí: va a tu lista de incluidos. Cualquier no: va a tu lista de todavía no, con lo que tendría que cambiar (una herramienta, un ayudante, una licencia). Mantén la lista de incluidos lo bastante corta para describirla en una frase.

Elige un tipo de cliente para empezar: dueños de casa, arrendadores, administradores de propiedades, contratistas generales que contratan subcontratistas, o negocios. Responde estas preguntas sobre ese cliente antes de decidir:

Si todavía no puedes responder una pregunta, pregúntales a dos o tres personas que ya trabajen para ese tipo de cliente.

Haz una lista de los pueblos o condados donde vas a trabajar, y calcula cuánto te cuesta el viaje antes de agregar un lugar a la lista. El tiempo de manejo es tiempo que no puedes cobrar:

Ejemplo: lo que cuesta un pueblo lejano
45 minutos de ida y 45 de vuelta = 1.5 horas al día que no puedes pasar en el trabajo. En un trabajo de 5 días son 7.5 horas cobrables menos.
A los $73 por hora del ejemplo de capacidad de abajo, son 7.5 × $73 = unos $550 de tiempo cobrable perdido, más el combustible.
O lo incluyes en las cotizaciones para ese pueblo, o lo dejas fuera de la lista por ahora.

Cada pueblo de la lista también es un lugar cuyas reglas tendrás que revisar: las licencias comerciales locales y los permisos de construcción pueden cambiar de una ciudad o condado a otro. La ruta para poner en marcha el negocio te muestra dónde buscarlas.

La capacidad es cuántas horas puedes cobrar de verdad. Es el número sobre el que se construyen tus precios.

Tus números:

• Días de trabajo por semana: ____ × horas en el trabajo por día: ____ = horas cobrables por semana: ____
• Semanas de trabajo al año: ____ × horas cobrables por semana = horas cobrables al año: ____
• Lo que el negocio necesita en un año (tu pago antes de impuestos, más gastos generales como seguro, vehículo, teléfono y software, más una ganancia): $____
• Esa cantidad ÷ horas cobrables al año = lo que debe dejar cada hora cobrable: $____

Ejemplo: un pintor que trabaja solo
4 días de trabajo por semana × 7 horas en el trabajo = 28 horas cobrables por semana.
44 semanas de trabajo (después de días festivos, días de enfermedad y semanas flojas) × 28 = 1,232 horas cobrables al año.
El negocio necesita $90,000 al año para el pago antes de impuestos, los gastos generales y la ganancia: $90,000 ÷ 1,232 = unos $73 por hora cobrable.
Los materiales van aparte: cóbralos por separado, con tu marcado. Estos números son un ejemplo; usa los tuyos.

Dos trampas en esta cuenta:

• Contar 40 horas por semana. Cotizar, manejar, comprar materiales y hacer papeleo no se puede cobrar. Cuenta solo las horas en el trabajo.
• Contar 52 semanas. Los días festivos, los días de enfermedad, el clima y los huecos entre trabajos salen del año. Si no estás seguro, cuenta menos semanas; la tarifa por hora sube, y sabrás por qué.

Esa tarifa por hora es tu precio de mano de obra: ya incluye tu pago, los gastos generales y la ganancia, así que no le vuelvas a poner marcado. Ponle marcado solo a los materiales; marcado vs. margen te muestra cómo.

Ahora una línea para cada trabajo del dueño, más tus socios clave. Son reglas para empezar, no la única forma de hacerlo.

Un pintor que deja una empresa más grande para trabajar solo. Esto ilustra el formato; tus respuestas serán distintas.

Normalmente sí, para alguien que empieza solo. La SBA describe dos formatos: los planes lean pueden tomar tan solo una hora y normalmente ocupan una sola página, mientras que los planes tradicionales pueden tener decenas de páginas. La SBA también señala que los prestamistas y los inversionistas suelen pedir el formato tradicional. Si vas a pedir un préstamo o a traer a un inversionista, pregúntales qué necesitan.

El plan de una página de arriba toma ideas del formato lean de la SBA: qué ofreces, a quién, cómo vas a llegar a esos clientes, con quién vas a trabajar y los números.

Esta semana:

1. Completa la frase “Ayudo a [cliente] con [servicio] en [zona].”
2. Pasa tus últimos diez trabajos por las cuatro preguntas para armar tus listas de incluidos y de todavía no.
3. Llena las líneas de capacidad y saca tu propia tarifa por hora.
4. Escribe una línea para cada trabajo del dueño, más tus socios clave.

Después revisa qué requiere tu puesta en marcha en tu zona con la ruta para poner en marcha el negocio, y convierte el plan en números con la guía del presupuesto de arranque.

Tus servicios y lo que no harás, tu cliente, tu zona de trabajo, tus horas cobrables y tu tarifa por hora, y cómo vas a conseguir trabajo, poner precios, cobrar y llevar los registros. Un prestamista también puede pedirte proyecciones financieras.

Suma lo que el negocio necesita en un año (tu pago antes de impuestos, los gastos generales y una ganancia) y divídelo entre las horas que de verdad puedes cobrar, no entre 40 horas por semana. Cobra los materiales aparte. Después compáralo con tu mercado: pregúntales a dos o tres contratistas o proveedores de tu zona cuánto se cobra por un trabajo parecido, y compáralo con las cotizaciones de la competencia que te enseñen tus clientes.

No. Ofrece el trabajo que pasa las cuatro preguntas de arriba: puedes hacerlo solo, tienes las herramientas, está dentro de tus habilidades y tu licencia, y lo volverías a aceptar. Agrega lo demás cuando esas respuestas cambien.

Si estás averiguando cómo iniciar un negocio de construcción, esta es la versión corta: decide qué trabajos vas a ofrecer y dónde, elige una estructura legal, registra el negocio y su nombre, saca los números de identificación fiscal que necesites, revisa las licencias y permisos de tu oficio y tu zona, abre una cuenta bancaria del negocio y contrata un seguro. Después define cómo vas a ponerle precio a los trabajos y cómo vas a conseguir tus primeros clientes.

Los detalles cambian según tu oficio y tu ubicación, así que la misma lista da respuestas distintas para un pintor en un estado y un electricista en otro. Esta guía te da el orden, las preguntas que debes hacer y los sitios oficiales donde encontrar las respuestas.

Esta guía es una introducción a lo que necesitas poner en marcha y a qué debes prestar atención. No es asesoría legal, fiscal ni de seguros. Antes de actuar en cualquier paso, confírmalo con las agencias que enlazamos abajo y habla con el profesional adecuado: un contador, un abogado, la oficina que otorga las licencias de tu oficio o un agente de seguros con licencia.

Esta es toda la ruta en una sola página. Las secciones de abajo explican cada paso.

La guía de la SBA para lanzar tu negocio cubre casi lo mismo para cualquier negocio pequeño. Los pasos de abajo agregan lo que un contratista necesita además de eso.

Antes de cualquier trámite, escribe qué hace realmente el negocio. Todos los pasos siguientes dependen de eso: la licencia depende del trabajo, el seguro del riesgo y la parte fiscal de si vas a contratar personal.

Responde tres preguntas:

• ¿Qué trabajos vas a hacer y cuáles no? “Repintura interior en casas habitadas” es un negocio. “Pintura y lo que vaya saliendo” es demasiado amplio para ponerle precio, asegurarlo o sacar una licencia.
• ¿Quién es el cliente? Dueños de casa, administradores de propiedades, contratistas generales para los que trabajarías como subcontratista.
• ¿Dónde vas a trabajar? Las ciudades y los condados que vas a atender. Ellos deciden qué reglas locales se aplican.

Después completa esta frase: “Ayudo a [cliente] con [servicio] en [zona].” Guárdala. La vas a usar cuando hables con la oficina de licencias, el agente de seguros y el contador.

La estructura legal es la forma jurídica de tu negocio. Según la SBA, afecta cuánto pagas de impuestos, tu capacidad para conseguir dinero, los trámites que debes presentar y tu responsabilidad personal.

Si empiezas solo, las dos estructuras que conviene comparar primero son la empresa individual (sole proprietorship) y la LLC:

Las sociedades y las corporaciones son las otras opciones comunes. La página de la SBA las compara todas.

No hay una respuesta correcta para todos los contratistas. La estructura adecuada depende de tu estado, tus ingresos, si vas a contratar personal y cuánto riesgo personal estás asumiendo. Es una decisión para tomar con un contador o un abogado. La propia SBA dice que consultar con asesores de negocios, abogados y contadores puede ser útil.

Ejemplo: las preguntas que alguien que trabaja solo le lleva al contador
Un pintor que trabaja solo anota esto antes de la reunión:

• ¿Espero contratar a alguien en el próximo año?
• ¿Cuánto espero ganar, más o menos, el primer año?
• ¿Qué bienes personales querría proteger si un trabajo sale mal?
• ¿Cuánto cobra mi estado por formar una LLC y mantenerla cada año?
• ¿Cómo pagaría impuestos cada estructura alguien en mi situación?
• ¿Puedo empezar de una forma y cambiar después, y qué implicaría?

Si tienes que registrarte o no depende de la estructura y del nombre:

• Si trabajas con tu nombre legal: la SBA dice que si haces negocios como tú mismo, con tu nombre legal, no necesitas registrarte en ningún lado.
• Si usas un nombre comercial (un DBA, “doing business as”): la mayoría de los estados exigen que lo registres.
• Si formas una LLC o una corporación: la registras ante el estado. La mayoría de los estados lo manejan en la oficina del Secretario de Estado o en una agencia estatal de negocios.

Antes de decidir el nombre, revisa que no esté ya registrado en el registro de negocios de tu estado.

Registrar un negocio no es lo mismo que tener permiso para hacer el trabajo. El registro crea el negocio; una licencia de contratista o de oficio, si tu trabajo la necesita, es un permiso aparte que da otra agencia. El paso 5 lo explica.

El EIN (Employer Identification Number) es el número de identificación fiscal federal de tu negocio. La SBA indica cuándo un negocio necesita uno, por ejemplo cuando:

• paga empleados
• opera como corporación o sociedad
• presenta ciertas declaraciones de impuestos sobre la nómina o de impuestos especiales (excise)

Una empresa individual sin empleados no aparece en esa lista. Aun así, la SBA recomienda solicitar el EIN justo después de registrar el negocio, y dice que es gratis. Pregúntale a tu contador qué te conviene.

Si lo solicitas, hazlo directamente con el IRS. El IRS dice que nunca tienes que pagar una tarifa por un EIN, y advierte sobre los sitios web que cobran por sacarlo.

Los números fiscales estatales son aparte. La SBA dice que necesitar uno depende directamente de si tu negocio debe pagar impuestos estatales, y que el trámite varía según el estado. La agencia de impuestos o el departamento de ingresos de tu estado te dirá qué se aplica a tu trabajo. La página del IRS sobre cómo iniciar un negocio cubre la parte federal y te remite a tu estado para lo demás.

Este es el paso que más depende de tu oficio y tu ubicación. La SBA dice que los requisitos y las tarifas varían según las actividades del negocio, la ubicación y las reglas del gobierno, y menciona la construcción y la plomería entre las actividades que suelen regularse a nivel local.

Separa cuatro cosas, porque las manejan oficinas distintas:

1. El registro del negocio: el registro estatal de que el negocio existe (paso 3).
2. Una licencia de contratista o de oficio: el permiso para hacer ciertos tipos de trabajo. Consulta con la junta estatal de licencias de contratistas si tu estado tiene una para tu oficio, y pregunta por tu oficio en particular y por el tamaño de los trabajos que vas a aceptar.
3. Una licencia comercial local: algunas ciudades y condados la exigen para operar ahí.
4. Los permisos de obra: el permiso para un proyecto específico, normalmente de la ciudad o el condado donde está el trabajo. Pregunta en el departamento de construcción local.

Ninguna lista, ni siquiera esta, puede decirte que tienes permiso para hacer el trabajo. Solo la oficina que lo emite puede. Anota con quién hablaste y cuándo.

Mantén el dinero del negocio fuera de tu cuenta personal desde el primer trabajo. La SBA dice que la abras en cuanto empieces a recibir o gastar dinero como negocio.

Normalmente los bancos piden tu EIN (o tu número de Seguro Social si tienes una empresa individual), tus documentos de formación si formaste una LLC o una corporación, los acuerdos entre socios si los hay y tu licencia comercial. Antes de ir, pregúntale a tu banco qué necesita para tu estructura. Cómo separar las finanzas personales y las del negocio explica la cuenta y las rutinas que la mantienen en orden.

La SBA describe el seguro de responsabilidad civil general, que cubre reclamos por lesiones a otras personas y daños a su propiedad, como un tipo común para cualquier negocio. También dice que el gobierno federal exige que todo negocio con empleados tenga seguro de compensación para trabajadores, de desempleo y de incapacidad, y que las leyes que exigen seguros varían según el estado.

Qué pólizas necesitas y cuánta cobertura conviene depende de tu oficio, tu estado y los trabajos que aceptes. Lleva tu frase “Ayudo a [cliente] con [servicio] en [zona]” a un agente de seguros con licencia. Si tu oficio requiere licencia en tu estado, pregúntale a la oficina de licencias si la licencia exige un seguro o una fianza (bond).

Antes de mandar el primer presupuesto, decide cómo vas a pasar de los costos a un precio. Dos guías para empezar:

• Marcado vs. margen: cómo ponerle precio a un trabajo para que cubra tus gastos generales y tu propio pago, con un ejemplo resuelto de un trabajo para alguien que trabaja solo.
• Cómo armar un presupuesto de construcción: lo que necesita todo presupuesto: alcance, exclusiones, supuestos, condiciones de pago y un lugar para firmar.

Escribe de dónde van a salir los primeros cinco o diez trabajos: personas para las que ya trabajaste, contratistas generales que conocen tu trabajo, recomendaciones, una presencia básica en internet. SEO local para contratistas explica cómo aparecer cuando la gente de tu zona busca tu servicio.

Poner en marcha el negocio es una lista de preguntas cuyas respuestas están en oficinas distintas, así que mantén las preguntas en un solo lugar. Una fila por requisito:

Las filas de arriba son un ejemplo de cómo llenarla, no una lista de lo que necesita tu negocio. Deja “no estoy seguro” como “no estoy seguro” hasta que una fuente oficial lo responda. La fila que se marca como hecha por suposición es la que da problemas después.

Empieza hoy tu lista de investigación de trámites. Escribe arriba tu frase que define el negocio, agrega una fila para cada uno de los pasos 2 a 7 y busca el enlace oficial de cada uno para tu estado, tu ciudad y tu condado. Después agenda dos conversaciones: una con un contador sobre la estructura y los impuestos, y otra con la junta estatal de licencias de contratistas (o la oficina que otorga las licencias de tu oficio) sobre tu trabajo.

Depende de tu estado, tu oficio y el tamaño y tipo de trabajos que aceptes. Algunos trabajos necesitan una licencia estatal de contratista o de oficio, algunos lugares exigen una licencia comercial local y los proyectos pueden necesitar permisos de la ciudad o el condado. Consulta con la oficina que otorga las licencias de tu oficio en tu estado y con la ciudad o el condado donde vas a trabajar.

No hay una respuesta que sirva para todos. Según la SBA, el dueño de una empresa individual puede ser responsable personalmente de las deudas del negocio, mientras que una LLC te protege de la responsabilidad personal en la mayoría de los casos, aunque una LLC también implica trámites y tarifas estatales. Lleva tu situación a un contador o un abogado antes de decidir.

No siempre. La SBA indica los casos en que es obligatorio, como tener empleados u operar como corporación o sociedad. Si lo solicitas, es gratis con el IRS, así que nunca le pagues a un sitio web para que te lo saque. Tu contador puede decirte si lo necesitas.

Depende de tu oficio, tu estado y las herramientas que ya tienes. Haz una lista de costos únicos (tarifas de registro y licencias, herramientas, un vehículo) y costos mensuales (seguro, teléfono, software, combustible), y consigue cotizaciones reales de cada uno en vez de adivinar.

Primero define el negocio, porque todas las demás respuestas dependen de eso. Después elige la estructura y regístrate, porque el banco te va a pedir las dos cosas, y la oficina de licencias y el agente de seguros van a querer saber qué tipo de negocio eres. Las licencias, la cuenta bancaria y el seguro vienen después, antes de aceptar trabajos pagados.

Los requisitos de licencia para contratistas dependen de tu estado, tu oficio, el tamaño de tus trabajos y la ciudad o el condado donde está la obra. Ninguna lista puede decirte qué se aplica a ti. Lo que te da esta lección es el mapa: los seis tipos de permiso y protección con los que trata un contratista, quién emite cada uno y las preguntas exactas que debes hacerle a cada oficina para encontrar tus propias respuestas.

Esto es información general, no asesoría legal ni de seguros. Solo la oficina que lo emite puede decirte qué necesitas. Confirma cada requisito con la junta de licencias de tu estado, tu ciudad o condado y un agente de seguros con licencia.

El registro no te deja hacer el trabajo, una licencia no cubre un proyecto específico y un seguro no es una fianza. Trata cada fila como un punto aparte por revisar. La ruta para poner en marcha el negocio explica el registro y los demás pasos.

La SBA dice que los requisitos y las tarifas varían según las actividades del negocio, la ubicación y las reglas del gobierno, y menciona la construcción y la plomería entre las actividades que suelen regularse a nivel local. También dice que los gobiernos locales determinan los requisitos de registro, licencias y permisos. Así que avanza del estado hacia el trabajo:

1. La junta de licencias de contratistas de tu estado. Busca “[tu estado] contractor license board” y usa el sitio que termina en .gov. Revisa si tu oficio tiene una junta aparte, y busca también con el nombre de tu oficio.
2. La oficina de registro de negocios de tu estado, para el negocio en sí.
3. Cada ciudad y condado de tu zona de trabajo, para las licencias comerciales locales.
4. El departamento de construcción de cada uno de esos lugares, para los permisos de obra.
5. Un agente de seguros con licencia, para la cobertura, y una compañía o agente de fianzas, si se exige una fianza.

Llama o escribe, y anota quién te respondió y cuándo:

• ¿El trabajo que pienso hacer necesita una licencia estatal? ¿En qué clasificación?
• ¿Hay un límite de tamaño del trabajo, en dólares o en alcance, por debajo del cual no se necesita licencia?
• ¿Qué necesito para solicitarla: un examen, comprobante de experiencia, el registro del negocio?
• ¿La licencia exige una fianza? ¿De cuánto, y quién puede reclamar contra ella?
• ¿Piden comprobante de seguro? ¿De qué tipo y de cuánto?
• ¿Puedo cotizar, anunciarme o firmar contratos antes de que se emita la licencia?
• ¿Necesito mi propia licencia para trabajar como subcontratista de un contratista con licencia?
• ¿Cuánto suele tardar la aprobación, y cuánto cuesta?
• ¿Cada cuánto se renueva, y hay educación continua?
• Si contrato a alguien, ¿necesita su propia licencia o registro, y cambia mi requisito de fianza o de seguro?

Para cada lugar de tu zona de trabajo:

• ¿Necesito una licencia comercial local para trabajar aquí, aunque mi negocio esté en otro lugar?
• ¿Los contratistas tienen que registrarse en el departamento de construcción antes de sacar permisos?
• ¿Cuáles de los trabajos que hago necesitan permiso? ¿Hay un tamaño por debajo del cual no lo necesitan?
• ¿Cuánto cuesta un permiso para un trabajo típico mío, y cuánto tarda desde la solicitud hasta la aprobación?
• ¿Cuántas inspecciones necesita ese tipo de trabajo, y con cuánta anticipación hay que pedirlas?
• En el trabajo de un dueño de casa, ¿quién saca el permiso? ¿Un permiso que saca el dueño puede cubrir trabajo que me pagan a mí? Pregúntalo en el departamento de construcción antes de aceptarlo.

El seguro no viene de una junta. Viene de una aseguradora, y lo que necesitas depende de tu oficio y tus contratos. La SBA menciona el seguro de responsabilidad civil general, que cubre pérdidas económicas por lesiones corporales y daños a la propiedad, como un tipo común para cualquier negocio. También dice que el gobierno federal exige que todo negocio con empleados tenga seguro de compensación para trabajadores, de desempleo y de incapacidad, y que las leyes que exigen seguros varían según el estado. Su consejo para comprar: evalúa tus riesgos, busca un agente con licencia y de buena reputación, y compara opciones. Su lista de seis tipos comunes es un buen punto de partida para la conversación: responsabilidad civil general, responsabilidad por productos, responsabilidad profesional, propiedad comercial, seguro para negocios en casa y una póliza para dueños de negocio que agrupa la cobertura común.

Lleva la frase que describe tu negocio, de tu plan de negocios, al agente y pregúntale:

• ¿Cuáles de los seis tipos de la SBA, más auto comercial y cobertura de herramientas, necesita un negocio como el mío, y por qué cada uno?
• ¿Qué límites suelen pedir los clientes y contratistas generales para los que voy a trabajar?
• ¿Puedes agregar a un cliente como asegurado adicional cuando un contrato lo pide, y cuánto cuesta?
• ¿Necesito seguro de compensación para trabajadores para mí mismo si no tengo empleados?
• ¿Mi póliza cubre mis herramientas y mi vehículo mientras trabajo, o necesito una cobertura aparte?
• ¿Qué excluye la póliza para mi oficio?
• Si contrato a alguien, aunque sea de medio tiempo, ¿qué tengo que agregar?
• Cuando un cliente me pide comprobante de seguro, ¿qué tan rápido me puedes mandar un certificado?

Pide cotizaciones a más de un agente y compara lo que cubre cada póliza, no solo el precio.

Una fianza es una garantía, emitida por una compañía afianzadora, en beneficio de otra persona, como tu cliente. No protege a tu negocio como lo hace un seguro. Antes de comprar una, pregúntale al agente de fianzas: si pagan un reclamo contra mi fianza, ¿tengo que devolverles ese dinero? Los contratistas se encuentran con dos tipos:

Fianzas de licencia. Algunos estados exigen una para obtener o mantener una licencia de contratista. California es un ejemplo: su junta de licencias dice que la fianza debe ser de $25,000 y que se presenta en beneficio de los consumidores que puedan resultar perjudicados por una construcción defectuosa. La página de conceptos básicos de fianzas de la junta agrega que los dueños de casa pueden presentar reclamos contra ella, y también los empleados perjudicados porque el contratista no les pagó su salario. El monto y las reglas de tu estado pueden ser distintos, o puede que no haya fianza de licencia; la junta de licencias te lo dirá.

Fianzas de contrato. Algunos trabajos exigen una fianza como parte del contrato. La SBA dice que muchos contratos públicos y privados exigen fianzas, y describe los tipos principales:

Si un contrato pide una, pregúntale a un agente de fianzas qué se necesita para calificar antes de cotizar.

Un remodelador que empieza revisa dos niveles. Esto muestra el método, no las reglas de ningún estado.

Una vez, para el negocio:

Para cada proyecto, antes de mandar el presupuesto:

Las revisiones del proyecto van en el presupuesto, así que el precio y el calendario ya las incluyen.

Anota cada respuesta, con la fecha y el costo. Una fila por requisito:

La columna de costo va directo a tu presupuesto de arranque.

Deja la respuesta en blanco hasta que una fuente oficial la dé. Ninguna lista, ni siquiera esta, puede decirte que tienes permiso para hacer el trabajo; solo la oficina que lo emite puede.

Esta semana:

1. Encuentra la junta de licencias de tu estado en su sitio .gov, y las páginas de licencias de cada ciudad y condado de tu zona de trabajo.
2. Copia las preguntas de arriba en tu registro de requisitos y mándalas.
3. Pide cotizaciones a por lo menos dos agentes de seguros, con las preguntas para el agente.
4. Marca como pendiente cada requisito que no hayas confirmado, y ponle a cada uno una fecha de seguimiento.
5. Agrega cada tarifa, prima y costo de fianza a tu presupuesto de arranque.

Depende de tu estado, tu oficio y el tamaño de los trabajos que aceptas, y algunas ciudades y condados tienen sus propias reglas. Pregúntale a la junta de licencias de tu estado, con las preguntas de arriba, y revisa cada ciudad y condado donde vas a trabajar.

Una garantía, emitida por una compañía afianzadora, que algunos estados exigen como condición de la licencia de contratista. En California, por ejemplo, la junta de licencias exige una fianza de $25,000 presentada en beneficio de los consumidores, y los dueños de casa y los empleados a los que no se les pagó pueden presentar reclamos contra ella. Tu junta de licencias te dirá si tu estado la exige y de cuánto.

No. Una fianza de licencia se presenta en beneficio de tus clientes (en California, también de tus trabajadores). El seguro protege a tu negocio contra pérdidas y reclamos cubiertos. Puede que necesites los dos. Pídeles a tu agente de seguros y a un agente de fianzas que te expliquen cómo se aplican a ti.

No por sí sola. El registro del negocio o una licencia comercial local permite que el negocio exista u opere en un lugar. El permiso para hacer el trabajo del oficio, donde se exige, es una licencia aparte, y cada proyecto puede necesitar además un permiso.

Separar las finanzas personales y las del negocio significa que el negocio tiene su propia cuenta bancaria, su propia tarjeta y sus propios registros, y que cada dólar que se mueve entre tú y el negocio queda anotado como lo que es. Si lo organizas antes del primer trabajo, la temporada de impuestos es ordenar, no adivinar. Esta lección te da la organización en cinco pasos y una rutina semanal que la mantiene funcionando.

Esto es información general para organizar tu dinero, no asesoría fiscal ni contable. Cómo pagan impuestos tu negocio y tu pago depende de tu estructura y tu situación. Lleva las preguntas del final de esta lección a un contador.

La SBA lo dice claramente: vas a necesitar una cuenta bancaria del negocio sin importar qué formas de pago elijas. Su guía para lanzar tu negocio dice que la abras en cuanto empieces a recibir o gastar dinero como negocio.

Antes de elegir un banco, haz estas preguntas:

Usa la tarjeta del negocio solo para compras del negocio, y tu tarjeta personal solo para compras personales. Si te equivocas, que pasa, corrígelo la misma semana:

• Compra del negocio con tarjeta personal: guarda el recibo y págate desde la cuenta del negocio la misma semana. Escribe “reembolso” y la fecha del recibo en la transferencia.
• Compra personal con la tarjeta del negocio: devuélvele el dinero al negocio desde tu cuenta personal la misma semana.

Pregúntale a tu contador cómo quiere que se anoten en tus libros, para que siempre se haga igual.

La regla no es por ser ordenado. Cada transacción mezclada es una que vas a tener que explicar después.

El IRS dice que puedes elegir cualquier sistema de registros que se adapte a tu negocio y que muestre claramente tus ingresos y gastos. Indica los documentos de respaldo que debes guardar, incluidos los registros de ingresos brutos, compras, gastos, viajes y transporte, bienes e impuestos sobre la nómina. Para los gastos, sus ejemplos incluyen comprobantes de pago, recibos de caja, estados de cuenta, recibos y estados de cuenta de tarjetas de crédito, y facturas.

Una rutina que funciona desde la camioneta:

1. Toma foto de cada recibo el día que lo pagas, antes de que se borre o se vuele.
2. Escribe el nombre del trabajo en el recibo, o en la nota de la foto, si el costo es de un trabajo.
3. Guarda las fotos en un solo lugar: una carpeta, una app, no el carrete de tu celular.
4. Guarda las facturas que mandas en el mismo sistema, numeradas en orden.
5. Ponle una categoría a cada recibo. Una lista para empezar: materiales, herramientas y equipo, vehículo y combustible, seguro, licencias y permisos, subcontratistas, teléfono y software, marketing. Tu contador puede querer otras categorías; pónganse de acuerdo una vez.
6. Lleva un registro de millas si usas el mismo vehículo para el trabajo y para lo personal: la fecha, el punto de salida y de llegada o las millas, y el motivo de negocio de cada viaje. El IRS incluye los gastos de viaje y transporte entre los registros que hay que guardar; pregúntale a tu contador cómo se va a manejar el uso de tu vehículo.

Cuánto tiempo guardarlos: la regla general del IRS es 3 años, con plazos más largos en algunas situaciones. Dos importan para los contratistas: los registros de impuestos sobre la nómina, al menos 4 años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, la que sea posterior, cuando tengas empleados; y para bienes como una camioneta, herramientas y equipo, el IRS dice que en general guardes los registros relacionados con esos bienes hasta que venza el plazo de prescripción del año en que te deshagas de ellos. En la práctica: guarda los recibos del equipo mientras lo tengas, y un tiempo después. Pregúntale a tu contador qué plazos se aplican a ti.

Dos tipos de dinero se mueven entre tú y tu negocio, y ninguno es una venta ni un gasto normal:

• El dinero que pones (muchas veces llamado aportación del dueño): por ejemplo, tus ahorros que pasas a la cuenta del negocio para comprar equipo.
• El dinero que sacas: lo que pasas a tu cuenta personal para vivir. Según tu estructura, puede ser un retiro del dueño o un salario por nómina.

Anota cada uno como lo que es, con la fecha y el monto. Cómo se trata para efectos de impuestos depende de tu estructura de negocio, así que pregúntale a tu contador cómo anotarlos en tu caso.

Ejemplo: un negocio de limpieza compra equipo con los ahorros del dueño
El dueño pasa $1,200 de sus ahorros a la cuenta del negocio, y el negocio compra una aspiradora comercial y materiales por $1,200.
Son dos registros, no uno: aportación del dueño $1,200 y compra de equipo y materiales $1,200.
Si se anota como una sola compra sin la aportación, los libros muestran dinero que salió de la nada.
Los números son un ejemplo. La guía del presupuesto de arranque muestra cómo planear compras como esta antes de hacerlas.

Tres hábitos que lo mantienen simple:

• Págate con un calendario fijo, por ejemplo una cantidad fija cada dos semanas, en vez de sacar dinero cada vez que la cuenta parece llena. Tu contador te puede decir cómo funciona esto para tu estructura.
• Aparta dinero para impuestos antes de pagarte, en una cuenta de ahorros aparte. El IRS dice que las personas, incluidos los dueños de empresas individuales, los socios y los accionistas de corporaciones S, generalmente deben hacer pagos de impuesto estimado si esperan deber $1,000 o más al presentar su declaración, y que el impuesto estimado también cubre el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Pregúntale a tu contador qué parte de cada pago apartar y cuándo pagar.
• Trata el anticipo para materiales como el dinero de los materiales. Si un cliente te paga un anticipo para materiales, compra los materiales antes de que ese dinero se vaya a otra cosa.

La SBA dice que consideres contratar a un contador público certificado (CPA), a un tenedor de libros o un servicio en línea, y señala que un tenedor de libros puede encargarse de las tareas básicas del día a día a un costo más bajo. Al empezar, una división común es:

Lo haga quien lo haga, los libros deben estar al día por lo menos una vez al mes. Si tienes un tenedor de libros, entrégale las mismas tres cosas cada mes: los estados de cuenta del banco y de la tarjeta, la carpeta de recibos y la lista de facturas enviadas y cobradas.

Elige el mismo momento cada semana, por ejemplo el viernes en la tarde, y revisa esta lista. Es la línea de “llevar los registros” de tu plan de negocios puesta en práctica:

1. Cuadra los recibos de esta semana con las transacciones del banco y de la tarjeta
2. Manda las facturas de cada trabajo terminado esta semana
3. Da seguimiento a cada factura vencida
4. Revisa el saldo contra las cuentas de las próximas cuatro semanas
5. Pasa el dinero apartado para impuestos a su cuenta de ahorros
6. Págate, si es semana de pago

Una vista sencilla del efectivo de cuatro semanas hace que el cuarto punto tome dos minutos. Decide primero el mínimo que quieres tener siempre en la cuenta; en este ejemplo son $1,500:

Números de ejemplo. La semana 2 es la que hay que vigilar: no entra nada y el saldo termina en $1,100, por debajo del mínimo de $1,500. Verlo al inicio de la semana 1 te da una semana para cobrar una factura que vence, pedir un anticipo en el siguiente trabajo o pasar una compra a la semana 3.

• Con mi estructura de negocio, ¿cómo debo anotar el dinero que pongo y el que saco?
• ¿Qué parte de cada pago debo apartar para impuestos, y cuándo vencen los pagos?
• ¿Qué registros quieres que te dé, cada cuánto y en qué formato?
• ¿De qué compras debo guardar comprobantes adicionales, como herramientas, equipo y el uso del vehículo?
• ¿Con qué programa de contabilidad trabajas?
• ¿Qué debo tener listo antes de nuestra reunión de fin de año?

Esta semana:

1. Hazles a dos bancos las preguntas del paso 1 y abre la cuenta del negocio.
2. Define un solo lugar para las fotos de los recibos y toma foto de cada recibo del negocio de aquí en adelante.
3. Anota como aportación del dueño el dinero que ya hayas puesto en el negocio.
4. Pon la hora semanal del dinero en tu calendario, el mismo día y a la misma hora cada semana.
5. Agenda una primera reunión con un contador y lleva las preguntas de arriba.

La SBA dice que vas a necesitar una cuenta bancaria del negocio sin importar qué formas de pago elijas, y que la abras en cuanto empieces a recibir o gastar dinero como negocio. Una cuenta aparte también mantiene limpios los registros del negocio, sea cual sea tu estructura.

El dinero que sacas del negocio para ti. Si se llama retiro o salario, y cómo paga impuestos, depende de tu estructura de negocio. Anota cada transferencia con la fecha y el monto, y pregúntale a tu contador cómo tratarla.

Depende de tus ingresos, tu estructura y tu estado. El IRS dice que las personas, incluidos los dueños de empresas individuales, los socios y los accionistas de corporaciones S, generalmente deben hacer pagos de impuesto estimado si esperan deber $1,000 o más al presentar su declaración. Pídele a tu contador un porcentaje para apartar de cada pago, y pásalo a una cuenta aparte cada semana.

¿Cuánto cuesta iniciar una empresa de construcción? No hay un solo número honesto. Depende de tu oficio, tu estado, las herramientas y el vehículo que ya tienes, y de qué tan rápido llega el trabajo pagado. El número en el que puedes confiar es el de tu propio presupuesto de arranque, armado con cotizaciones reales.

Esta guía te muestra cómo armar ese presupuesto: qué lleva, cómo separar los costos únicos de los mensuales, cuánto efectivo guardar para los meses antes de que te paguen y cómo convertir el presupuesto en una lista de lanzamiento con fechas.

Esta guía es una introducción para armar un presupuesto de arranque y a qué prestar atención. No es asesoría financiera, fiscal ni legal. Úsala para preparar tus números y después revísalos con un contador, con un abogado para lo legal, y con tu banco si piensas pedir un préstamo.

Porque responde las preguntas que te van a hacer de todas formas: qué necesitas comprar, cuánto efectivo necesitas y cuándo el negocio puede pagarse solo. La SBA dice que calcular los costos de arranque te ayuda a estimar ganancias, hacer un análisis de punto de equilibrio, conseguir préstamos, atraer inversionistas y ahorrar dinero con deducciones de impuestos.

Un presupuesto también te protege de dos suposiciones costosas: comprar equipo que todavía no necesitabas y quedarte sin efectivo antes de que te paguen las primeras facturas.

Divide cada costo en dos grupos. La SBA lo explica así: los gastos únicos son los costos iniciales necesarios para poner en marcha el negocio, y los gastos mensuales suelen incluir cosas como salarios, renta y servicios públicos.

Lo que pagas una sola vez para abrir:

• La puesta en marcha del negocio: tarifas de registro y formación, tarifas de licencias y exámenes, y las primeras reuniones con un abogado o un contador
• Herramientas y equipo: lo que tu oficio necesita desde el primer día
• Vehículo: la compra, el enganche, o los portaescaleras, estantes y rótulos para un vehículo que ya tienes
• Equipo de seguridad y uniformes
• La puesta en marcha del marketing: un logo, un sitio web básico, tarjetas de presentación, un rótulo para la camioneta
• La configuración del software, si algo tiene un costo único

Lo que pagas cada mes, tengas trabajo o no:

• Seguro (o la parte mensual de una prima anual)
• Pago, combustible y mantenimiento del vehículo
• Teléfono y suscripciones de software
• Bodega o taller, si lo rentas
• Marketing
• Ayuda con la contabilidad
• Tu propio pago. Cuéntalo como un costo, no como lo que sobre. Marcado vs. margen muestra cómo entra tu pago en tus precios.

La SBA sugiere contar al menos un año de gastos mensuales en tu plan. Eso es para planear cómo se ve el primer año, no el efectivo que necesitas tener el primer día.

Una lista de gastos no es lo mismo que el efectivo que necesitas. Si compras materiales y pagas combustible antes de que el cliente te pague, y las primeras semanas traen menos trabajo del que esperabas, las cuentas llegan antes que el dinero. Cubre esa diferencia con capital de trabajo: efectivo apartado para pagar los costos mensuales hasta que el trabajo pagado se ponga al día.

Cuántos meses cubrir es decisión tuya, según qué tan rápido esperas tener trabajo constante. Pon ese número en el presupuesto como una línea aparte para que puedas verlo, en vez de esperar que los primeros trabajos paguen a tiempo. Dos guías te ayudan con el tema de los tiempos:

• Flujo de caja en construcción: anticipos, pagos por avance y cómo no financiar el trabajo del cliente con tu propio efectivo
• Leyes de anticipos para contratistas por estado: algunos estados limitan cuánto puedes cobrar por adelantado

Cada línea del presupuesto debe decir de dónde salió su número. La SBA recomienda buscar en internet y hablar directamente con mentores, proveedores y prestadores de servicios para ver cuánto pagan empresas parecidas.

En cada línea, guarda tres cosas:

• Estimado: tu primera suposición
• Cotización: el precio real cuando lo tengas, con la fecha
• Fuente o supuesto: el distribuidor, el agente de seguros, el sitio web del estado o “suposición mía” hasta que sepas más

Una línea que todavía dice “suposición mía” está bien el primer día. Solo que no debería seguir diciéndolo la semana antes de comprar.

Un negocio de jardinería de una sola persona que ya tiene una camioneta pickup. La jardinería empieza con mucho equipo, y eso hace fácil ver la diferencia entre costos únicos y mensuales; el método es el mismo para cualquier oficio. Los números son inventados para mostrar el método. Usa tus propias cotizaciones.

Costos únicos

Costos mensuales

Efectivo para abrir

El dueño quiere apartar tres meses de costos mensuales mientras crece su lista de clientes: 3 × $4,220 = $12,660. Efectivo necesario para abrir: $14,200 + $12,660 = $26,860.

Fíjate en lo que separa el ejemplo. Las podadoras y el remolque se compran una sola vez. La camioneta no cuesta nada al principio porque ya la tiene, pero su combustible y su mantenimiento aparecen cada mes. Y la línea del seguro todavía dice “cotización pendiente”, así que el total no es definitivo hasta que se haga esa llamada.

Un presupuesto te dice qué comprar. Una lista de lanzamiento te dice qué hacer, en qué orden y para cuándo. Ponle a cada tarea una fecha, un responsable y de qué depende. Esta es la lista del mismo jardinero, para un dueño que va a formar una LLC:

La ruta para poner en marcha el negocio explica qué implica cada uno de esos pasos. La columna “depende de” es la más útil. En este ejemplo muestra por qué la cuenta bancaria espera a que la LLC esté registrada, y por qué comprar equipo espera hasta que el dinero esté en la cuenta del negocio. Tu orden puede cambiar según tu estructura, tu estado y tu oficio.

Arma tu primer presupuesto esta semana:

1. Haz una lista de tus costos únicos y tus costos mensuales, con una fuente o un supuesto en cada línea.
2. Agrega una línea de colchón de efectivo para los meses antes de tener trabajo pagado constante.
3. Marca cada línea que todavía sea una suposición, y consigue primero cotizaciones de las más grandes.
4. Elige tus siguientes tres acciones de la lista y ponle fecha a cada una.

Depende de tu oficio, tu estado, el equipo y el vehículo que ya tienes, y de cuántos meses de costos quieres cubrir antes de tener trabajo constante. Arma un presupuesto de arranque con costos únicos, costos mensuales y un colchón de efectivo, y llénalo con cotizaciones reales. Esa es la única cifra que se aplica a tu negocio.

Los costos únicos son lo que pagas una sola vez para abrir, como herramientas, un remolque, tarifas de registro y un sitio web. Los costos mensuales se repiten tengas trabajo o no, como el seguro, el combustible, el teléfono, el software y tu propio pago.

Muchas veces, al menos en parte. La SBA dice que normalmente puedes deducir los gastos únicos para efectos de impuestos. Cuánto y en qué año depende de qué es cada costo y de tu situación, así que guarda todos los recibos y pregúntale a tu contador antes de contar con una deducción.

Lo suficiente para pagar tus costos únicos y cubrir tus costos mensuales hasta que el trabajo pagado se ponga al día. Cuántos meses significa eso depende de tu oficio, tu temporada y qué tan rápido esperas tener trabajos constantes. Revisa el número con tu contador, y con tu banco si vas a pedir un préstamo.